Rechnungsausnahmen

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  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 5 Minuten Lesedauer

    • Rechnungsausnahmen sind Probleme, die während der Rechnungsverarbeitung in einer Rechnung identifiziert werden.

    Die Ausnahme-Engine von Accounts Payable Operations identifiziert automatisch Diskrepanzen in Rechnungen und listet sie als Rechnungsausnahmen im Arbeitsbereich von Accounts Payable Workspace auf. Der Accounts Payable-Spezialist kann die identifizierten Rechnungsausnahmen analysieren und geeignete Maßnahmen ergreifen, um sie zu beheben.

    Die Ausnahme-Engine Accounts Payable Operations wird für die Bestellrechnungen ausgeführt, die sich entweder im Status Bestellabgleich abgeschlossen oder Ausnahmen gefunden befinden.

    Die Ausnahme-Engine Accounts Payable Operations wird für Nicht-PO-Rechnungen ausgeführt, die sich im Status „Akzeptiert“ oder „Ausnahmen gefunden“ befinden.

    Die Ausnahme-Engine Accounts Payable Operations identifiziert Rechnungsausnahmen der folgenden Typen.
    Tabelle : 1. Rechnungsausnahmetyp
    Rechnungsausnahme Beschreibung Führen Sie diese Schritte aus, um die Rechnungsausnahme zu beheben Gilt für
    Ungültiger oder gesperrter Lieferant Diese Ausnahme tritt in einem der folgenden Szenarien auf:
    • Die Lieferanteninformationen fehlen auf der Rechnung.
    • Die Lieferanteninformationen auf der Rechnung stimmen nicht mit den Informationen in der Bestellung überein, wenn die Rechnung den Typ „Bestellung“ hat.
    • Die Tabelle „Zuordnung für juristische Person des Lieferanten“ (sn_fin_supplier_detail) enthält keinen Datensatz mit einer Kombination aus den Feldern „Invoice.supplier“ und „Invoice.legal_entity“.
    • In der Tabelle „Zuordnung für juristische Person des Lieferanten“ (sn_fin_supplier_detail) hat der Lieferant eines der folgenden Attribute auf „true“ festgelegt:
      • Zahlung zurückhalten: Gibt an, dass die Rechnungszahlung für den Lieferanten angehalten wurde
      • Buchung zurückhalten: Gibt an, dass die Rechnungsbuchung für den Lieferanten angehalten wird

    Diese Ausnahme ist eine Ausnahme auf Headerebene.

    		 Gehen Sie wie folgt vor, um diese Rechnungsausnahme zu lösen:
    • Wenn die Lieferanteninformationen auf der Rechnung fehlen, gehen Sie wie folgt vor:
      1. Melden Sie sich bei der Anwendung mit der Rolle „Accounts Payable Specialist“ (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist) an.
      2. Füllen Sie einen gültigen Lieferanten und eine gültige juristische Person aus.
    • Wenn die Lieferanteninformationen auf der Rechnung nicht mit denen in der Bestellung übereinstimmen, gehen Sie wie folgt vor:
      1. Melden Sie sich bei der Anwendung mit der Rolle „Accounts Payable Specialist“ (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist) an.
      2. Aktualisieren Sie die Lieferanteninformationen auf der Rechnung so, dass sie mit denen in der Bestellung übereinstimmen.
    • Wenn die Tabelle „Lieferantenzuordnung für juristische Person“ (sn_fin_supplier_detail) keinen Datensatz mit einer Kombination aus Invoice.supplier und Invoice.legal_entity enthält, gehen Sie wie folgt vor:

      1. Melden Sie sich mit der Rolle Supplier Enablement Manager (sn_fin.supplier_payment_info_write) an.

      2. Fügen Sie einen Datensatz mit der Kombination der Felder „Invoice.Supplier“ – „Invoice.LegalEntity“ in der Tabelle „Lieferantenzuordnung für juristische Person“ (sn_fin_supplier_detail) hinzu.
    • Wenn die Attribute „Zahlung zurückhalten“ und „Buchung zurückhalten“ des Lieferanten in der Tabelle „Zuordnung für juristische Person des Lieferanten“ auf „true“ festgelegt sind, gehen Sie wie folgt vor:

