(本記事は、こちらのBlog記事の翻訳です)
仕事を取り巻く環境での急速な変化をサポートするために、企業は新しい時代における職場とスペース配分の再構築を続けています。ひとつだけ確かなことは、仕事をする場所や方法はいやおうなく変化しているということです。Tokyo リリースの ServiceNow® Workplace Service Delivery (WSD) のイノベーションが、スペースのライフサイクルの追跡や最適化の計画といった職場の課題を解決しながら、お客様の職場における従業員エクスペリエンスへの取り組みにどのように役立つかについてご紹介します。
かつては勤務時間の大半をオフィスなどの職場で過ごしていましたが、今やそれは過去の話になっています。職場は「習慣的に身を置く場」から、チームのオフサイト、コラボレーションのミーティング、全体会議など「目的を持って集まる場」へと変化しています。Tokyo リリースの WSD では、機能を強化して、IT、人事、法務などの他部門のソリューションともつながりを持つことができるマルチチャネルのモバイル対応ソリューションを職場と従業員に提供します。
Tokyo リリースの WSD では、次の 3 つの主要課題に取り組みました：
- オフィスは「習慣的に身を置く場」から「理由があって集まる場」にシフトしているが、その進化をどのようにサポートすることができるか？
- ハイブリッドワークが普及した場合、コラボレーションしやすい環境を促進するために何ができるか？
- 職場が再定義されつつある状況で、スペースの使い方で最適化できる部分はどこか？
Workplace Indoor Mapping のローンチ
Tokyo リリースでは、WSD ソリューションでのみ利用可能な完全にネイティブのマップ機能が提供されています。これは、昨年 9 月に ServiceNow が行った買収によって、WSD の 5 月の四半期ストアリリースにおいて成功裡に市場へローンチされた結果です。
Workplace Indoor Mapping のローンチには、マップ管理者向けの新しい Map Studio へのアクセスが含まれており、これを使用して職場のインドアマッピングエクスペリエンスを作成、管理することができます。これには、フロアプランをインポートして POI (Point of Interest) を指定する機能や、道案内機能で方向指示を作成する機能などが含まれます。この取り組みは、ServiceNow が、従業員と、職場の責任者が扱う管理タスクの両方をサポートする製品イノベーションに投資し続けるもう 1 つの方法を浮き彫りにしています。
Workplace Reservation Management の機能強化
予約を行う社員は、チームイベントのために職場に来る従業員であっても、リモートで会議に参加する従業員であっても、同僚とのコラボレーションが簡単に行えることを期待しています。組織はプロセスをシームレスにし、フラストレーションを生じさせる要素を排除しなければなりません。
Workplace Reservation Management の機能強化により、Zoom や Teams と簡単に統合できるハイブリッド会議が可能になり、会議の終了後には WSD ソリューション内で録画にアクセスできます。また、従業員は自分の好みに合わせてスペースをお気に入りに設定し、すぐにアクセスできるようにすることで、エクスペリエンスをよりパーソナライズできます。さらに、会議をうっかり欠席することがないように、テキストや電子メールで従業員に会議の通知を送信したり、訪問者や出席者を予約招待に簡単に追加したりできます。
Workplace Service Delivery for mobile の機能強化
これまで、従業員やゲストがオフィスにいるときに共有リソースを検索したり予約したりするのは、時間がかかりストレスのたまる経験となることもありました。
モバイル向けの機能強化として、ネイティブな道案内機能で他の同僚を探してナビゲートしたり、前述の設定に基づいてスペースをお気に入りに設定して迅速に予約したりすることもできます。モバイルエクスペリエンスでは、従業員は予約番号の事前入力やプッシュ通知などのスマートなソリューションにより、会議の招待や近づいている予約のリマインダーを見逃すことがなくなります。
Workplace Calendar Synchronization の機能拡張
お客様に職場向けのソリューションを導入していただくときには、Workplace Reservation Management と Workplace Calendar Synchronization をしっかりと連動させて機能を提供することが非常に重要であると当社は認識しています。お客様は、職場の予約を Microsoft Outlook などの企業向けカレンダープロバイダーとシームレスに同期させる機能が必要でしょう。
新しい機能により、組織は同じカレンダープロバイダーの複数のインスタンスとスペースを同期させることができます。これは特に、組織全体で同じカレンダー環境が複数ある場合に有効です。また、重要な過去の予約をカレンダープロバイダーにインポートできるようになるので、Workplace Reservation Management をセットアップした時点で Workplace Calendar Synchronization アプリケーションを導入していなかったお客様には、特に有効です。また、職場の管理者は、予約をカレンダーにどのように表示するか (従業員の予約の有無など) を指定することもできます。
Workplace Space Management の機能強化
Workplace Space Management の機能強化により、職場チームが新たな観点でオフィス施設を効果的に管理できるようになる一方、スペースプランナーは、個々のスペースのステータスや有効化／廃止の日付を把握することで、スペースのライフサイクルを追跡し管理できるようになりました。
スペースのステータスに応じて、管理者はスペースの使用方法 (フレキシブルか恒久的かなど) を指示できます。また、ロケーションのステータス変更の追跡を許可し、その変更を自動的に継承して、必要なスペースの確保を職場全体で正確かつ効果的に実施できます。
重要なポイント
ハイブリッドワークへの移行に伴い、従業員はコラボレーションを推進するために今まで以上に「目的を持って集まる場」としての職場を必要とし、職場の責任者はオフィス施設を最大限に活用することが必要となっています。こうしたすべての課題により、デジタルトランスフォーメーションの必要性が加速します。
スペースやキャパシティを効果的に管理、計画し、そのスペースの使用を変更し続ける役割を担う職場チームにスポットライトが当てられています。
WSD が市場に投入されたのは、こうした理由からでした。WSD には Safe Workplace 機能が組み込まれていますが、さらに組織が柔軟な職場環境をサポートできるようにしながら、スペースの計画、使用率の測定、従業員と職場サービスの接続、予約やナビゲーションニーズへの簡単なアクセスなど、スペースや施設のニーズも解決します。
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