Reservierung mit Link zu virtuellem Meeting erstellen

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 10 Minuten Lesedauer

    • Ermöglichen Sie Mitarbeitern, die sich außerhalb des Bürogebäudes aufhalten, über einen virtuellen Besprechungslink die Teilnahme an einer Reservierung. Für einen Mitarbeiter, der unter „Im Namen von“ ausgewählt ist, wird ein Link zu einer virtuellen Besprechung erstellt.

    Vorbereitungen

    Hinweis:
    Sie können virtuelle Besprechungslinks nur erstellen, wenn Ihr Administrator die Konfiguration virtueller Meetings aktiviert hat.

    Erforderliche Rolle: sn_wsd_core.workplace_user

    Prozedur

    1. Navigieren Sie von einem der folgenden Startpunkte zur Seite „Reservierung vornehmen“.
      OrtSchritte
      Vom Anwendungsnavigator Navigieren zu Management von Arbeitsplatz-Reservierungen > Portal > Neue Reservierung.
      Von Workplace-Serviceportal
      1. Navigieren zu Workplace Core > Serviceportal für Arbeitsplatz > Startseite des Arbeitsplatz-Serviceportals.
        Hinweis:
        Sie können auch eine Anforderung über das Mitarbeiter-Center senden. Navigieren Sie auf der -Homepage zu Arbeitsplatz > Durchsuchen Sie alle Workplace und wählen Sie den Arbeitsplatzservice aus.
      2. Öffnen Sie das Reservierungsportal, und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
        • Klicken Reservierungen > Reservierung vornehmen.
        • Wählen Sie direkt auf der Homepage Reservierung vornehmen.
        • Wählen Sie im Servicekatalog für Arbeitsplätze Neue allgemeine Reservierung.
          1. Auswahlvorgang Katalog > Nach Kategorien durchsuchen > Servicekatalog für Arbeitsplatz.
            Hinweis:
            Wenn im Portal mehrere Kataloge konfiguriert sind, wechseln Sie zur Liste Kataloge, und wählen Sie Servicekatalog für Arbeitsplatz.
          2. Auswahlvorgang Reservierungsverwaltung > Neue allgemeine Reservierung.
      Die Seite „Reservierung vornehmen“ wird auf einer neuen Registerkarte geöffnet.
    2. Wählen Sie das Arbeitsplatzelement aus, das Sie reservieren möchten.
      Die Typen werden als Registerkarten angezeigt, z. B. „Besprechungsraum“ oder „Schreibtisch“.
    3. Wahlweise: Nachdem Sie das reservierbare Modul ausgewählt haben, das Sie reservieren möchten, um nach allen verfügbaren Plätzen zu suchen, wählen Sie Alledurchsuchen aus.
      Standardmäßig ist die Option Alle durchsuchen ausgewählt.
      1. Für die Suche nach einem Arbeitsplatzelement, das Sie reservieren möchten, stehen Ihnen folgende Kriterien zur Verfügung.
        • Gebäude: Name des Gebäudes
        • (Optional) Stockwerk: Stockwerk des Gebäudes, in dem Sie reservieren möchten. Der Reservierungsadministrator kann pro Modul angeben, ob ein Mitarbeiter nach einem Stockwerk suchen kann.
        • Startdatum und -uhrzeit: Datum und Uhrzeit des Startdatums und der Uhrzeit, zu der Sie das Arbeitsplatzelement verwenden. Die Zeit wird basierend auf der Zeitzone des ausgewählten Gebäudes angezeigt.

        • Enddatum und -uhrzeit: Datum und Uhrzeit, zu der Sie das Arbeitsplatzelement nicht mehr verwenden. Die Zeit wird basierend auf der Zeitzone des ausgewählten Gebäudes angezeigt.

          Mitarbeiter dürfen kein Datum auswählen und keine Reservierung erstellen, wenn Enddatum und -uhrzeit den Wert Max. Tage in Zukunft überschreiten, der im Modul Reservierbar konfiguriert ist. Der Wert Max. Tage in Zukunft gibt die maximale Anzahl der Tage in der Zukunft an, bis zu der das reservierbare Modul reserviert werden kann.

          Wenn ein Mitarbeiter manuell ein ungültiges Datum eingibt, das nach dem im Wert Max. Tage in Zukunft angegebenen Wert liegt, setzt die Anwendung das Datum auf das aktuelle Datum zurück. Der Mitarbeiter wird mit einem Tooltip über die maximalen Tage in der Zukunft informiert.

        • Wiederkehrend: Option zum wiederkehrenden Reservieren der Arbeitsplatzelemente. Geben Sie die Anzahl der Tage und die Anzahl der Wiederholungen der Reservierung in einer wiederkehrenden Serie an.

