プロジェクト管理 (PM) の基本
プロジェクトとは、目標の達成を目的として共同で取り組む計画された作業です。プロジェクト管理 (PM) アプリケーションは、プロジェクトの計画と追跡に役立つだけでなく、他のアプリケーションとも統合できます。
プロジェクトの立ち上げ
プロジェクトを立ち上げるには、プロジェクトタスクを作成してリンクさせるためのアプローチを決定する必要があります。また、プロジェクトタスクにアサインできるように、ServiceNow で必要なユーザーとグループを作成することも必要です。
プロジェクトの計画立案プロジェクトを作成する前に、次の質問と問題について検討します。
- タスクに必要なのは、トップダウンアプローチとボトムアップアプローチのどちらですか？
トップダウンタスクでは、最初にプロジェクトを作成し、次に主要なプロジェクトフェーズを特定します。後で、フェーズをタスクとサブタスクに分割できます。フェーズや親タスクなどの高レベルのアイテムの見積もりを作成し、そこからより詳細なレベルに向けてプロジェクトをビルドすることに重点が置かれています。トップダウンタスクでタスクを作成する場合は注意が必要です。立ち上げ日がプロジェクトの開始日よりも後のプロジェクトでタスクを作成すると、プロジェクトはより遅い開始日にシフトされます。プロジェクト管理 (PM) アプリケーションでは、ボトムアップタスクをより適切にサポートします。
ボトムアップタスクでは、小さなタスクのセットを複数作成し、労力、コスト、期間などのタスクアイテムを見積もります。これらの見積もりは、高レベルの親タスク (ロールアップタスク) およびフェーズに集約されます。最初に作業のより小さなチャンクをできるだけ正確に見積もり、次にそれらの見積もりを親タスク、フェーズ、およびプロジェクト自体にロールアップすることに重点が置かれています。
- プロジェクトは、より大きなプロジェクトポートフォリオの一部ですか？
また、 ポートフォリオ計画立案と、プロジェクトが類似のプロジェクトまたはイニシアチブとどのように関連しているかについても検討します。
- タスクには他のタスクとどのような依存関係がありますか？
プロジェクト管理 (PM) アプリケーションは、さまざまな依存関係をサポートしています。「プロジェクトタスクの関係と依存関係」を参照してください。
- マイルストーンとプロジェクトベースラインはプロジェクトの管理に役立ちますか？
マイルストーンは、期間が 0 のプロジェクトタスクです。マイルストーンを使用して、プロジェクトの重要な日付を示します。必要に応じて、マイルストーンに到達するまでタスクが開始されないように、タスクとマイルストーンの間に依存関係を作成します。
ベースラインは、各タスクのベースラインが作成された時点における現在の開始予定日と終了予定日のスナップショットです。ガントチャートの各タスクの下に、当初の開始予定日と終了予定日を示す線が表示されます。タスクの開始が早いか遅いかに応じて、線が左または右にシフトして表示されます。タスクが後の日付にずれこんだ場合、ベースラインインジケーターを使用して、遅延の重大度を簡単に確認できます。
- 必要なスキル、グループ、およびリソースが ServiceNow で作成されていますか？
プロジェクトタスクが、必要なスキルを持つさまざまなグループまたは個別のリソースにアサインされている場合は、ユーザーとグループを作成し、スキル管理アプリケーションを構成します。
- 既存のインシデント、問題、または変更により、プロジェクトを作成して追跡することが正当化されますか？
これらのレコードタイプのうち、プロジェクトとして追跡されるアクティビティにつながる可能性が最も高いのは変更です。
- プロジェクトコストを追跡することを希望しますか？
プロジェクトを開始する前に、グループのリソースコストを見積もります。次に、タイムカードから各ユーザーリソースの実際のコストを追跡します。プロジェクト管理 (PM) アプリケーションでは、プロジェクト内の影響を受ける CI のコストも計算できます。コストを追跡するには、プロジェクト管理 (PM) Costing アドオンが必要です。
- プロジェクトで達成したいのはどのような目標ですか？
すべてのプロジェクトには少なくとも 1 つの目標があります。プロジェクトの目標は [目標] テーブルに保存され、任意のタスクにリンクできます。一般的なシナリオでは、1 つの目標を各プロジェクトにリンクさせ、目標の [ステータス] フィールドを最新の状態に維持します。
- アプローチの選択
- 開始予定日の初期推定の収集
- コストの推定
- 明確に定義されたビジネスケースの策定
- トップダウンの計画立案の場合は、複数の子タスクが含まれることがわかっているタスクを作成します。その後で、子タスクを作成し、作成した最初のタスクの子タスクであることを指定します。
