Criar uma configuração de documento do fornecedor

  • Versão de lançamento: Xanadu
  • Atualizado 1 de ago. de 2024
  • 5 min. de leitura

    • Crie uma configuração de documento do fornecedor para definir quando executar a configuração, quem pode exibir a solicitação de upload e carregar os documentos e se devem ser enviadas notificações quando os documentos forem carregados ou expirarem.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_slm.manager ou sn_slm.admin

    Procedimento

    1. Siga um destes procedimentos.
      ParaFaça isto
      Criar uma configuração de documento a partir da IU da plataforma Navegar até Todos > Operações do ciclo de vida do fornecedor > Administração > Configuração do documento
      Criar uma configuração de documento a partir do Espaço de Source-to-Pay
      1. Navegar até Todos > Operações do ciclo de vida do fornecedor > Espaço de Source-to-Pay.
      2. Selecione o ícone de lista (ícone de lista) e navegue até Listas > Administração > Configuração do documento.
    2. Selecione Novo.
    3. No formulário, preencha os campos.
      Tabela 1. Formulário de configuração do documento do fornecedor
      Campo Descrição
      Nome O nome que você atribui à configuração.
      Aplicação A aplicação que contém este registro. Nesse caso, ele exibe a aplicação padrão, que é Portal de colaboração com fornecedores.
      Ordem A ordem em que você deseja que a configuração seja exibida. Atribua um valor numérico em múltiplos de 100.
      Ativo Opção para decidir se esta configuração está em uso.
      Descrição Uma breve descrição da configuração.
    4. Selecione a guia Condição de execução e preencha os campos.
      Tabela 2. Executar formulário de condição
      Campo Descrição
      Quando executar Quando você deseja que a configuração seja executada. As opções são:
      • Sob demanda: a configuração é executada quando você seleciona Executar agora no formulário Configuração de documento do fornecedor.

        Você pode usar esta opção para executar a configuração imediatamente sem esperar que outras condições de execução sejam atendidas. Para obter mais informações, consulte Executar manualmente uma configuração de documento do fornecedor.

      • Quando o registro do fornecedor é inserido: a configuração é executada quando um novo registro do fornecedor é criado.
      • Quando o registro do fornecedor é atualizado: a configuração é executada quando um registro de fornecedor existente é atualizado.
      • Quando o registro do fornecedor é inserido/atualizado: a configuração é executada quando um novo registro é criado ou um registro de fornecedor existente é atualizado.
      Condição do fornecedor Especifique quando a configuração deve ser executada quando condições específicas forem atendidas.
      Avançado Opção para usar um script para especificar quando a configuração é executada.
    5. Selecione a guia Preferências de carregamento e preencha os campos.
      Tabela 3. Carregar formulário de preferências
      Campo Descrição
      Obrigatório de Especifique quem deve carregar o documento. As opções são:
      • Qualquer pessoa: requer que qualquer um dos contatos do fornecedor carregue o documento necessário. Com esta opção, o contato do fornecedor pode carregar um documento do widget de documento na página Minha empresa do Portal de colaboração com fornecedores.

        Para obter mais informações, consulte Gerenciar documentos do Portal de colaboração com fornecedores.

      • Todos: requer que cada contato do fornecedor carregue o documento necessário.

        O campo Gerar tarefa para ficará disponível se você selecionar Todos no campo Obrigatório de. Selecione Sim no campo Gerar tarefa para para gerar a tarefa Carregar documento para cada contato do fornecedor.

        Com esta opção, o contato do fornecedor pode carregar o documento de qualquer um desses locais no Portal de colaboração com fornecedores:
    6. Selecione a guia Gerenciar acesso e preencha os campos.
      Tabela 4. Gerenciar formulário de acesso
      Campo Descrição
      Exibir acesso Usuários com este acesso só podem ler o documento.
      Carregar/atualizar acesso Usuários com este acesso podem atualizar e carregar o documento.
      Acesso de administrador Usuários com este acesso podem ler, atualizar e carregar o documento.
      Nota:
      Na guia Gerenciar acesso, atribua acesso a usuários ou grupos de usuários com base nas permissões dos critérios do usuário.
    7. Selecione a guia Notificação e preencha os campos.
      Tabela 5. Formulário de notificação
      Campo Descrição
      Notificar sobre upload Controla se uma notificação é enviada quando um documento é carregado. As opções são:
      • Sim
      • Não
      Quem notificar sobre upload O usuário que você deseja notificar quando o documento for carregado.

      Este campo se torna disponível somente se você selecionar Sim no campo Notificar ao carregar.
      Notificar sobre expiração Controla se uma notificação é enviada quando um documento expira. As opções são:
      • Sim
      • Não
      Quem notificar sobre expiração O usuário que você deseja notificar quando o documento expirar.

      Este campo se torna disponível somente se você selecionar Sim no campo Notificar na expiração.
    8. Selecione Salvar para permanecer no formulário Configuração de documento do fornecedor.
      Nota:
      A lista relacionada Fornecedores exibe todos os fornecedores para os quais a configuração do documento do fornecedor é aplicável.
    9. Na lista relacionada Tipos de documento do fornecedor, selecione Novo.
      Nota:
      Se você quiser criar um tipo de documento de fornecedor a partir de Espaço de Source-to-Pay, faça o seguinte:
      1. Navegar até Todos > Operações do ciclo de vida do fornecedor > Espaço de Source-to-Pay.
      2. Selecione o ícone de lista (ícone de lista) e navegue até Listas > Administração > Configuração do documento.
      3. Abra uma configuração de documento do fornecedor, selecione a guia Tipos de documento do fornecedor e escolha Novo.
    10. No formulário, preencha os campos.
      Tabela 6. Formulário Tipo de documento do fornecedor
      Campo Descrição
      Nome O nome do tipo de documento.
      Tipo O tipo do documento. As opções são:
      • Política
      • Diretriz
      • Procedimento
      • Contrato
      Configuração do documento A configuração de documento à qual você deseja associar o tipo de documento.
      Ordem A ordem em que você deseja que a configuração seja exibida. Atribua um valor numérico em múltiplos de 100.
      Dias até a expiração Número de dias antes de o documento expirar.
      Nota:
      Depois que um documento expira, uma notificação é enviada aos usuários informando que o documento expirou e que uma nova versão do documento deve ser carregada.

      A notificação será enviada somente se o campo Notificar no vencimento estiver definido como Sim. A notificação é enviada aos usuários especificados no campo A quem notificar sobre a expiração.

      Depois que um documento expira, ele é marcado como Expirado no widget Documentos no Portal de colaboração com fornecedores. A marcação Expirada é removida quando você carrega uma versão atualizada desse documento.
      Modelo Opção que permite anexar um modelo que especifica o formato esperado do documento a ser carregado.

      Selecione o ícone Gerenciar anexos (ícone Adicionar anexos.) para anexar um modelo.
      Descrição Uma breve descrição do tipo de documento.
    11. Nas guias Preferênciasde carregamento , Gerenciar acessoe Notificação, especifique os valores que você deseja que o tipo de documento use.
      Nota:
      Os valores de campo que você define nessas guias substituem os valores de campo que você define nas guias correspondentes da configuração de documento à qual você associa esse tipo de documento.
    12. Selecione Enviar.