Planifier les e-mails de résumé du projet avec la compétence de résumé du projet par e-mail

Planifiez des e-mails de résumé de projet pour classer par ordre de priorité et suivre les changements les plus importants dans le projet dans Espace de travail du projet.

Avant de commencer

Assurez-vous que la compétence Résumé du projet par e-mail est active.

Si certains utilisateurs ayant des rôles personnalisés ont besoin d’accéder à cette compétence, vous devez mettre à jour les ACL pour ces rôles.

Rôle requis : it_project_manager

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

En utilisant la compétence Résumé du projet par e-mail, vous pouvez générer un résumé concis du projet. Le résumé du projet est partagé par e-mail. Les chefs de projet peuvent surveiller les éléments clés tels que les jalons, les affectations de ressources, les projets et les tâches de projet. Ils peuvent également hiérarchiser leurs projets et décider de la cadence de réception de ces e-mails de résumé de projet.

Procédure

1. Accédez à la Espaces de travail > Espace de travail du projet et ouvrir n’importe quel projet.
2. Sur la page de planification, sélectionnez l’icône Actions supplémentaires (icône puis sélectionnez Résumé du projet par e-mail.
3. Dans le modal Résumé du projet par e-mail, sélectionnez la cadence Hebdomadaire, Bihebdomadaire ou Mensuelle selon vos besoins.
4. Sélectionnez Ce jour, comme jours pour la fréquence hebdomadaire ou bihebdomadaire ou les dates pour la cadence mensuelle.
   Remarque :

   L’ID d’e-mail du chef de projet est requis avant de pouvoir envoyer le résumé par e-mail.

   Vous pouvez désactiver le résumé de l’e-mail en cochant la case Désactiver le résumé de l’e-mail .

5. Sélectionnez Utilisateurs dans la liste.
   • Le chef de projet est automatiquement défini comme destinataire d’e-mail par défaut pour le projet.
   • Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs utilisateurs. Seuls les utilisateurs ayant sn_ppm_read rôle ou ayant un accès en lecture ou en lecture ou en lecture aux informations du projet apparaissent pour la sélection dans la liste des utilisateurs.
   • Lorsqu’un e-mail est envoyé aux destinataires, le chef de projet est placé dans la liste À, tandis que tous les autres destinataires sont inclus dans la liste Cc.
   • Pour les projets confidentiels, les destinataires doivent être inclus dans la liste des utilisateurs autorisés à voir le projet.
6. Sélectionnez l’option Inclure les changements de tâche du chemin critique pour activer la surveillance de la tâche de projet de l’agent IA directement à partir du modal de résumé du projet par e-mail.
   Vous pouvez recevoir des notifications lorsque des modifications apportées aux tâches du chemin critique peuvent retarder les chronologies de votre projet. Ces alertes pilotées par l’IA vous aident à agir avant que les risques ne s’aggravent.
7. Sélectionnez Planifier pour planifier la cadence des e-mails pour le projet.
   Remarque :

   Étant donné que les informations contenues dans ces champs sont générées par l’IA, il est conseillé de relire le texte pour vous assurer qu’il est exact.

   La compétence Résumé du projet par e-mail capture différents instantanés de votre projet à différents moments. Par exemple, si vous choisissez un calendrier hebdomadaire, la compétence capture un instantané du projet cette semaine, puis un autre la semaine suivante. Ces instantanés sont enregistrés dans le back-end. Il Now LLM Service compare ensuite les deux instantanés et met en évidence les changements importants sur lesquels vous devez vous concentrer (comme un retard dans un jalon ou une augmentation du budget). La compétence crée ensuite un résumé de ces mises à jour clés et envoie un e-mail au chef de projet avec des liens vers des enregistrements de projet. Le résumé du projet tient les chefs de projet informés des mises à jour importantes sans avoir à examiner les changements manuellement.

8. Facultatif : Sélectionnez Planifier et envoyer à Planifier et envoyer un résumé instantané pour le projet.
   Lorsque vous sélectionnez Planifier et envoyer, vous recevez instantanément un résumé du projet et recevez également des résumés basés sur la cadence sélectionnée. L’e-mail serait envoyé aux destinataires sélectionnés avec le chef de projet.

Planifier un e-mail récapitulatif de projet

Supposons que vous avez sélectionné une cadence hebdomadaire et choisi le lundi (qui tombe le 07/07/2025). Après avoir ajouté des destinataires, vous avez coché la case Changements de la tâche du chemin critique pour activer l’agent IA Moniteur de tâche de projet.

• Si vous sélectionnez Calendrier, le résumé du projet vous est envoyé par e-mail, ainsi qu’aux bénéficiaires, chaque semaine, le lundi, à partir du 07/07/2025 et jusqu’à ce que le projet devienne inactif.
• Si vous sélectionnez Planifier et envoyer, vous recevrez immédiatement un premier e-mail récapitulatif et recevrez également des résumés en fonction de la cadence et du jour sélectionnés.

Information associée