購買要求書の結合
特定の基準が満たされている場合、購買要求書を結合できます。これにより、複数の発注書が不必要に作成されることがなくなり、承認ルールの制限を強化することもできます。
購買要求書のグループ化について、次のさまざまなシナリオを考えてみましょう。
購買要求書を結合する場合のシナリオ
調達購入者は、同じサプライヤーの新商品を既存の要求書にグループ化することで、サプライヤーに複数の注文が送信されないようにすることができます。次のシナリオを考えてみましょう。
- 調達は不要：
購入者が ShoppingHub で同じサプライヤー A のサプライヤー商品を追加し、それが PR1 と同じ送信者、サプライヤー、コストセンター、および事業主である場合、その明細は自動的に PR1 とグループ化され、[承認待ち] ステータスになります。PR1 は [承認待ち] ステータスのままです。承認は、リビジョンと同様に再評価されます。明細が PR1 より 24 時間以上後に作成された場合、その明細は自動的にグループ化されることなく、新しい購買要求書の下に作成されます。
- 調達が必要：
購入者が ShoppingHub で同じサプライヤー A の有効な契約価格のないサプライヤー商品を追加すると、調達要求が作成されます。調達要求では、明細が同じサプライヤー A に発注され、同じ送信者、サプライヤー、コストセンター、および事業主の既存の購買要求書があり、PR1 より 24 時間以内に新たに調達された明細が作成された場合、サプライヤーが受注した時点で購入明細は PR1 を照会し、購買要求書が作成されます。この明細は、ステータス [承認待ち] で PR1 に追加されます。PR1 は [承認待ち] ステータスのままです。承認は、リビジョンと同様に再評価されます。
- 調達スペシャリストは、購買要求書を手動で結合する必要があります。
- 調達は不要：
- 当該購買要求書を別の既存要求書 <purchase requisition number> と結合できることを示す注釈が PR2 のヘッダーに表示されます。この場合、<purchase requisition number> は、PR2 と同じ送信者、サプライヤー、コストセンター、および事業主を持つ PR1 へのリンクです。この注釈は、PR1 に対して注文が作成されるとクリアされます。
- ユーザーは、PR2 ヘッダーで 結合 を選択して、明細行を PR2 から PR1 に移動できます。PR2 が属している購買要求に他に要求書や調達要求が属していない場合、その購買要求と PR2 は削除されます。結合された明細は [承認待ち] ステータスで、購買要求書も [承認待ち] に戻されます。ただし、元の明細は元のステータスのままです。承認は、リビジョンと同様に再評価されます。
- 購買要求 2 の下に他の要求書または調達要求があった場合、その購買要求は削除されません。購買要求 2 のみが削除されます。
- UI アクション [結合] は、PR1 より 24 時間以内に PR2 および対応する明細が作成された場合にのみ使用できます。
- 調達が必要：調達要求を発注すると、当該明細を別の既存要求書 <Purchase requisition number> と結合できることを示す同様の注釈が、調達要求のヘッダーに表示されます。ユーザーは 、[既存の要求と結合 ] または [要求の作成] を選択できます。結合されると、PR1 のステータスは [承認待ち] に戻ります。
シナリオ 3：[最終レビュー] ステータスのサプライヤー A の PR1 があります。PO はまだ存在しません。シナリオ 2 と同じです。
シナリオ 4：PR1 は [タスクの完了待ち] ステータスで、PR2 は PR1 と結合されておらず [承認待ち] ステータスです。別の購入が作成されます。調達スペシャリストが PR2 を PR1 と結合しないことを決定し、PR2 がまだ [承認待ち] ステータスである場合、新しい購入明細はシナリオ 1 の基準に従って自動的に PR2 と結合されます。
- ユーザーが新しい購買要求で [結合 ] を選択すると、ステータスが [タスクの完了待ち] または [最終レビュー] のすべての購買要求の一覧を表示し、結合する購買要求をユーザーが選択できるようにします。
- このシナリオでは、直近の購買要求書に、当該購買要求書を他のいくつかの要求書と結合できることを示す注釈が表示されます。
- PO リビジョンの結果として作成されたリビジョンタイプの購買要求書は、結合の対象にはなりません。
- PO が作成されていない購買要求書のリビジョンには、上記のシナリオで文書化されている同様の基準による結合を検討できます。
シナリオ 7：[キャンセルしてクローズ]、[却下してクローズ]、または [完了してクローズ] ステータスのサプライヤー A の PR1 があります。明細は、[キャンセルしてクローズ]、[却下してクローズ]、または [完了してクローズ] ステータスの PR にはグループ化されません。代わりに、新しい PR が作成されます。
シナリオ 8：既に PO は作成されており、同じサプライヤーのサプライヤー商品が追加されます。新しい購買要求および購買要求書 (PR2) を作成してください。
購入明細の結合
- 数量を除いて、サプライヤー商品、事業主、コストセンター、送信者、配送日または開始日/終了日、配送場所、支払方法、および購入理由が同じである場合、購入明細は、別々の明細にするのではなく、単一の明細にグループ化できます。
- 配送日、開始日/終了日、または配送場所が異なる場合は、新しい明細を作成する必要があります。
- 支払方法のみが異なる場合は、合算比率に基づいて、コスト割り当てエントリーを適宜更新する必要があります。
- 購入理由のみが異なる場合は、次のように購入理由を追加します。
- 購入理由 1：数量 1 (例：新規雇用オリエンテーション - 数量 10)
- 購入理由 2：数量 2 (例：IT ハードウェアの更新 - 数量 2)