      1. Melden Sie sich mit der Rolle Supplier Enablement Manager (sn_fin.supplier_payment_info_write) an.

      2. Ergreifen Sie die erforderlichen Aktionen, um Aufbewahrungspflichten von Rechnungen zu entfernen und die Zahlung und Buchung der Rechnungen zu ermöglichen.
    		 PO-Rechnung und Nicht-PO-Rechnung
    Unzureichende Mittel (Mengenabweichung) Diese Ausnahme tritt auf, wenn die Gesamtmenge der zuvor in Rechnung gestellten Rechnungen und der aktuellen Rechnung, die in Bearbeitung ist, die Menge der jeweiligen Bestellposition überschreitet.

    Diese Ausnahme ist eine Ausnahme auf Positionsebene.

    Um diese Rechnungsausnahme zu beheben, müssen Sie die Bestellung bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten Sie einen Einkauf für eine Rechnungsausnahme für unzureichende Mittel.

    		 Um diese Rechnungsausnahme zu beheben, müssen Sie die Bestellung bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten Sie einen Einkauf für eine Rechnungsausnahme für unzureichende Mittel. Bestellrechnung
    Unzureichende Mittel (Positionsbetragsabweichung) Diese Ausnahme tritt auf, wenn die Bestellpositionen nicht mehr über ausreichende Mittel verfügen, um die aktuelle Rechnung zu verarbeiten, die gerade bearbeitet wird.

    Diese Ausnahme ist eine Ausnahme auf Positionsebene.

    		 Um diese Rechnungsausnahme zu beheben, müssen Sie die Bestellung bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten Sie einen Einkauf für eine Rechnungsausnahme für unzureichende Mittel. Bestellrechnung
    Unzureichender Warenempfang Diese Ausnahme tritt auf, wenn eine oder mehrere Positionen einer Rechnung nicht über ausreichende Belege verfügen, um die Rechnung zu verarbeiten.

    Diese Ausnahme ist eine Ausnahme auf Positionsebene.
    Ausnahme bei unzureichendem Wareneingang auflösen, wenn PSM installiert ist
    Wenn Sourcing and Procurement Operations (PSM) installiert ist und keine Belegaufgabe für die Bestellposition vorhanden ist, erstellt Rechnungsbearbeitung für Kreditorenbuchhaltung eine Belegaufgabe und zeigt die Aufgabe auf der Registerkarte Zugehörige Aufgaben des Ausnahmeformulars an. Weitere Informationen finden Sie unter Formular „Rechnungsausnahme“.

    Die Belegaufgabe wird dem Benutzer zugewiesen, der im Feld Empfänger in der Bestellposition angegeben ist. Der Empfänger muss über die Rolle „sn_shop.acknowledgement_task_owner“ verfügen, um die Belegaufgabe von Mitarbeiter-Centerabzuschließen.

    Weitere Informationen finden Sie unter Bestätigen Sie den Eingang Ihrer Bestellung von Mitarbeiter-Center.

    Ausnahme bei unzureichendem Wareneingang auflösen, wenn PSM nicht installiert ist
    Wenn Sourcing and Procurement Operations nicht installiert ist, muss der Kreditorenbuchhalter manuell eine Ausnahmeaufgabe erstellen, die dem Geschäftsinhaber zugewiesen wird. Der Geschäftsinhaber muss diese Aufgabe in Mitarbeiter-Centerals abgeschlossen markieren. Weitere Informationen finden Sie unter Markieren Sie eine Ausnahmeaufgabe in als abgeschlossen Mitarbeiter-Center.
    		 Bestellrechnung
    Gültige Codierung erforderlich Diese Ausnahme tritt auf, wenn in einer oder mehreren Positionen einer Rechnung die folgenden Informationen fehlen:
    • Hauptkonto
    • Steuercode
    • Kostenstelle

    Diese Ausnahme ist eine Ausnahme auf Positionsebene.

