Révisions d'achats

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 6 minutes de lecture

    • Des révisions de la quantité du produit, du budget ou de l'emplacement de livraison peuvent être effectuées sur les commandes passées à partir de ShoppingHub.

    L’acheteur peut réviser une commande à partir de ShoppingHub ou le spécialiste de l’approvisionnement peut soumettre une révision à partir du Sourcing and Purchasing Automation module.

    Lorsqu'un acheteur met à jour le champ de référence Tarification sur la ligne de demande d'achat, une révision est déclenchée pour les demandes d'achat standard et globales.
    • Pour les demandes d'achat standard, la quantité reste inchangée. Le montant total de la ligne est mis à jour, ce qui à son tour met à jour le montant total de la demande d'achat et déclenche une nouvelle évaluation des approbations, le cas échéant. Même s'il est renseigné, le budget n'est pas considéré comme un attribut de révision.
    • Pour les demandes d'achat globales, la quantité reste inchangée. Le montant total de la ligne est mis à jour, ce qui à son tour met à jour le montant total de la demande d'achat et déclenche une nouvelle évaluation des approbations, le cas échéant. Dans ce scénario, la ligne de révision capture l'évolution de la référence de tarification ainsi que le budget.

    Lorsqu'un bon de commande est créé, la référence de tarification sur la ligne de demande d'achat ne peut pas être révisée.

    Révisions sans bon de commande

    Si aucun bon de commande n'est créé et que l'état de la demande d'achat n'est pas Fermé rejeté, Fermé terminé ou Fermé annulé, vous pouvez réviser manuellement la demande d'achat. Dans ce cas, aucune demande de révision ni nouvelle demande d'achat n'est créée. Vous pouvez afficher les mises à jour dans la liste connexe Lignes de révision de la ligne de demande d'achat.

    L'ajout d'une nouvelle demande d'achat ou d'une ligne de bon de commande est limité au même fournisseur et propriétaire d'entreprise pour un processus de révision.

    Révisions de bons de commande

    • Révision de bon de commande initiée par l'acheteur :
      • Lorsque l'état d'un bon de commande n'est pas Fermé terminé ou Fermé annulé, un acheteur peut réviser les lignes dans ShoppingHub. Une demande de révision est créée et affectée au spécialiste de Procurement et l'état est mis à jour sur Fermé terminé. Un spécialiste de Procurement n'a pas besoin de confirmer la demande de révision avant la création de la demande d'achat révisée.
      • Une nouvelle demande d'achat de type Révision est créée et la demande de révision est jointe à la demande d'achat révisée.
    • Révision de bon de commande initiée par le spécialiste de Procurement :
      • Pour lancer une révision du bon de commande, sélectionnez Réviser dans le Sourcing and Purchasing Automation module.
      • Après confirmation de la révision, une nouvelle demande d'achat de type Révision est créée et la demande de révision est jointe à la demande d'achat révisée.
    • Révision de bon de commande global initiée par l'acheteur :
      • Lorsque l'état d'un bon de commande global n'est pas Fermé publié, un acheteur peut initier une révision dans ShoppingHub. Seuls la quantité et le budget peuvent être révisés sur un bon de commande global.
      • Lorsqu'une révision de budget est effectuée, la quantité et le montant total de la ligne globale correspondante sont calculés selon la valeur la plus proche à l'aide du coût unitaire négocié du produit de fournisseur. Les révisions ne peuvent pas être inférieures au montant publié actuel par rapport au bon de commande global. La révision de la quantité entraîne le recalcul du budget et vice versa.
      • Après confirmation de la révision, une nouvelle demande d'achat de type Révision est créée et la demande de révision est jointe à la demande d'achat révisée.

    Pour les révisions de bons de commande et de bons de commande globaux initiées par l'acheteur et le spécialiste de Procurement, l'état de la demande d'achat est mis à jour sur Révision en attente et la délégation de l'autorité est réévaluée.

    L'état du bon de commande et des lignes de bon de commande révisées est mis à jour sur Révision en attente. L'état des lignes de bon de commande qui ne sont pas révisées ne change pas.

    Lorsque l’état de la demande d’achat est Révision finale et que la demande d’achat est du type Révision, vous pouvez sélectionner Mettre à jour le bon de commande pour mettre à jour le bon de commande existant et les lignes de bon de commande avec les informations révisées.

    L'état de la demande d'achat est ensuite mis à jour sur Fermé terminé.

    Remarque :

    Les demandes de révision doivent être dans un état fermé pour qu'un bon de commande soit créé. Pour plus d'informations sur les bons de commande, consultez Bon de commande.

    Les révisions ne sont pas autorisées dans ShoppingHub pour les lignes entièrement reçues. Les révisions ne peuvent être déclenchées que pour un montant dépassant le montant reçu.

    Impact du rejet d'une augmentation de révision des fonds

    Si une demande d'achat ou un bon de commande est révisé et que la réapprobation est rejetée, le comportement suivant se produit :

    • Si aucun bon de commande n'existe, la demande d'achat est restaurée à l'état et à la valeur préalables à la révision, pour des lignes uniques et multiples.
    • Si un bon de commande existe et que le bien ou le service a été en partie ou pas du tout livré :
      • Pour une ligne unique, le bon de commande d'origine reste inchangé. Le bon de commande revient à son état avant la révision. La demande d'achat de type Révision qui en résulte sera à l'état Fermé rejeté, sans option de mise à jour du bon de commande.
      • Dans le cas de lignes multiples, si chaque ligne de la demande d'achat de révision est rejetée, l'impact est identique à celui indiqué plus haut.
      • Dans le cas de lignes multiples, si certaines des lignes de la demande d'achat de révision sont rejetées, seules ces lignes rejetées reviennent à leur état préalable à la révision, lors de la mise à jour du bon de commande.

    Impact de la révision de l'achat sur les allocations de coûts et les jalons

    Comportement de l'allocation des coûts
    • Les allocations des coûts de la demande d'achat d'origine sont mises à jour dans la demande d'achat révisée.
    • Si une augmentation ou une diminution des fonds se produit, une nouvelle allocation des coûts est créée pour le centre de coûts principal (centre de coûts du propriétaire d'entreprise figurant sur la demande d'achat) sur la demande d'achat révisée.

      Ce montant se reflète sous forme d'une augmentation (montant positif) ou d'une diminution (montant négatif) des fonds.

    • Une fois le bon de commande mis à jour, le bon de commande révisé contient des entrées distinctes pour le centre de coûts principal, c'est-à-dire l'une de la demande d'achat d'origine et l'autre suite à la révision, ainsi que toutes les allocations supplémentaires définies par l'utilisateur à partir de la demande d'achat d'origine.
    • Les allocations de coûts ne peuvent pas être mises à jour après la création d'un bon de commande.

    Pour plus de détails sur les allocations des coûts, consultez Allocations des coûts.

    Comportement des jalons
    • Les détails des jalons sont copiés de la demande d'achat d'origine vers la demande d'achat révisée.
    • L'utilisateur peut créer des jalons supplémentaires, si nécessaire, à la fin de la révision.
    • Une fois le bon de commande mis à jour, le jalon d'origine du bon de commande est mis à jour sur l'état Fermé annulé, car une copie est déjà créée au cours du processus de révision.

    Pour plus de détails sur les jalons, consultez Jalons.