          Wählen Sie für wöchentliche Reservierungen die Wochentage für die Reservierung aus. Die Option Wiederkehrend wird basierend auf der von Ihrem Administrator festgelegten Konfiguration angezeigt. Wenn wiederkehrende Reservierungskonflikte auftreten, werden sie automatisch gelöst, sofern Ihr Administrator dies konfiguriert hat.

          Hinweis:
          Das Hinzufügen der Option für zusätzliche Services ist für wiederkehrende Reservierungen nicht verfügbar.
          • Wenn Ihr Administrator ein Limit für die maximalen Tage festgelegt hat, die Sie in Zukunft reservieren können, können Sie keine Tage in der Zukunft nach dem vom Administrator festgelegten Datum auswählen. Es wird eine Warnung zu der Einschränkung angezeigt.
          • Wenn der Administrator beispielsweise die Tage in der Zukunft auf 45 Tage beschränkt hat, können Sie bei der wiederkehrenden Reservierung kein Datum nach t45 Tagen auswählen. Die Anzahl der für die Option „ Ende an diesem Datum “ verfügbaren Tage hängt von der Auswahl in „ Täglich“, „ Wöchentlich“ oder „ Monatlich “ ab. Das für die Wiederholung angegebene Enddatum und die Endzeit werden für die Endzeit der Reservierung verwendet.
          • Wenn Ihr Administrator für die kommenden Tage keine solche Einschränkung festlegt, können Sie ein beliebiges Datum auswählen. Dies hängt jedoch davon ab, wie viele Vorkommen Sie vornehmen dürfen.
        • Ganztägig: Wählen Sie diese Option aus, um das Arbeitsplatzelement für einen ganzen Tag zu reservieren. Diese Option wird angezeigt, wenn Ihr Arbeitsplatzadministrator die ganztägige Reservierungseinstellung für den ausgewählten Typ aktiviert hat. Start- und die Endzeit der Reservierung hängen von den Zeiten ab, die Ihre Organisation festgelegt hat. Die Option Ganztägig ist auch auf der Seite „Flächendetails“ verfügbar.
          Hinweis:
          Die Darstellung der Option „ Ganztägig “ hängt von der Konfiguration Ihres Administrators ab. Wenn Ihr Administrator für den ausgewählten Typeine ganztägige Reservierung vorgeschrieben hat, erfolgt die Reservierung automatisch für den gesamten Tag. Sie können nur das Startdatum der Reservierung ändern.
        • Weiteres Gebäude hinzufügen: Reservieren Sie mehrere Arbeitsplatzelemente in mehreren Gebäuden in verschiedenen Zeitzonen für dasselbe Datum und dieselbe Uhrzeit in einer einzigen Reservierung.
          Hinweis:
          Diese Option ist verfügbar, wenn Sie das Kontrollkästchen Mehrere Reservierungen zulassen in aktiviert haben Reservierbares Modul > Reservierbare Elemente – Modulkonfiguration Registerkarte Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie Reservierungen für mehrere Gebäude.
    4. Wahlweise: Um nach allen verfügbaren Plätzen in einem Bereich zu suchen, wählen Sie Nach Bereich durchsuchen aus.
      1. Geben Sie die folgenden Details an, um nach dem am besten geeignetsten Platz in einem Bereich zu suchen.
        • Gebäude: Name des Gebäudes
        • Bereich: Bereich im Gebäude, in dem Sie einen Platz reservieren möchten.

          Bereiche werden alphabetisch oder gemäß der Reihenfolge sortiert, die Sie in der Bereichstabelle konfiguriert haben. Wenn eine Sortierreihenfolge für einen Bereich konfiguriert ist, wird sie entsprechend sortiert. Wenn für ein Element kein Wert für die Sortierreihenfolge angegeben ist, werden die Elemente oben in der Liste (aufsteigende Reihenfolge ) und dann alphabetisch sortiert. Die Bereichsnamen werden alphabetisch nach dem Bezeichnungsnamen sortiert. Elemente mit Reihenfolge werden unten aufgelistet.

        • Startdatum und -uhrzeit: Datum und Uhrzeit, zu der Sie das Arbeitsplatzelement verwenden würden. Die Zeit wird basierend auf der Zeitzone des ausgewählten Gebäudes angezeigt.
        • Enddatum und -uhrzeit: Datum und Uhrzeit, zu der Sie das Arbeitsplatzelement nicht mehr verwenden. Die Zeit wird basierend auf der Zeitzone des ausgewählten Gebäudes angezeigt.
        • Wiederkehrend: Option einer wiederkehrenden Reservierung des Arbeitsplatzelements. Wählen Sie dieses Feld aus, und geben Sie die Anzahl der Tage und die Anzahl der Wiederholungen der Reservierung an. Wählen Sie für wöchentliche Reservierungen die Wochentage für die Reservierung aus. Die Option Wiederkehrend wird abhängig von den Einstellungen der Option Wiederkehrende Reservierungen zulassen auf der Modulseite „Reservierbar“ angezeigt.

