Gérer les ressources à l'aide de la console d'allocations
Utilisez la console d'allocations pour gérer efficacement vos ressources. Vous pouvez examiner toutes les demandes de ressources au même endroit pour votre équipe. Vous pouvez également voir les heures disponibles pour les utilisateurs demandés et allouer efficacement les ressources.
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Les gestionnaires de ressources sont encouragés à utiliser le Espace de travail de la gestion des ressources pour allouer, approuver et gérer les affectations de ressources. Espace de travail de la gestion des ressources est une vue de l’espace de travail dédiée aux gestionnaires de ressources où vous obtenez des informations sur les tâches non affectées, une vue de carte thermique de la bande passante des ressources, une vue personnalisée pour gérer les demandes d’affectation de ressources prioritaires, etc.
La grille des ressources de la console d'allocations fournit une répartition détaillée des données de ressources. Vous pouvez modifier la vue et filtrer les données.
Si vous confirmez ou allouez des heures à partir du menu Actions, la capacité par jour d'une ressource est de 24 heures.
Vous pouvez afficher et gérer la disponibilité et l'utilisation des ressources à l'aide de l'outil de recherche de ressources. Pour activer l'outil de recherche de ressources, cliquez sur l'icône de recherche de ressource ( 
). Si vous confirmez ou affectez des heures à partir de la section de recherche de ressources, la capacité par jour d'une ressource est basée sur le calendrier de la ressource.
Si un avertissement s'affiche lors de l'exécution d'une tâche à partir de la console d'allocations, vous pouvez accéder aux journaux détaillés de cette action dans un nouvel onglet en cliquant sur le lien du message. Par exemple, lors de la demande d’extension d’un plan de ressource, si un plan de ressource ne peut pas être prolongé pour toutes les heures demandées, un avertissement s’affiche qui spécifie que certaines heures ne peuvent pas être prolongées.
Si la propriété Ne pas autoriser les dates du plan de ressources à se trouver en dehors des dates de projet/demande est activée, les dates de début et de fin du plan de ressource doivent être comprises dans les dates de projet ou de demande lorsque vous créez, étendez, décalez, déplacez ou modifiez l’état d’un plan de ressources de Demandé à confirmer ou à allouer.
Avant de commencer
Rôle requis : resource_manager
Procédure
-
Effectuez les tâches suivantes dans la grille de ressources.
Les options disponibles changent en fonction de l'état du plan de ressource.
Tâche Étapes Créer un plan de ressource pour un projet ou une demande - Cliquez sur un projet ou une demande dans la grille de ressources.
- Cliquez sur le bouton Nouveau plan situé dans le coin supérieur droit.
Créer un plan de ressource pour un projet ou une demande à partir des ressources sélectionnées - Cliquez sur un projet ou une demande dans la grille de ressources.
- Dans la section de recherche de ressources, recherchez et sélectionnez les ressources disponibles souhaitées.
- Cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau plan.
Demander un plan de ressource - Cliquez sur un plan de ressource dans la grille de ressources.
- Cliquez sur l’icône Actions (icône
), puis sélectionnez .
Confirmer ou allouer un plan de ressource - Cliquez sur un plan de ressource dans la grille de ressources.
- Cliquez sur l’icône Actions (icône ), puis sélectionnez ou .
Étendre un plan de ressource - Ouvrez un plan de ressource dans la grille de ressources.
- Cliquez sur l'icône Actions ( ), puis sélectionnez Étendre le plan de ressource.
- Entrez la nouvelle date de fin du plan de ressource dans le champ Nouvelle date de fin.
- Sélectionnez le type de demande et cliquez sur OK.
Allouer l'extension Allouer des ressources pour la période de temps demandée par le gestionnaire de projet. - Cliquez sur un plan de ressource dans la grille de ressources.
- Cliquez sur l’icône Actions (icône ), puis sélectionnez .
Confirmer ou allouer des ressources pour un groupe, un rôle ou un plan de ressource utilisateur demandé pour toute la période du plan de ressource Voir la rubrique Confirmer et allouer des plans de ressource à partir de la console d'allocations. Confirmer ou allouer des ressources à un groupe, un rôle ou un plan de ressource utilisateur pour une période spécifique Voir la rubrique Confirmer et allouer des plans de ressource à partir de la console d'allocations. Allocation partielle d'un plan de ressource pour des périodes spécifiques Cette option est disponible uniquement pour les plans de ressource confirmés.
Vous pouvez allouer un plan de ressource pour une période spécifique au lieu d'allouer le plan de ressource pour une durée complète. Pour un plan de ressource de groupe et de rôle, vous pouvez allouer partiellement un plan au niveau des utilisateurs.
Vous pouvez allouer des ressources de l'une des façons suivantes :
- Pour allouer une ressource pour toutes les périodes mises à jour dans une ligne, cliquez sur l'icône Actions ( ) et sélectionnez l'option Allouer.
- Pour allouer une ressource pour une période spécifique :
- Dans la section grille des ressources, effectuez un clic droit dans la cellule Conf/Allouer pour la période requise.
- Sélectionnez Allouer.
