Sourcing and Procurement Operations-Integration in Beschaffungslösungen von Drittparteien

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 3 Minuten Lesedauer

    • ServiceNow kann in Beschaffungslösungen von Drittanbietern integriert werden, um den Beschaffungsprozess innerhalb des Produkts Sourcing and Procurement Operations zu automatisieren. In Framework für Source-to-Pay-Integration wird ein generisches, einfach zu konfigurierendes Framework für Beschaffungsintegrationen bereitgestellt, mit dem Sie die Geschäftskriterien für das Auslösen einer Integration angeben können. Dieses Integrations-Framework kann auch basierend auf anderen Kriterien in mehrere Beschaffungslösungen von Drittanbietern integriert werden.

    Kunden können den Connector entweder zu diesem Drittanbieter-Tool erstellen oder im Store ServiceNow suchen.

    Beispielsweise hat Fairmarkit, eine Drittanbieterlösung, eine eigene Anwendung ServiceNow für den Store erstellt und zertifiziert, die das Integrations-Framework nutzt, um eine Verbindung mit dem Fairmarkit-System herzustellen. Weitere Informationen zu dieser Integration finden Sie im Store.

    Informationen zur Konfiguration von Entscheidungen finden Sie unter Entscheidungskonfiguration für Beschaffung durch Drittpartei.

    Weitere Informationen zu den Integrationstabellen finden Sie unter Integrationstabellen für Drittanbieter-Beschaffung.

