Erstellen Sie E-Mail-Vorlagen

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  • Aktualisiert 31. Juli 2025
  • 7 Minuten Lesedauer

    • Erstellen und verwalten Sie die vorkonfigurierten E-Mail-Vorlagen zum Senden von Benachrichtigungen an Endanwender, Anwendergruppen oder Manager. Mit diesen Vorlagen können Sie Coaching und Kommunikation mit Ihren Endanwendern über durchführen Data Loss Prevention Incident Response(DLP IR) Incidents.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle:
    • sn_dlir.admin: Erstellen, bearbeiten und löschen.
    • sn_dlir.Analyst und sn_dlir.Analyst_read – Ansicht (schreibgeschützt).
      Wichtig:
      Damit Analysten die E-Mail-Kommunikation eines DLP-Incidents im Aktivitätenstrom anzeigen können, sollten Sie die Rolle „sn_dlir.Analyst“ in der globalen Systemeigenschaft hinzufügen oder anhängen Glide.ui.Activity.email_roles .

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    E-Mail-Benachrichtigungen werden nach den Incident-Benachrichtigungen kategorisiert, die an die Endanwender gesendet werden, den Eskalationsbenachrichtigungen, die an die Manager gesendet werden, oder den Benachrichtigungen zum Fälligkeitsdatum. Sie können E-Mail-Benachrichtigungen über die Fälligkeitsdaten von DLP-Incidents senden oder die Endanwender sogar darüber coachen, was zu tun ist, wenn bestimmte Bedingungen im E-Mail-Bedingungsfilter erfüllt sind.

    Mit DLP-E-Mail-Vorlagen können Sie die E-Mail-Benachrichtigung an Endanwender, Manager und Analysten senden. Sie können die Vorlagen konfigurieren, die pro Incident oder als Digest gesendet werden sollen. Ihr E-Mail-Betreff und -Text können Variablen enthalten, damit Sie Ihren vorhandenen Inhalt wiederverwenden können.

