Créer un quartier pour les utilisateurs de l’espace de travail

Créez un quartier et affectez des utilisateurs aux espaces disponibles dans un quartier. Ajoutez ou supprimez des utilisateurs en bloc et allouez les espaces de quartier disponibles aux utilisateurs d’un département, d’un centre de coûts ou d’un groupe.

Avant de commencer

Remarque :

Vérifiez qu’il Cœur du lieu de travail est installé pour configurer et gérer les quartiers.

Important :

Si vous utilisez la version 1.11.1 ou ultérieure de Workplace Space Management pour ajouter un utilisateur au quartier, reportez-vous Ajouter ou modifier l’affectation d’un quartier d’un profil du lieu de travailà .

Important :

Depuis la version 1.11.1 de Workplace Space Management, la table Affectations d’utilisateur de quartier n’est plus disponible. Au lieu de cela, l’affectation d’utilisateur peut être effectuée sur un profil de lieu de travail directement à l’aide de la table d’affectation d’emplacement de profil de lieu de travail (affichée sous forme de liste connexe sur le formulaire) dans l’application Cœur du lieu de travail . L’affectation de l’emplacement du profil du lieu de travail dans le Cœur du lieu de travail est maintenant configurée avec des champs supplémentaires tels que Type de profil, Quartier et Source où toutes les données sont enregistrées. Cette table aide un gestionnaire d’espace à planifier des scénarios et à enregistrer toutes les modifications liées à l’affectation d’un utilisateur effectuées dans un quartier directement sur le profil du lieu de travail.

Dans un quartier, lorsque vous configurez une règle d’affectation d’utilisateur, les modifications d’affectation de quartier sur le profil du lieu de travail sont automatiquement enregistrées sur le profil du lieu de travail de l’utilisateur. Sur le profil du lieu de travail de l’utilisateur, vous pouvez vérifier le type d’affectation à partir du champ Type de profil .

Si vous êtes un client existant, lors de la mise à niveau, les entités de la table Affectations d’utilisateur du quartier sont automatiquement migrées vers l’affectation d’emplacement de profil du lieu de travail du profil du lieu de travail de l’utilisateur.

Rôle requis : sn_wsd_spcmgmt.admin, sn_wsd_spcmgmt.space_planner

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Procédure

1. Accédez à la Tout > Cœur du lieu de travail > Quartier > Créer.
   Vous pouvez également créer un quartier ou mettre à jour un quartier existant en accédant à Tout > Cœur du lieu de travail > Quartier.
2. Renseignez les champs du formulaire.

   Tableau 1. Formulaire Voisinage

   Champ	Description
   Nom	Nom du quartier.
   Actif	État de l’emplacement du lieu de travail du quartier. La disponibilité d'un emplacement du lieu de travail pour toutes les activités liées au lieu de travail est déterminée en fonction de l'état défini. Pour plus d'informations, consultez Modifier l'état d'un emplacement du lieu de travail.
   Restreint	Un quartier privé ou restreint. Si un employé est affecté au quartier par la règle d’affectation d’utilisateur ou s’il est ajouté manuellement (à la demande), il peut réserver un espace dans le quartier. Sinon, les employés ne verront pas les quartiers. reportez-vous à la section Paramètres de confidentialité et impact de l’emplacement.

3. Sélectionnez Soumettre.
   Un quartier est créé avec quelques espaces qui lui sont alloués.
4. Pour afficher les quartiers existants avec des espaces affectés et une allocation utilisateur, accédez à Tout > Cœur du lieu de travail > Quartier > Tout.
5. Pour ajouter des espaces à partir d’un groupe, d’un centre de coûts ou d’un département, sélectionnez l’onglet Affecter des espaces .
6. Renseignez les champs du formulaire.

   Tableau 2. Formulaire de tâche sur le lieu de travail

   Champ	Description
   Quartier	Nom du quartier auquel vous affectez des espaces.
   Table	Par défaut, les tables suivantes sont disponibles. Centre/département de coûts [sn_wsd_spcmgmt_location_cc_dept_map] Chambre [sn_wsd_core_room] Chambre [sn_wsd_core_room]
   Filtre	Filtrez pour afficher le nombre d’enregistrements correspondants qui correspondent aux conditions du générateur de conditions. Le planificateur d’espace peut affecter des espaces dans un quartier en fonction du département, de l’unité business, du centre de coûts ou du groupe. Pour plus d’informations, consultez Créateur de conditions de filtre.
   État	L’état de la demande d’affectation d’espace passe d’Ouvert à Travail en cours , puis lorsque des espaces sont affectés, l’état passe à Fermé.
   Type de sous-tâche sur le lieu de travail	Ajouter : ajouter cet espace à une liste existante d’espaces dans un quartier. Supprimer tout et remplacer : les espaces disponibles sont supprimés (espaces déjà disponibles dans l’onglet Espaces ) d’un quartier. Ajouter de nouveaux espaces qui correspondent au créateur de conditions de filtre.