    Integrationsprozess für Drittanbieterbeschaffung

    • Wenn eine Integration ausgelöst wird und berücksichtigt wird, dass entsprechende Geschäftskriterien in der Entscheidungstabelle definiert sind und eine von einem Käufer in ShoppingHub initiierte Preisanforderung die Kriterien erfüllt, werden mindestens eine Beschaffungsanforderung innerhalb eines einzelnen Einkaufs automatisch in einem einzigen Verhandlungsereignis gruppiert . Diese werden systematisch in der Anwendung Sourcing and Purchasing Automation erstellt.
    • Wenn das Playbook für das Setup der Verhandlung abgeschlossen ist und sich das Verhandlungsereignis im Status „In Arbeit“ befindet und die zugehörigen Verhandlungen, Beschaffungsanforderungen, Bestellpositionen, Fälle und Aufgaben den Status „Verhandlung in Bearbeitung“ aufweisen, werden relevante Daten unter Beschaffung ausgehend gefüllt Warteschlange, ausgehende Beschaffungsposition und ausgehende Warteschlange des Verhandlungsereignisses. Diese Daten können dann von der Drittanbieterlösung entsprechend verarbeitet werden, um eine RFx in ihrer Plattform zu initiieren. Für die integrierte Beschaffungsanforderung wird auch ein Verhandlungsereignis erstellt.
      Hinweis:
      Nachdem eine Beschaffungsanforderung erstellt und in der Tabelle „Ausgehende Beschaffungswarteschlange“ veröffentlicht wurde, wird das Drittpartei-Tool, das für die Verarbeitung dieser Beschaffungsanforderung verantwortlich ist, identifiziert und im Feld Name des Drittpartei-Tools gespeichert.
    • Eine Systemeigenschaft für das Abschlussdatum der Lieferantenantworten (sn_spend_intg.u_buds.end.date) legt den Wert des Felds Schließen der Lieferantenantworten im Verhandlungsereignis und in den Beschaffungsanforderungen auf nach der Erstellung des Verhandlungsereignisses plus die definierte Anzahl von Tagen fest. Der Standardwert beträgt drei Tage. Der Beschaffungsmanager kann diesen Wert manuell überschreiben, wenn er dieses Feld im Datensatz des Verhandlungsereignisses aktualisiert.
      Hinweis:
      In der Instanz ServiceNow kann eine geplante Aufgabe eingerichtet werden, um zu überprüfen, ob das Abschlussdatum der Lieferantenantwort (Heute) erreicht wurde. Wenn dies geschieht, erhält ServiceNow keine Gebote mehr von Lieferanten und verschiebt alle einzelnen Lieferantenverhandlungen innerhalb des Verhandlungsereignisses in den Status Preise erhalten und dann in den Status Erfordert Entscheidung. Der Beschaffungsmanager oder Erfüller kann dann einem Lieferanten den Zuschlag für das Geschäft geben. Der Zeitstempel des Abschlussdatums der Lieferantenantwort ist der 23:59:59-Tag des Tages, an dem die Gebote schließen, im UTC-Datums-/Uhrzeitformat. Als Beschaffungsmanager können Sie auch entscheiden, die Gebote jetzt mit Datums- und Zeitstempel jetzt zu schließen und mit dem Vergabe-Flow ohne Wartezeit fortzufahren.
    • Wenn sich das Abschlussdatum der Lieferantenantworten in der Beschaffungsanforderung ändert, wird diese Aktualisierung an die Tabelle „Ausgehende Warteschlange für Beschaffung“ gesendet. Das Feld „ Lieferantenantworten schließen “ wird aktualisiert. Wenn eine Beschaffungsanforderung oder Bestellanforderungsposition storniert wird, wird dieser Status auch an die ausgehenden Tabellen der Beschaffungsanforderung bzw. Bestellposition zurückgesendet.
      Hinweis:
      Das Abschlussdatum der Lieferantenantworten ist in der Beschaffungsanforderung schreibgeschützt, aber jede Änderung des Abschlussdatums der Lieferantenantworten im Verhandlungsereignis wird bis zu den Beschaffungsanforderungen durchgeführt.
    • Wenn beim Einfügen neuer oder aktualisierter Datensätze in diese Tabelle ein Fehler auftritt, wird der Integrationsstatus in „Fehlgeschlagen“ aktualisiert. Die Beschaffungsanforderung befindet sich zu diesem Zeitpunkt im Status Erneute Übermittlung ausstehend. Die Fehlerdetails werden im Feld Verarbeitungsnachricht erfasst, und die Aufgabe für den Integrationsfehler wird angezeigt. Der Beschaffungsspezialist muss den Fehler beheben und dann die Beschaffungsanforderungen und das Verhandlungsereignis erneut übermitteln, indem er auf die Schaltfläche Erneut übermitteln klickt.
      Hinweis:
      Derzeit werden Fehler nur in der Tabelle „Ausgehende Warteschlange für Beschaffung“ protokolliert.
    • Lieferanten werden eingeladen, an einer Ausschreibung teilzunehmen und über die Anwendungsplattform von Drittparteien zu interagieren.
    • Wenn Angebote zurückgegeben werden, wird die Tabelle „Beschaffungsgebotsphase“ von der Drittanbieterlösung gefüllt, und die Informationen werden intern in ServiceNow mithilfe einer Transformationszuordnung verarbeitet, um die Bestellpositionen in der Beschaffungsanforderung zu füllen.
      Hinweis:
      Wenn ein RFx im Drittparteitool erstellt oder vergeben wird, werden Käufer und Beschaffungsmanager durch E-Mails und Warnungen von Shopping-Hub bzw. Source-to-Pay-Arbeitsbereich benachrichtigt. Käufer und Beschaffungsmanager werden unabhängig von der Integration auch über abgelehnte Gebote benachrichtigt.
    • Wenn zusätzliche Lieferantengebote von der Drittparteilösung zurückgegeben werden, bestimmt eine vorhandene Logik in ServiceNow, ob ein neuer Lieferant und/oder ein Lieferantenproduktdatensatz erstellt werden muss.
    • Nachdem die Vergabe in ServiceNowerfolgt ist, werden diese Informationen mithilfe der Tabelle „Ausgangswarteschlange des beauftragten Lieferanten“ an die Drittpartei zurückgesendet. Die Vergabe kann auch im Drittanbietertool erfolgen. In diesem Fall werden die Daten von ServiceNowempfangen.

    Informationen zu Beschaffungsanforderungs-, Verhandlungs- und Verhandlungsereignis- Flowsfinden Sie unter Beschaffungsanforderung , Verhandlungen bzw. Verhandlungsereignisse. Weitere Informationen finden Sie unter Angebote vergleichen und Lieferanten auswählen.