          Wenn die Option Wiederkehrende Konflikte automatisch auflösen im Formular „Reservierbares Modul“ aktiviert ist, versucht die Anwendung, wiederkehrende Reservierungskonflikte automatisch zu lösen. Weitere Informationen zum Lösen von Konflikten bei wiederkehrenden Reservierungen finden Sie unter .

        • Ganztägig: Wählen Sie diese Option aus, um das Arbeitsplatzelement für einen ganzen Tag zu reservieren. Start- und die Endzeit der Reservierung hängen von den Zeiten ab, die das Unternehmen festgelegt hat. Sie können die Endzeit nicht ändern. Diese Option wird angezeigt, wenn Ihr Arbeitsplatzadministrator die ganztägige Reservierungseinstellung für den ausgewählten Typ aktiviert hat.
    5. Klicken Sie auf Suche.
      Es werden die Arbeitsplatzelemente angezeigt, die den Suchkriterien entsprechen und für Reservierungen verfügbar sind.
      Hinweis:
      Wenn beim Navigieren in der Nähe einer Person private Bereiche vorhanden sind, werden diese nicht im Suchergebnis angezeigt.
      Hinweis:
      Sie können zwischen den Registerkarten Kartenansicht und Zeitplanansicht wechseln, um die Verfügbarkeit von Arbeitsplatzelementen zu überprüfen. Wenn Ihr Unternehmen Stockwerkspläne hochlädt, zeigen Sie die Karten mithilfe von Mappedin oder Indoor Mapping an. Weitere Informationen zur Verwendung von Stockwerksplänen finden Sie unter Workplace Space Mapping.
    6. Wahlweise: Sortieren Sie die Arbeitsplatzelemente entweder in alphabetischer Reihenfolge oder über die Option Filter anzeigen mithilfe eines Filters.

      Sie können die Arbeitsplatzelemente auch so sortieren, dass Ihre bevorzugten Standorte zuerst angezeigt werden. Um die Option anzuzeigen, müssen Sie Zugriff auf Mitarbeiter-Center haben und über bevorzugte Standorte verfügen. Zuerst werden Ihre bevorzugten Standorte in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet, gefolgt von den anderen Standorten, die den Suchkriterien entsprechen.

      Hinweis:
      Sie können Arbeitsplatzelemente nicht in alphabetischer Reihenfolge oder nach Ihren bevorzugten Standorten sortieren, wenn Sie Bereiche in der Nähe einer Person durchsuchen. Die Bereiche in der Nähe einer Person werden auf Grundlage von Nähe durchsucht.
    7. Wählen Sie mit einer der folgenden Optionen das Arbeitsplatzelement aus, das Sie reservieren möchten:
      • Klicken Sie auf Hinzufügen.
      • Klicken Sie auf der Registerkarte Zeitplanansicht auf Hinzufügen.
      • Wählen Sie in der Kartenansicht einen beliebigen grün markierten Raum aus, und wählen Sie Hinzufügen.
    8. Wählen Sie Weiter.
    9. Füllen Sie die Felder im Formular aus.
      Tabelle : 1. Formular „Reservierungsdetails“
      Feld Beschreibung
      Reservierungsbetreff Thema Ihrer Besprechung
      Alle Bereichsdetails als privat festlegen Option, um alle ausgewählten Bereiche als privat festzulegen.
      Hinweis:
      Die Option wird basierend auf den Standortdatenschutz-Setups der ausgewählten Plätze angezeigt.

      Wenn Sie mehrere Bereiche ausgewählt haben, können Sie Ihre Datenschutzeinstellungen auch für jeden Bereich einzeln angeben, indem Sie Bereichsdetails als privat markieren unter jedem Bereich im Formular verwenden.
      Betreff als privat festlegen Option zum Markieren der Reservierung als privat und zum Ausblenden des Reservierungsbetreffs.
      Link zu virtueller Besprechung hinzufügen Option zum Generieren eines virtuellen Besprechungslinks, damit Remotemitarbeiter der Reservierung beitreten können.
      Hinweis:
      (Gilt nur für Microsoft Teams) Ab dem Store-Release „Mai 2023“ ruft die Anwendung beim Hinzufügen eines Besprechungslinks die Besprechungsdetails ab, während das Ereignis mit einem Kalenderanbieter synchronisiert wird.
      Diese Reservierung ist für Wenn Sie eine Reservierung im Namen einer anderen Person anfordern, wählen Sie den Namen dieser Person aus. Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie eine Reservierung für sich selbst anfordern.
      Dieser Reservierung eingeladene Personen hinzufügen
      Hinweis:
      Dieser Abschnitt wird nur angezeigt, wenn Ihr Administrator die Konfiguration aktiviert hat, um Teilnehmer zu diesem Arbeitsplatzstandort einzuladen.
      Kollegen einladen Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die Sie zu der Reservierung einladen möchten.
      Externe Besucher einladen Option zum Einladen externer Besucher.
      Hinweis:
      Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie die Anwendung Besuchermanagement für Arbeitsstätten installiert haben.
      • Wenn Sie den Besucher bereits registriert haben, gehen Sie wie folgt vor:
        1. Wählen Sie Vorheriger Besucher.
        2. Wählen Sie den Besucher im Feld Vorherigen Besucher auswählen aus.

