Approbation ou rejet des devis
Les agents commerciaux demandent l’approbation des devis et les approbateurs décident si les devis peuvent être traités dans le cadre d’un workflow d’approbation avancé.
Les approbations de devis aident les organisations à gérer les risques financiers, juridiques et opérationnels en s’assurant que les devis répondent aux critères d’approbation internes avant d’être partagés avec les clients. Les représentants commerciaux soumettent les devis pour approbation, tandis que les approbateurs examinent les détails du devis pour déterminer si un devis peut être traité, nécessite des modifications ou doit être rejeté.
Workflow d'approbation
Les approbations de devis sont gérées via Gestion avancée des approbations, qui évalue les estimations par rapport aux règles d’approbation configurées et achemine les demandes d’approbation vers des approbateurs désignés. Les workflows d’approbation peuvent inclure des étapes d’approbation séquentielles, parallèles ou combinées basées sur des seuils de tarification, des remises, des modalités de paiement, des caractéristiques du produit ou d’autres conditions commerciales.
Lorsqu’un agent commercial soumet un devis pour approbation avancée, le système crée une ou plusieurs demandes d’approbation et les achemine vers les approbateurs appropriés. Chaque approbateur est responsable de l’examen uniquement des étapes d’approbation qui lui sont affectées.
- Détails du devis et tarification
- Motif ou condition d’approbation ayant déclenché la demande
- Tous les commentaires fournis par le demandeur
Les approbateurs ne peuvent approuver ou rejeter que les étapes d’approbation qui leur sont acheminées. Les actions d’approbation effectuées par un approbateur ne donnent pas accès aux étapes d’approbation affectées à d’autres approbateurs.
Gestion avancée des approbations Prend en charge plusieurs canaux pour effectuer des actions d’approbation, par exemple depuis l’espace de travail, à partir de listes d’approbation ou via des notifications, selon la configuration du processus d’approbation.
Rappels d’approbation et escalades
Les administrateurs peuvent configurer des calendriers de rappel afin que les approbateurs reçoivent des notifications automatisées lorsque leurs étapes d’approbation sont en attente. Les rappels permettent de s’assurer que les demandes d’approbation ne sont pas négligées et que les devis continuent d’avancer dans le processus d’approbation dans les délais prévus.
Si une étape d’approbation n’est pas terminée dans le délai défini par l’administrateur, l’étape peut être remontée à un approbateur désigné. Lorsqu’une étape est remontée, la carte des étapes se met à jour pour afficher l’approbateur escaladé afin que toutes les parties sachent qui est responsable de l’action suivante.
Approbateurs ad hoc
Les agents commerciaux et les administrateurs peuvent ajouter des approbateurs à une demande d’approbation en dehors du workflow d’approbation configuré lorsqu’un examen supplémentaire est nécessaire. Des approbateurs ad hoc sont ajoutés au moment de la soumission et sont intégrés au processus d’approbation de cette demande.
Remplacer les approbations
Les administrateurs disposant des rôles appropriés peuvent remplacer une approbation pour faire avancer un devis lorsque la configuration de l’approbation de l’organisation l’autorise. Les approbations de remplacement permettent au processus de se poursuivre sans attendre que toutes les étapes d’approbation configurées soient terminées.
Rappel des demandes d’approbation
Une fois qu’un devis est soumis pour approbation avancée, un agent commercial peut rappeler la demande d’approbation si des changements sont nécessaires. Le rappel d’une demande d’approbation annule toutes les étapes d’approbation en attente et renvoie le devis à un état dans lequel il peut être mis à jour.
Le rappel d’une estimation permet d’éviter que les approbateurs continuent d’examiner les informations obsolètes et permet aux agents de vente de résoudre les problèmes avant de soumettre à nouveau le devis pour approbation.
Workflow des rejets
Si un approbateur rejette une demande d’approbation générée par Gestion avancée des approbations, le système met à jour le workflow d’approbation en fonction du processus configuré.
Lors du rejet d’une demande d’approbation, les approbateurs sont tenus de fournir un commentaire expliquant le motif du rejet. Le rejet empêche le devis de progresser à travers les étapes d’approbation restantes et indique que des changements sont requis.
Les estimations rejetées sont renvoyées pour un examen approfondi ou des mises à jour, selon la configuration de l’approbation. L’agent commercial peut modifier le devis et le soumettre à nouveau pour approbation avancée.
Réévaluation et nouvelle soumission des estimations
Un devis rappelé ou rejeté peut être mis à jour et soumis de nouveau pour approbation avancée. Lorsque le devis est soumis à nouveau, Gestion avancée des approbations réévalue le devis et détermine les étapes d’approbation à exécuter à nouveau en fonction des règles configurées.
Les étapes d’approbation qui ne sont pas affectées par les changements peuvent être approuvées automatiquement, tandis que les étapes d’approbation impactées par les changements sont à nouveau acheminées vers les approbateurs appropriés. Cela permet de réduire les réapprobations inutiles tout en garantissant que toutes les conditions requises sont remplies avant l’approbation du devis.
Une fois que toutes les étapes d’approbation requises sont approuvées, le devis peut passer à l’étape suivante du processus de vente.