オンコールスケジュールを設定または更新する

オンコールスケジュールを作成するか、シフトと勤務表を定義して既存のスケジュールを編集します。

始める前に

必要なロール：rota_admin、rota_manager

このタスクについて

既存のテンプレートを使用してウイザードに従ってオンコールスケジュールを作成したり、最初からシフトを作成したりできます。指定された時間に複数のシフトを作成し、作成中にシフトをプレビューすることができます。これにより、勤務表を作成し、エスカレーションポリシーを定義し、シフトを確認して公開することができます。

ウィザードを実行した後に、各勤務表、エスカレーション、リマインダーの設定を微調整できます。ローテーションワークフロートリガーを設定することで、オンコール通知を有効にすることもできます。

手順

1. 移動先 すべて > On-Call Scheduling > スケジュールの作成/編集.
2. [スケジュールを定義] の [グループを選択] 選択リストから、スケジュールを定義するグループを選択します。
   注:

   選択したグループの既存のシフトを編集できます。新しいスケジュールを作成する場合は、[シフトを追加] ボタンをクリックします。
3. シフトの既存のテンプレートを選択するか、新しいシフトを作成します。
4. オプション: [シフトスケジュールの重複を許可する] チェックボックスをオンにすると、グループ内のシフトでの重複スケジュールを許可できます。
   たとえば、グループのスケジュールが 24 時間 365 日である場合に、そのグループに対して複数のスケジュールを作成することができます。シフトの重複は、複数のシフトが同じ期間にオンコールになるようにシフト間のハンドオフ期間を設定するために必要です。

   [シフトスケジュールの重複を許可する] を選択した場合、[シフト重複のエスカレーションルール] チェックボックスが表示されます。

5. オプション: [シフトの重複に関するエスカレーションルール] チェックボックスをオンにして、シフトの重複時にエスカレーションを通知する必要があるシフトを指定します。
   着信シフト、発信シフト、またはすべてのシフトにエスカレートすることができます。
6. フォームフィールドに記入します。

   表 : 1. スケジュールを定義

   質問	説明
   名前	[オンコールカレンダー] ページに表示されるシフトの名前。
   既存のスケジュールを使用しますか？	既存のスケジュールを使用するためのオプション。 既存のシフトまたは事前定義されたシフトを使用する場合は、[はい] を選択します。 新しいスケジュールを作成する場合は、[いいえ] を選択します。
   スケジュール	スケジュールの基となる値を選択します。ベースシステムで選択できるオプションがいくつかあります (たとえば、24 時間 365 日や作業日の 8 ～ 17 時)。 このオプションは、[既存のスケジュールを使用しますか？] に対して [はい] と答えた場合にのみ表示されます。 ログインしているユーザーのタイムゾーンが、これらのスケジュールの基準として使用されます。ログインしているユーザーのタイムゾーンが指定されていない場合は、インスタンスのタイムゾーンが使用されます。
   開始日	シフトの予定開始日。
   休日を指定	休日を定義するオプション。 オンコールシフトの休日を定義するには、[はい] を選択します。既存の休日のスケジュールを選択できます。 このシフトに対して休日を指定しない場合は、[いいえ] を選択します。
   祝祭日スケジュール	グループの休日スケジュールを指定します。
   追加フィールド 注: 以下のフィールドは、[既存のスケジュールを使用しますか？] フィールドを [いいえ] に設定した場合にのみ表示されます。
   タイムゾーン	シフトが稼働するタイムゾーン。
   このスケジュールのシフトは終日ですか？	オプションリスト。このシフトが終日シフトであるかどうかを指定します。
   開始	シフトの予定開始時刻。開始時刻と終了時刻で、1 つのシフトを表します。シフトが深夜に及ぶ場合にのみ日付が異なります。
   終了	シフトの予定終了時刻。開始時刻と終了時刻で、1 つのシフトを表します。シフトが深夜に及ぶ場合にのみ日付が異なります。 たとえば、8 ～ 20 時のシフトの場合には、開始は 2014-01-01 08:00:00、終了は 2014-01-01 19:59:59 です。20 ～ 8 時のシフトの場合には、開始は 2014-01-01 20:00:00、終了は 2014-01-02 07:59:59 です。
   周期	シフトが繰り返される日数。 注: このウィザードに月次や年次のオプションはありません。長期間にわたるオンコール担当者を決定することは難しいため、スケジュールを手動で編集して月次または年次のシフトを作成することはお勧めしません。この場合、同じメンバーがいつもオンコールとなるように、1 つの勤務表と 1 人のメンバーだけで年次または月次のスケジュールを作成します。シフトの例外は、勤務表の 1 回限りの変更として作成します。
   オンコールリマインダーを送信	オンコールリマインダーを勤務表のメンバーに送信するためのオプション。
   リマインダーリード時間 (日)	メールリマインダーのリード時間です。 注: このフィールドは、[オンコールリマインダーを送信] オプションを選択した場合にのみ表示されます。
   補償間隔	カバー範囲詳細の更新間隔。登録しているカレンダーを週次または日次の範囲詳細で更新するかどうかを指定します。
   補償対象	登録しているカレンダーを更新する週数または日数です。