    		 Gehen Sie wie folgt vor, um diese Rechnungspositionsausnahme zu beheben:
    1. Melden Sie sich bei der Anwendung mit der Rolle „Accounts Payable Specialist“ (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist) an.
    2. Füllen Sie das Hauptbuchkonto, den Steuercode und die Kostenstelle in alle Rechnungspositionen aus.
    		 PO-Rechnung und Nicht-PO-Rechnung
    Erforderliche Informationen fehlen Diese Ausnahme tritt auf, wenn mindestens eines der folgenden Felder auf der Rechnung fehlt:
    • Zahlungsbedingungen
    • Rechnungstyp
    • Lieferant
    • Rechnungsbetrag
    • Rechnungsdatum
    • Juristische Person

    Diese Ausnahme ist eine Ausnahme auf Headerebene.

    		 Gehen Sie wie folgt vor, um diese Rechnungsausnahme zu lösen:
    1. Melden Sie sich bei der Anwendung mit der Rolle „Accounts Payable Specialist“ (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist) an.
    2. Füllen Sie die folgenden Felder auf der Rechnung aus:
      • Zahlungsbedingungen
      • Rechnungstyp
      • Lieferant
      • Rechnungsbetrag
      • Rechnungsdatum
      • Juristische Person
    		 PO-Rechnung und Nicht-PO-Rechnung
    Geschäftsinhaber fehlt oder ist ungültig Diese Ausnahme tritt auf, wenn der Geschäftsinhaber der Rechnung fehlt oder inaktiv ist oder sich von dem in der Bestellung angegebenen Geschäftsinhaber unterscheidet (wenn die Rechnung den Typ „PO“ hat).

    Diese Ausnahme ist eine Ausnahme auf Headerebene.

    		 Gehen Sie wie folgt vor, um diese Rechnungsausnahme zu lösen:
    1. Melden Sie sich bei der Anwendung mit der Rolle „Accounts Payable Specialist“ (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist) an.
    2. Aktualisieren Sie das gültige Feld „Geschäftsinhaber“ in der Rechnungsposition.
    		 PO-Rechnung und Nicht-PO-Rechnung

    Standardmäßig ist die Ausnahme-Engine so konfiguriert, dass sie alle 5 Minuten über den Ausnahmeüberwachungsauftragausgeführt wird. Dies ist eine geplante Aufgabe, die standardmäßig inaktiv ist. Informationen zum Aktivieren der geplanten Aufgabe finden Sie unter Aktivieren Sie den Planer für die Ausnahmeüberwachung.

    Sie können die Ausnahme-Engine jedoch auch manuell ausführen. Weitere Informationen finden Sie unter Suchen Sie nach Rechnungsausnahmen für eine einzelne Rechnung.

    Wenn Sie die Ausnahme-Engine manuell für eine einzelne Rechnung ausführen, wird nur für diese Rechnung nach Ausnahmen gesucht, während die automatisierte Ausnahme-Engine für alle Rechnungen, die für die Ausnahmeprüfung gültig sind, nach Ausnahmen sucht.

    Sie können eine Ausnahme in Situationen umgehen, in denen diese Ausnahme nicht für eine Rechnung gilt. Weitere Informationen finden Sie unter Umgehen Sie eine Rechnungsausnahme.

    Die Ausnahme-Engine Accounts Payable Operations findet Ausnahmen und listet sie auf der Listenseite von Accounts Payable Workspaceauf. Zeigen Sie die Liste der Ausnahmen an, indem Sie zu navigieren Alle > Accounts Payable Operations > Verbindlichkeiten-Arbeitsbereich.

    Wählen Sie im Arbeitsbereich das Listensymbol ( Listensymbol) aus, und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Navigieren zu Lists > Meine Arbeit > Meine offenen Rechnungsausnahmen.
    • Navigieren zu Lists > Alle Arbeiten > Alle offenen Rechnungsausnahmen.

    Der Accounts Payable-Spezialist kann die Rechnungsausnahmen analysieren, Ausnahmeaufgaben erstellen und diese Aufgaben den entsprechenden Personen zuweisen, um die Ausnahmen zu beheben und den Fall zu lösen. Weitere Informationen finden Sie unter An einer Rechnungsausnahme arbeiten.