Approbation ou rejet d’ordres
Les gestionnaires d’exécution comblent le fossé entre la réception et l’exécution de la commande en examinant les informations de commande et en décidant si une commande est prête à être traitée ou nécessite un examen supplémentaire.
Workflow d'approbation
Pour commencer le processus d’approbation, commencez par examiner attentivement la commande et ses éléments de ligne. Vérifiez que tous les champs obligatoires tels que le numéro de commande, les détails du compte client, les informations de contact, la tarification, les dates critiques et les spécifications du produit ou du service sont complets et exacts. La commande doit être dans un état Nouveau pour être éligible à l’approbation.
Dans le cadre de cet examen, le système valide les détails clés de la commande, tels que les dates de contrat, afin de s’assurer que la commande répond aux critères d’approbation avant de pouvoir être traitée.
- Exactitude des détails de la commande
- Exhaustivité des champs obligatoires
- Respect des règles métier telles que les seuils de remise, les conditions contractuelles ou la disponibilité des stocks
- Validité des accords ou droits associés
Tout au long du processus, maintenez une documentation et une communication claires. Si des problèmes surviennent, coordonnez-vous avec les équipes concernées pour les résoudre avant approbation, en favorisant une transition en douceur de la réception des commandes à l’exécution et en minimisant les retards ou les retombées.
Vous pouvez apporter des corrections ou des mises à jour aux caractéristiques de la commande avant l’approbation. Une fois que la commande a passé toutes les vérifications, procédez à son approbation. Cette action met à jour l’état de la commande sur En cours, ce qui déclenche les workflows d’exécution tels que la décomposition en ordres de domaine, les tâches, l’affectation à des équipes et la planification. Le système consigne l’action d’approbation et met à jour les champs de révision pour refléter la modification.
Workflow des rejets
- Données manquantes ou incorrectes
- Violations de la politique telles que remises non autorisées ou droits non valides
- Contraintes d’inventaire
- Marqueurs de fraude ou de risque
Une fois qu’une décision de rejet est prise, mettez à jour l’état de la commande sur Rejeté dans le système. Cette action interrompt automatiquement tous les workflows d’exécution associés, interrompant ainsi le traitement de la commande. Il est important de documenter clairement le motif du rejet à l’aide de notes de travail afin que le demandeur ou les équipes concernées comprennent ce qui doit être corrigé.
Réévaluation des commandes rejetées
Une commande rejetée peut être corrigée et soumise à nouveau pour réévaluation par l’agent de commande. Si tous les problèmes sont résolus et que la commande répond aux critères d’approbation, vous pouvez approuver la commande. L’approbation d’une commande rejetée remet son état à jour sur En cours, ce qui permet de reprendre l’exécution.