Messages d’état de facture

Les messages d’état relatifs aux factures sont affichés dans l’application Opérations des comptes fournisseurs.

Tableau 1. États des factures

État de la facture	Description
Aucune facture	Lorsqu’une facture rencontre un problème d’extraction de données, ce statut est mis à jour. Vous devez examiner les détails de la facture et les éléments de ligne à l’aide d’IntelDoc pour ingérer les données requises et les soumettre.
Brouillon	Ce statut est mis à jour dans 2 scénarios : Lorsqu’une facture peut extraire la plupart des données d’IntelDoc, la facture est en cours de mise à jour avec les informations requises manquantes et n’a pas encore été soumise. Lorsqu’une facture est créée manuellement jusqu’à ce qu’elle soit prête à être soumise.
Reçu	La facture créée avec des options telles que manuelle, numérisée ou via l’API passe à l’état Reçue.
Doublon suspecté	Une fois la facture mise à jour avec les détails requis, le spécialiste des comptes fournisseurs vérifie si la même facture (numéro de facture du fournisseur) a déjà été soumise par le même fournisseur. Si la facture est soumise par le fournisseur, elle est mise à jour avec l’état Doublon suspecté .
Accepté	Cet état est mis à jour dans l’un des scénarios suivants : Dans le cadre du traitement des factures, celles-ci passent de l’état Reçu à l’état Accepté si aucun doublon de factures n’est identifié par le système Le spécialiste des comptes fournisseurs confirme qu’il ne s’agit pas d’un doublon. Le système reconnaît la facture comme doublon et le spécialiste des comptes fournisseurs confirme qu’il n’y a pas de doublon.
Erreur de correspondance du bon de commande	Cet état est mis à jour dans l’un des scénarios suivants : Une facture est mise à jour avec une erreur de correspondance de bon de commande lorsque le bon de commande est manquant sur la facture. Le mappage de ligne du bon de commande est manquant dans les lignes de facture. La devise du bon de commande est différente de celle de la facture.
Correspondance de bon de commande terminée	Lorsque toutes les lignes de facture sont mappées aux lignes de bon de commande et si aucun écart n’est trouvé entre le bon de commande et la devise de la facture, la facture est mise à jour avec la correspondance de bon de commande terminée.
Exceptions trouvées	Une facture est mise à jour avec l’état Exceptions trouvées, lorsqu’elle détecte une ou plusieurs des exceptions qui ont été définies dans les opérations de comptes fournisseurs. Pour plus d’informations sur les exceptions, reportez-vous à la section Exceptions relatives aux factures.
Aucune exception trouvée	Cet état est mis à jour dans l’un des scénarios suivants : Lorsqu’il n’y a pas d’exception avec une facture ou des lignes de facture. Lorsque toutes les exceptions identifiées sont corrigées, la facture passe à l’état Aucune exception trouvée.
Approbation en attente	Une fois que toutes les exceptions de facture sont résolues (aucune exception trouvée), la facture est soumise pour approbation et la facture passe à l’état En attente d’approbation .
Rejeté	Lorsqu’une facture est rejetée par e-mail, via des API personnalisées, l’état de la facture est mis à jour comme rejeté.
Approbation rappelée	Une fois la facture soumise pour approbation (approbation en attente), le spécialiste des comptes fournisseurs peut rappeler l’approbation pour modifier la facture si nécessaire.
Approuvé	Une fois la facture soumise pour approbation (approbation en attente), si l’utilisateur approuve la facture, la facture passe à l’état Approuvé .
Paiement en attente	Une fois la facture approuvée, elle est intégrée au système ERP. Si aucune erreur d’intégration n’est détectée, l’état de la facture passe à Paiement en attente.
Doublon confirmé	Lorsque le système identifie la facture comme doublon suspecté, puis que le spécialiste des comptes fournisseurs confirme la facture comme doublon, l’état passe à Confirmer un doublon.
Annulé	Lorsque le spécialiste des comptes fournisseurs annule la facture, l’état est défini automatiquement sur Annulée.
Payé	Une fois la facture validée dans l’ERP et payée dans l’ERP, le paiement est renvoyé aux opérations des comptes fournisseurs sans erreur d’intégration. Ensuite, la facture passe à l’état Payé .