- ボトムアップの計画立案の場合は、最小作業単位のタスクを最初に作成します。その後で、関連する子タスクのグループをカバーする中間の親タスクを作成できます。たとえば、「データベースのインストール」というプロジェクトの 1 フェーズが 5 つの順次タスクで構成される場合は、最初に 5 つのタスクを作成します。その後で、「データベースインストール」という別のタスクを作成し、それを 5 つのタスクの親タスクにします。「データベースインストール」タスクの [計画された期間] などのロールアップ計算は、子タスクに基づいて自動的に計算されます。
- 依存関係とは、あるタスクの実行が、他のタスクの実行に (完全にまたは部分的に) 依存していることを意味します。サポートされるさまざまなタイプの依存関係の詳細については、「プロジェクトタスクの関係と依存関係」を参照してください。
- 関係とは、複数のサブタスクが親タスクまたはフェーズの下に構成され、[計画期間] や [コスト概算] などのフィールドをロールアップする親子関係を意味します。
ガントチャートとタスクフォームおよび関連リストを使用して、関係をビルドします。プロジェクトの主要なイベントに基づいてマイルストーンを追加し、必要に応じて、マイルストーンとタスク間の依存関係を作成します。
また、タスクが [対応中] ステータスに移行したときにプロジェクトタスクのアサイニーにアラートを送信するように通知を設定します。タスクの作成の詳細については、「プロジェクトタスクの作成」を参照してください。
ユーザーリソースは、プロジェクトタスクにアサインされている組織内の個人です。リソース管理アプリケーションのリソース計画を使用して、リソースを管理できます。
ポートフォリオへのプロジェクトの追加ポートフォリオは、関連するプロジェクトのグループです。プロジェクトが他のプロジェクトに関連している場合は、ポートフォリオを作成してそのプロジェクトを追加します。プロジェクト管理 (PM) アプリケーションは、ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトのステータスを簡単に報告できる、便利なポートフォリオビューを提供します。ポートフォリオにはデマンドも含まれます。
プロジェクトの管理
上記の手順が完了したら、プロジェクトを開始できます。初期推定に対してプロジェクトを測定するには、ベースラインを作成します。これは、すべてのプロジェクトタスクとマイルストーンのすべての予定日を含むプロジェクト全体のスナップショットです。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトワークベンチからプロジェクトを管理できます。
プロジェクトの開始プロジェクトのステータスを [対応中] に変更して、プロジェクトを開始します。プロジェクトフォームの [ステータス] フィールドを [対応中] に変更すると、プロジェクトの実開始日が開始予定日に変更されます。
プロジェクトの監視およびダッシュボードのカスタマイズずれこんだマイルストーンの数など、重要なプロジェクトステータス情報を更新できます。コスト、スコープ、プロジェクトリスクなどのサマリーを表示することもできます。必要に応じて、ポートフォリオフォームの [ポートフォリオビュー] 関連リストでこの情報を変更し、[プロジェクトの概要] ホームページにこの情報を表示します。さらに、アプリケーションとともにインストールされたプロジェクトレポート ([アクティブなプロジェクト] や [プロジェクト (優先度別)] など) を使用して、重要なプロジェクト情報を表示します。
プロジェクトが進行中の場合は、引き続きプロジェクトレコードにアクセスし、ロールアップではないコスト、優先度、スケジュール、計画値などのいくつかのアイテムを編集します。リスクと問題の詳細なプロジェクトレコードを保持し、プロジェクトの完了後にそれらを参照します。また、途中でベースラインを作成し、ベースラインの作成時点で遅れているプロジェクトのフェーズやタスクがないかを簡単に確認できます。
プロジェクトのクローズ
プロジェクトが完了したら、そのステータスをプロジェクトフォームで [完了してクローズ] に変更します。プロジェクトがクローズ済みステータスの場合、プロジェクト管理 (PM) アプリケーションでは [実績期間] などの実績値を計算します。
プロジェクト後のアクティビティには、プロジェクトのベースラインと実績値の分析、およびプロジェクトの最終ダッシュボードの生成が含まれます。クローズ済みのプロジェクトについて、将来のリソース計画をキャンセルしたり、割り当て済みのリソース計画を完了したりできます。
プロジェクトが成功し、将来のプロジェクトのテンプレートとして使用できる場合は、そのコピーを作成します。プロジェクトが変更、インシデント、または問題レコードから作成された場合、ServiceNow で実行する他のアクティビティがいくつかあります。