    DLP stellt die folgenden vorkonfigurierten E-Mail-Vorlagen basierend auf den Kategorien bereit:
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Genehmigungsbenachrichtigung pro Incident: Benachrichtigen Sie Anwender über die Genehmigung ihrer Anforderungen.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Eskalationsbenachrichtigung: Senden Sie Eskalationsbenachrichtigungen in Form von Digests an Manager.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Benachrichtigung über ausstehende Genehmigung: Benachrichtigen Sie Genehmiger über ausstehende Elemente.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Benachrichtigung über Abbruch der Genehmigungsanforderung pro Incident: Benachrichtigen Sie Anwender über eine Genehmigungsanforderung, die vom DLP-Analystenteam abgebrochen wurde.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Benachrichtigung über Abschluss der Anwenderantwort: Benachrichtigen Sie das DLP-Analystenteam über die von Anwendern übermittelte Antwort.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Benachrichtigung über Anwender-Incidents: Dies ist eine Standardvorlage für die Anwender-Digest-Benachrichtigung. Senden Sie alle paar Tage Incident-Benachrichtigungen in Form von Digests an die Endanwender, auch wenn keine neuen Incidents vorhanden sind, um die Anwender über die Gesamtzahl der Incidents für den Namen des jeweiligen Anwenders zu informieren. Sie können auch Digest-Benachrichtigungen senden, um die Anwender über die nächsten bevorstehenden Fälligkeitsdaten von DLP-Incidents mit dem Schweregrad „Kritisch“, „hoch“, „Mittel“ oder „Niedrig“ zu benachrichtigen.
    • DLP-E-Mail-Vorlage: Benachrichtigung über ausstehende Genehmigung pro Incident : Benachrichtigen Sie Genehmiger über ausstehende Genehmigungen.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Ablehnungsbenachrichtigung: Senden Sie eine Benachrichtigung über die Ablehnung an die anfordernde Person.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Benachrichtigung über Fälligkeitsdatum: Benachrichtigung über Fälligkeitsdatum des Incidents senden. Wenn dem Endanwender ein DLP-Incident zugewiesen wird und der Endanwender vor dem Fälligkeitsdatum keine Maßnahmen ergriffen hat, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Endanwender gesendet. Sie haben auch die Möglichkeit, den DLP-Incident an einen Manager, einen anwenderdefinierten Anwender oder eine Anwendergruppe zu eskalieren, wenn das Fälligkeitsdatum der Antwort überschritten wurde.
      Hinweis:
      Benachrichtigungen zu Fälligkeitsdatum müssen in Form von Digests vorliegen.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Anwenderantwortbenachrichtigung pro Incident: Benachrichtigen Sie Analysten über die übermittelten Anwender pro Incident.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Eskalationsbenachrichtigung pro Incident: Benachrichtigen Sie Manager über Eskalationen pro Incident.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Anwenderbenachrichtigung pro Incident: Benachrichtigen Sie Anwender über die Zuweisung pro Incident.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > DLP-Administration > E-Mail-Vorlagenan.
    2. Klicken Sie auf Neu.
    3. Füllen Sie im Formular die Felder aus.
      Tabelle : 1. Formular „DLP-E-Mail-Vorlage“
      Feld Beschreibung
      Name Name der E-Mail-Vorlage.
      Aktiv Option, um anzugeben, ob die DLP-E-Mail-Vorlage aktiv ist. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, werden für diese E-Mail-Vorlage keine Benachrichtigungen gesendet.
      Kategorie E-Mail-Benachrichtigungskategorie. DLP unterstützt die folgenden Optionen:
      • Incident-Benachrichtigung an Endanwender : Wird gesendet, wenn die Incidents Endanwendern zugewiesen werden.
      • Eskalationsbenachrichtigung an Manager : Wird gesendet, wenn das Fälligkeitsdatum der Antwort überschritten oder dem Manager manuell über das DLP-Ops-Portal zugewiesen wird.
      • Benachrichtigung über Fälligkeitsdatum : Wird gesendet, wenn das Fälligkeitsdatum der Antwort überschritten wird.
      • Anwenderantwortbenachrichtigung an Analysten : Wird gesendet, wenn der Endanwender eine Aktion für den DLP-Incident ausführt.
      • Benachrichtigung über ausstehende Genehmigungen : Benachrichtigen Sie Genehmiger über ausstehende Elemente.
      • Genehmigungsbenachrichtigung an die anfordernde Person : Benachrichtigen Sie Anwender über die Genehmigung ihrer Anforderungen.
      • Lehnen Sie die Benachrichtigung an die anfordernde Person ab : Benachrichtigen Sie Anwender über die Ablehnung ihrer Anforderungen.
      • Benachrichtigung an die anfordernde Person abbrechen : Benachrichtigen Sie Anwender über den Abbruch ihrer Anforderungen.
      Typ Option, um anzugeben, ob die E-Mail pro Incident oder als Digest gesendet wird.
      Hinweis:
      Wenn Sie ausgewählt haben Benachrichtigung über Fälligkeitsdatum Von Kategorie Dann können Sie nur Digests verwenden. Wählen Sie diese Option aus.
      Beschreibung Eindeutige Beschreibung für diese E-Mail-Vorlage.
      Ausführungsbefehl E-Mail-Vorlagenpriorität Dieses Feld gibt die Reihenfolge an, in der die E-Mail-Vorlagen ausgeführt werden, wenn zwei oder mehr E-Mail-Vorlagen die auslösenden Bedingungen gemeinsam haben.

      Die E-Mail-Vorlage mit der niedrigsten Zahl hat die höchste Priorität. Geben Sie einen Wert ein, um die Reihenfolge des Vorgangs festzulegen. Zum Beispiel 100, 200 oder eine andere Nummer. Der Standardwert ist 100.
      Vorlagenbedingung

      Optionen in den Vorlagenbedingungen, die auf der DLP-Incident-Tabelle basieren. Sie können jedes der Incident-Felder auswählen, um die Auslöserbedingung für die E-Mail-Vorlage zu erstellen.

      Verwenden Sie die Listen und Felder des Bedingungsgenerators, um die Filter für die erste Zeile festzulegen.

      Um weitere Bedingungen hinzuzufügen, klicken Sie auf UND Oder ODER .
      • Wenn UND Ist ausgewählt, müssen alle Bedingungen erfüllt sein.
      • Wenn ODER Ist ausgewählt, kann eine der Bedingungen erfüllt werden.

      Um eine zweite Filterbedingung festzulegen, klicken Sie auf Neue Kriterien .

      Hinweis:
      Bei den Bedingungen im Bedingungsgenerator wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
      Zielanwender Zielanwender für die Vorlage, wenn die Bedingungen erfüllt sind. Die Zielanwender können einer der folgenden sein:
      • Alle Empfänger : Senden Sie die E-Mail an Zielanwender.

      • Empfänger in der Gruppe: Senden Sie die E-Mail nur an Empfänger innerhalb einer bestimmten Gruppe, indem Sie die Filteroption verwenden.

      • Empfänger, die den Kriterien entsprechen : Senden Sie die E-Mail an Zielanwender, die den Kriterien entsprechen. Sie können den Filter verwenden, um Zielanwender basierend auf den Bedingungen anzuzeigen. Beispiel: Stadt.
      E-Mail-Vorlage E-Mail-Vorlage, die Sie auswählen können. Sie können die Variablen definieren, um vorhandene Inhalte wiederzuverwenden, um sie der E-Mail-Benachrichtigung hinzuzufügen.