          Sie können auch eine Vorschau der Besucherdetails anzeigen und sie bei Bedarf ändern. Die Details werden in allen besucherbezogenen Datensätzen und Registrierungsdatensätzen automatisch aktualisiert.

      • Wenn Sie den Besucher zum ersten Mal registrieren, gehen Sie wie folgt vor:
        1. Wählen Sie Neuen Besucher hinzufügen.
        2. Wählen Sie den Besuchertyp aus.
        3. Wenn es sich bei dem Besucher um einen besonderen Gast handelt, aktivieren Sie VIP.
        4. Geben Sie den Vornamen des Besuchers ein.
        5. Geben Sie den Nachnamen des Besuchers ein.
        6. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Besuchers an, um ihm die Registrierungsdetails und Mitteilungen zu senden.
        7. Geben Sie die Telefonnummer des Besuchers ein.
        8. Geben Sie Details zur Organisation des Besuchers ein.
        9. Geben Sie den Titel des Besuchers ein.
        10. Geben Sie im Abschnitt Private Notizen gegebenenfalls private Informationen an.
        11. Wählen Sie in den Feldern Besuchereinstellungen und Benachrichtigungseinstellungen die Einstellungen für den Besucher aus.
        12. Klicken Sie auf Speichern und hinzufügen, um den Besucher hinzuzufügen.
      Zusätzliche Services hinzufügen Zusätzliche Services, die mit der Reservierung verfügbar sind
    10. Klicken Sie auf Reservierung übermitteln.

    Ergebnisse

    Die Reservierung wird mit einem virtuellen Besprechungslink erstellt. Wenn Sie Teilnehmer zur Reservierung eingeladen haben, erhalten diese den Besprechungslink zusammen mit den Reservierungsdetails.
    Um die Aufzeichnung einer Reservierung anzuzeigen, wechseln Sie zur entsprechenden „Reservierungszusammenfassung“, und wählen Sie Zusätzliche Details. Wenn der Passcode für den Anbieter des virtuellen Meetings konfiguriert ist, können Sie unter Zusätzliche Details auch den entsprechenden Passcode anzeigen. Den Passcode können nur der Organisator und der im Feld Diese Reservierung ist für angegebene Benutzer anzeigen.
    • Zoom: Wenn ein Zoom -Besprechungslink hinzugefügt wird, wird der Link im Feld Standort der E-Mail mit der Besprechungseinladung angezeigt.
    • Microsoft Teams: Wenn eine Reservierung mit einem Link zu einer virtuellen Besprechung erstellt wird, ruft die Anwendung den Besprechungslink und die Beitrittsdetails ab. Wenn diese Reservierung mit dem Microsoft Outlook-Kalender synchronisiert wird, werden der Besprechungslink und die Beitrittsdetails dem Textkörper des Kalenderereignisses hinzugefügt. Ebenso wird, wenn eine Reservierung im Microsoft Outlook-Kalender über die Umschaltfläche für Teams-Besprechungen erstellt wird, der Besprechungslink abgerufen und als virtueller Besprechungslink gespeichert.
      Hinweis:
      Da der Link zur Besprechung im Textkörper der E-Mail angezeigt wird, dürfen Sie die Besprechungsdetails in jedem Fall nur mit der Management von Arbeitsplatz-ReservierungenTaste aktualisieren oder ändern. Denn wenn eine Reservierungssynchronisierung durchgeführt wird, werden die Details (in diesem Fall der Besprechungslink und die Details) nur auf eine Weise synchronisiert, und zwar von Management von Arbeitsplatz-Reservierungen mit dem Kalenderanbieter (in diesem Fall Microsoft Teams). Wenn Sie bereits Änderungen an den Besprechungsdetails oder den Notizen des Kalenderanbieters vorgenommen haben, werden diese bei Durchführung einer Synchronisierung von Management von Arbeitsplatz-Reservierungen überschrieben.
    • Alle anderen Anbieter virtueller Besprechungen: Der Link zur Besprechung wird im Feld Standort der E-Mail mit der Besprechungseinladung hinzugefügt.