Le plan de ressource est partiellement alloué et l'icône d'allocation partielle (
) est affichée dans la cellule État de la grille de ressources.Supprimer un plan de ressource - Cliquez sur un plan de ressource dans la grille de ressources.
- Cliquez sur l'icône Actions ( ), puis sélectionnez Supprimer.
Modifier les heures dans la grille Utilisez l'une des méthodes suivantes : - Saisissez la valeur d'une cellule individuelle.
- Effectuez un double-clic sur un plan de ressource ou une ligne de ressource spécifique.
- Modifiez les heures allouées du plan de ressource ou d'une ressource dans la grille.
- Déplacez le pointeur hors de la cellule pour enregistrer.
- Mettez à jour plusieurs cellules à la fois :
Vous pouvez copier la valeur existante à partir d'une cellule et mettre à jour les cellules situées à sa droite. Par exemple, vous souhaitez mettre à jour les heures planifiées d'une ressource pour tous les mois du plan de ressource.
- Cliquez avec le bouton droit sur la cellule dont vous souhaitez copier la valeur et sélectionnez Remplir à droite.
- Renseignez les détails du nombre de cellules que vous souhaitez mettre à jour et des heures.
- Sélectionnez Mettre à jour.
- Cliquez avec le bouton droit sur la cellule dont vous souhaitez copier la valeur et sélectionnez Remplir à droite.
Remarque :l'option Remplir à droite est disponible uniquement sur les colonnes modifiables. Par exemple, un plan de ressource est à l'état Alloué.Remplacez un utilisateur par un autre utilisateur pour un groupe, un rôle ou un plan de ressource utilisateur. Voir la rubrique Remplacer un utilisateur dans un plan de ressource. Déplacer un plan de ressource et ses allocations à une date future pour un groupe, un rôle ou un plan de ressource utilisateur Voir la rubrique Déplacer un utilisateur dans un plan de ressource. Déplacer l'allocation d'un utilisateur à une date future pour un plan de ressource de groupe ou de rôle Voir la rubrique Déplacer les allocations d'un utilisateur. Demander tous les plans de ressource pour un projet ou une demande L'option Tout demander est disponible si au moins un des plans de ressource répertoriés pour le projet est à l'état Planification ou Rejeté.
- Cliquez sur l'icône Actions ( ) sur une ligne de projet ou de demande dans la grille des ressources.
- Sélectionnez Tout demander.
Demander un changement de plan de ressource soumis L'option Changement de demande est disponible pour les plans de ressource dont l'état est Demandé ou Confirmé.
- Cliquez sur l'icône Actions ( ) sur une ligne de plan de ressource dans la grille des ressources.
- Sélectionnez Changement de demande.
Demander l'extension d'un plan de ressource alloué Voir la rubrique Demander l'extension d'un plan de ressource alloué. Réduire la durée d'un plan de ressources alloué ou confirmé Si aucune valeur réelle n'est enregistrée pour le futur dans le plan de ressource, alors toutes les heures allouées ou confirmées de toutes ressources sont libérées lorsque vous réduirez le plan de ressource. Si les valeurs réelles sont enregistrées pour le futur, alors la date de fin du plan de ressource est mise à jour à la date future à laquelle les valeurs réelles sont présentes, et toutes les heures allouées ou confirmées de toutes les ressources de la date ayant des valeurs jusqu'à la date de fin originale sont libérées. - Cliquez sur l'icône Actions ( ) sur une ligne de plan de ressource dans la grille des ressources.
- Sélectionnez Réduire le plan de ressource.
- Saisissez la nouvelle date de fin du plan de ressource dans le champ Date de fin et cliquez sur Oui.
Terminer un plan de ressource Une fois que toutes les tâches et tous les projets associés sont terminés ou annulés, le gestionnaire de ressources peut marquer le plan de ressource comme terminé ou fermé. L'état du plan passe à Terminé. - Cliquez sur l'icône Actions ( ) sur une ligne de plan de ressource dans la grille des ressources.
- Sélectionnez Terminer.
- Dans la boîte de dialogue Confirmer, sélectionnez la date d'achèvement et cliquez sur Oui.
Annuler un plan de ressource Lorsqu'un plan de ressource n'est plus nécessaire, vous pouvez l'annuler, en tant que gestionnaire des ressources, ce qui annule également ses allocations passées et futures. - Cliquez sur l'icône Actions ( ) sur une ligne de plan de ressource dans la grille des ressources.
- Sélectionnez Annuler.
Afficher les allocations de ressources au niveau de l'utilisateur Dans la section grille de ressources, développez une entrée de plan de ressource. Les allocations au niveau de l'utilisateur sont répertoriées uniquement pour les plans de ressource de groupe et de rôle. Si une entrée n’est pas associée à un plan de ressources, l’option de développement n’est pas disponible. Une valeur négative dans une ligne d'utilisateur indique que l'utilisateur est sur-alloué pour cette période. Cliquez sur la valeur pour afficher les enregistrements quotidiens de sur-allocation des ressources d'un utilisateur pour des jours en particulier.
Afficher les détails d'un projet ou d'une demande - Cliquez sur l'icône Actions ( ) sur une ligne de projet ou de demande dans la grille des ressources.
- Sélectionnez Afficher le projet pour un projet ou Afficher la demande pour une demande.