   注:

   インスタンスはスケジュールを保存し、既存のスケジュールのリストに追加します。
7. [次へ (Next)] をクリックします。
8. オプション: 必要に応じて、[シフトを追加] をクリックしてスケジュールに別のシフトを追加します。
9. [メンバー] ページを使用してシフトおよび勤務表のメンバーを指定します。

   表 : 2. メンバーの設定

   フィールド	説明
   勤務表名 (Roster Name)	編集アイコンを使用して、メンバーを追加する勤務表の名前を編集します。
   どのメンバーをスケジュールに入れますか？	追加するメンバーを [利用可能] リストから [選択済み] リストに移動します。
   ローテーション開始日	ローテーションを開始する必要がある日付です。
   ローテーション間隔	ローテーション間隔のタイプです。
   ローテーション間隔：	ローテーション間隔の頻度です。 注: このフィールドは、[ローテーション間隔] フィールドを [毎週] に設定した場合にのみ表示されます。
   ローテーションの曜日	勤務表のローテーションを開始する曜日です。このフィールドを指定すると、指定した頻度と曜日に基づいて勤務表のローテーションが行われます。 注: このフィールドは、[ローテーション間隔] フィールドを [毎週] に設定した場合にのみ表示されます。
   オンコールリマインダーを送信	選択すると、オンコールリマインダーが勤務表のメンバーに送信されます。
   リマインダー リード時間 (日)	メールリマインダーのリード時間です。 注: このフィールドは、[オンコールリマインダーを送信] オプションを選択した場合にのみ表示されます。

10. [次の手順] をクリックします。
11. [エスカレーションのセットアップ] フォームを使用してエスカレーション設定を指定します。

    表 : 3. エスカレーションのセットアップ手順

    フィールド	説明
    エスカレーションタイプ	エスカレーション通知を受信するユーザーを決定するために使用される方法。シフトに勤務表が 1 つだけの場合、この値は [メンバーでローテーション] に自動的に設定されます。エスカレーションパスにはその勤務表のすべてのメンバーが含まれます。シフトに複数の勤務表がある場合、デフォルト値は [勤務表でローテーション] になります。すべての勤務表に基づくエスカレーションパスで 通知の送信先が決定されます。デフォルト設定を変更するには、[エスカレーションの上書き] をクリックします。
    予備連絡先	他のどのオンコールユーザーもエスカレーションを受諾しなかった場合に通知を受け取るユーザーを指定します。この値は、指定しないことも、グループマネージャー、シフトマネージャー、個人、あるいは勤務表の任意のメンバーまたはすべてのメンバーを指定することも可能です。 通知するグループのメンバーを指定するには、[個人に通知] を選択します。 シフトを指定するには、[全員に通知] を選択します。すべてのシフトメンバーに通知されます。

12. [次の手順] をクリックします。
13. [リマインダーを編集] をクリックして、エスカレーションのリマインダー設定を編集します。
14. [リマインダーを編集] フォームを使用して、スケジュールのリマインダー設定を編集します。

    表 : 4. [エスカレーションリマインダー (Escalation Reminder)] フォームのフィールド

    フィールド	説明
    リマインダー数	このグループに対してエスカレーションが設定されている場合は、インスタンスはまずこの数のリマインダーを送信した後に、バックアップメンバーに通知します。
    リマインダー間の時間	リマインダーを送信する時間の間隔。 デフォルト：15 分 選択したい値がリストにない場合は、最も近い値を選択してください。スケジュール生成後に、勤務表を編集してリマインダーの数を更新します。
    エスカレーションまでの時間	タスクをエスカレートするまでに待機する時間間隔。

15. スケジュールを確認し、[保存] をクリックします。
    スケジュールはドラフトモードで保存されます。
16. [サブスクリプションを送信] を選択して、シフトが公開されたらオンコールメンバーにサブスクリプション URL を送信します。
17. スケジュールが完了したら、[完了] をクリックしてスケジュールを保存して公開します。

次のタスク

スケジュールを更新するには、次のいずれかの手順を実行します。

• オンコールスケジュールの更新
  シフトマネージャーとメンバーは、[スケジュール] タブを使用して、グループのオンコールスケジュールを表示したり更新したりすることができます。シフトマネージャーは、単一のビューで、オンコールスケジュールの再確認、管理、ギャップや競合の解決を行うことができます。
• スケジュールエントリを更新する
  スケジュールエントリを非アクティブ化したり、スケジュールエントリタイプ、日付、時間などの設定を更新したりできます。
• スケジュール通知の連絡先情報のソースを指定する
  シフトマネージャーがオンコールスケジュール通知を送信するために選択できる連絡方法を設定します。たとえば、メールや電話の連絡先ソースを追加します。
• カレンダービューからシフトを管理する
  カレンダービューには、指定された時間間隔のユーザーグループのすべてのシフトが表示されます。オンコールスケジュールのカレンダービューを使用して、シフトを更新または管理します。
• タイムラインビューからシフトを管理
  オンコールスケジュールのタイムラインビューを使用して、勤務表メンバーの地理的な場所に基づいてシフトを更新または管理します。