7. Sélectionnez Soumettre.
   La liste connexe des tâches d’affectation d’espace affiche l’espace nouvellement affecté.
8. Pour le modifier, sélectionnez un espace, modifiez les détails requis, puis sélectionnez Mettre à jour.
9. Après avoir apporté les modifications requises, sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos modifications.
10. Pour affecter des utilisateurs à des espaces, sélectionnez l’onglet Règles d’affectation d’utilisateur .
    Vous pouvez également sélectionner Tout > Quartier > Affecter des employés Pour affecter un utilisateur d’espace de travail à un département, un groupe ou un centre de coûts.
11. Sélectionnez Nouveau pour créer une nouvelle tâche d’affectation d’utilisateur.
    Renseignez les champs du formulaire.

    Tableau 3. Formulaire Règle d’affectation utilisateur pour quartier

    Champ	Description
    Nom	Nom de la règle d’affectation d’utilisateur.
    Quartier	Champ Quartier. Sélectionnez un quartier à l’aide de l’icône de liste de recherche ( ) pour rechercher des quartiers disponibles.
    Bâtiment	Bâtiment auquel l’utilisateur est affecté dans un quartier. Seuls les bâtiments qui font partie d’un quartier sélectionné peuvent être sélectionnés.
    Étage	Étages d’un bâtiment sélectionné.
    Table	Par défaut, la table sys_user est sélectionnée. Les critères d’utilisateur font référence à divers champs d’utilisateur (provenant de la table Utilisateur [sys_user]), tels que département, centre de coûts et groupe.
    Filtre	Ajoutez des conditions de filtre à l’aide du Créateur de conditions pour affecter des utilisateurs à un centre de coûts ou à un département. Par exemple : le centre de coûts est Finances.
    Actif	Option permettant de rendre les utilisateurs actifs dans un quartier.

12. Sélectionnez Soumettre.
    L’employé est ajouté (affecté automatiquement) à un quartier sélectionné. Les employés appartenant à une hiérarchie indiquée (affectés automatiquement) ou les employés ajoutés manuellement (à la demande) peuvent interagir avec un quartier.
13. Sélectionnez l’onglet Exécuter les affectations d’utilisateur pour déclencher directement toutes les règles d’affectation (utilisateurs devant ajouter ou supprimer l’allocation d’espace) à ce quartier.

    Figure 1. Quartier affichant les espaces alloués et les utilisateurs

    

    Par défaut, la tâche planifiée s’exécute Execute User Assignment quotidiennement ou hebdomadairement sur une instance. Vous souhaiterez peut-être l’exécuter directement pour la première fois. Lorsque vous exécutez la tâche planifiée pour chaque utilisateur, un enregistrement de profil de lieu de travail est créé (s’il ne se trouve pas déjà dans votre instance) et le quartier est affecté à ce profil de lieu de travail.

    • Lorsqu’un employé est affecté à un quartier, un profil du lieu de travail est créé.
    • Les quartiers sont affectés à un profil de lieu de travail, même si un employé a plusieurs profils de lieu de travail. Toutes les affectations de quartier ne sont effectuées que sur un seul profil de lieu de travail.
    • Un employé peut être affecté à plusieurs quartiers. Chaque affectation est un enregistrement distinct dans la liste connexe Affectation d’emplacement du profil du lieu de travail sur le formulaire de profil du lieu de travail.
    • Les changements sont capturés dans la table des détails de l’exécution et les changements sont mentionnés en tant qu’allocation de type.
    • Si de nouveaux espaces sont affectés à un quartier, ils sont mis à jour dans l’enregistrement du quartier.
    • Si des espaces sont supprimés d’un quartier, l’enregistrement du quartier est mis à jour lorsque vous exécutez la tâche d’exécution d’affectation d’utilisateur.

      Les enregistrements de profil du lieu de travail sont mis à jour, ajoutés ou supprimés. Une tâche de déplacement est lancée pour les employés qui disposent d’une nouvelle allocation d’espace et qui sont déplacés d’un étage à l’autre.

14. Pour créer et gérer un quartier dans pour un scénario, reportez-vous à Centre des lieux de travail la section Créer un scénario et ajouter des espaces de quartier.
15. Pour afficher et réserver des espaces dans un quartier à l’aide du portail Gestion des réservations, reportez-vous à la section Créer des réservations de quartier.
16. Facultatif : Pour ajouter un utilisateur au quartier, reportez-vous à Ajouter un utilisateur au quartier.