      Die Kategorie Und Typ Felder bestimmen die Variablen, die zur Auswahl verfügbar sind. Nehmen wir beispielsweise an, dass die E-Mail-Kategorie auf Incident-Benachrichtigung festgelegt ist und der E-Mail-Typ ein Digest ist, dann sind die zur Auswahl stehenden Variablen Digest-Felder, um die Akkumulation mehrerer DLP-Incidents zu berücksichtigen.

      Hier ist ein Beispiel für E-Mail-Text-HTML jeder E-Mail-Vorlage:
      • Standardvorlage für Genehmigungsbenachrichtigungen pro Incident : 
        Dear ${respondent.first_name},

Your request "${end_user_response}" on the incident ${number} has been approved.

- Date protection team
      • Benachrichtigung über Abbruch der Anforderung für die Genehmigung eines Incidents
        Dear ${respondent.first_name},

Your request "${end_user_response}" on the DLP incident ${number} has been cancelled.

No action is required from you at this point. Data protection team will contact you for any further information required.

- Data protection team
      • Standardvorlage für Benachrichtigung über Fälligkeitsdatum : 
        Dear ${target_user.name},

Following incidents require your response.

${due_days_table}

- Data protection team
      • Standardvorlage für Anwenderbenachrichtigung pro Incident :
        Dear ${assigned_to.name},

DLP Incident ${number} is assigned to you.

Please review and submit your response.

- Data protection team
      • Standardvorlage für Anwender-Incident-Benachrichtigung :
        Hello ${target_user.name},

You have ${total_number_of_incidents} incidents assigned to you currently that require your response. ${new_incidents_in_period} new incidents got assigned to you since the last email communication.

Nearest upcoming due date for responding to a critical incident is ${nearest_due_date_for_critical_severity_incidents}.

Please log in to the ${link_to_dlp_portal} and submit your response.

- Data protection team
      • Standardvorlage für Eskalation – Digest : 
        Hi ${target_user.name},

The following data security incidents have been escalated to you due to lack of response from the assignees.

Please login to the incident response workspace to review the incidents and submit your response.

${overdue_table}

- Data protection team
      • Standardvorlage für Eskalation – Pro Incident : 
        Dear ${assigned_to.name},

Data security incident ${number} has been escalated to you.

Please review and submit your response or assign the incident back to the user.

- Data protection team
      • Standardvorlage für Benachrichtigung über ausstehende Genehmigung : 
        Dear ${approver.first_name},

Your approval is required for a few requests on data security incidents.

Please login to the workspace here and review the requests.

- Data protection team
      • Standardvorlage für Benachrichtigung über ausstehende Genehmigung pro Incident : 
        Dear ${Approver},

Your approval is required for the incident ${number} requested by the user ${respondent.first_name} ${respondent.last_name}.

Please visit this here to approve or reject the request.

- Data Protection Team
      • Standardvorlage für die Benachrichtigung über die Ablehnung pro Incident : 
        Dear ${respondent.first_name} ${respondent.last_name},

This is to inform you that your request "${end_user_response}" for the DLP incident ${number} has been rejected.

Please review the incident here.

- Data protection team
      • Standardvorlage für Anwenderantwortbenachrichtigung für „Pro Incident“ :
        Hi ${assigned_to.name},

This is to inform you that a response has been submitted for the DLP Incident ${number}.
      • Standardvorlage für Benachrichtigung über Abschluss der Anwenderantwort :
        Hello ${target_user.name},

This email is to inform you that users have submitted their response for ${new_incidents_in_period_user_response_completed} new incidents since the last email communication.

Please review the response for these incidents ${link_to_incidents_in_period_user_response_completed}.
      Das folgende Beispiel zeigt die DLP-E-Mail-Vorlage mit den Zielanwendern, die als alle Empfänger definiert sind.
      Abbildung : 1. E-Mail-Vorlage
      Erstellen und verwalten Sie DLP-E-Mail-Vorlagen.

      Das folgende Beispiel zeigt eine E-Mail-Vorlage mit dem Betreff „User Incident Notification“ und einer Variable New_Incidents_in_period . Der E-Mail-Text enthält mehrere Variablen, die aus der Spalte Variablen auswählen hinzugefügt werden.

      Abbildung : 2. E-Mail-Vorlagenvariablen
      E-Mail-Vorlage mit Feldern zum Auswählen von Variablen.
    4. Klicken Sie auf Absenden.

    Ergebnisse

    Der Endanwender erhält eine Digest-Benachrichtigungs-E-Mail mit allen ausgewählten Variablenfeldern in der Vorlage.