Planifier l’e-mail d’aperçu du projet

Planifiez l’e-mail d’aperçu du projet pour classer par ordre de priorité et suivre les changements les plus importants du projet dans Espace de travail du projet.

Avant de commencer

Assurez-vous que la compétence Génération d’aperçus de projet est active.

Rôle requis : it_project_manager

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

La compétence Génération d’aperçus de projet vous permet de générer des aperçus de projet concis. Les idées du projet sont partagées par e-mail. Les chefs de projet peuvent surveiller les éléments clés tels que le projet, la tâche de projet, le jalon, l’affectation des ressources, le RIDAC et les finances. Ils peuvent également hiérarchiser leurs projets et décider de la cadence de réception de ces e-mails d’informations sur le projet.

Lorsqu’un projet est créé avec l’état travail en cours, la compétence de génération d’aperçus de projet est automatiquement activée. Cela garantit que les projets commencent à générer des aperçus au début de la phase d’exécution sans nécessiter de configuration manuelle. En outre, tous les projets existants à l’état Travail en cours sont automatiquement activés pour les aperçus de projet basés sur les e-mails.

Procédure

1. Accédez à la Espaces de travail > Espace de travail du projet et ouvrez n’importe quel projet.
2. Sur la page de planification, sélectionnez l’icône Actions supplémentaires (icône puis sélectionnez Configurer les aperçus du projet.

   Dans la carte de compétence de génération d’aperçus du projet, sélectionnez Modifier pour modifier les conditions d’e-mail. Dans l’écran de configuration des aperçus du projet, sélectionnez Changer de champ d’application , puis Modifier les conditions. Les administrateurs peuvent contrôler la génération d’aperçus via la configuration au niveau administrateur. Pour plus d’informations sur les configurations, reportez-vous à la section Configurer Now Assist les fonctionnalités de l’administrateur. Dans le modal de condition d’e-mail, les administrateurs peuvent définir les projets qui doivent générer des aperçus et déclencher des notifications par e-mail, ce qui offre une flexibilité quant au moment et pour lequel les aperçus de projets sont envoyés.

3. Dans la fenêtre modale Configurer les aperçus du projet, à l’étape Choisir des rubriques, sélectionnez Suivant.
   Vous pouvez sélectionner ou désélectionner le projet, la tâche de projet, le jalon, l’affectation des ressources, le RIDAC et la carte financière pour personnaliser les informations affichées dans l’e-mail Aperçus du projet.
4. Dans l’étape Personnaliser le contenu, ajoutez vos besoins et sélectionnez Suivant.
   Vous pouvez définir votre ton, votre style d’écriture et vos entités de priorité. Par exemple, identifiez les risques de ce projet. Veuillez fournir un résumé formel sous forme de puces.
5. Dans l’étape Définir la fréquence, sélectionnez la cadence hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuelle selon vos besoins.
6. Sélectionnez Ce jour, comme jours pour la fréquence hebdomadaire ou bihebdomadaire ou les dates pour la cadence mensuelle.
7. Sélectionnez Utilisateurs dans la liste.
   • Le chef de projet est automatiquement défini comme destinataire d’e-mail par défaut pour le projet.
   • Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs utilisateurs. Seuls les utilisateurs ayant sn_ppm_read rôle ou ayant un accès en lecture ou en lecture ou en lecture aux informations du projet apparaissent pour la sélection dans la liste des utilisateurs.
   • Lorsqu’un e-mail est envoyé aux destinataires, le chef de projet est placé dans la liste À, tandis que tous les autres destinataires sont inclus dans la liste Cc.
   • Pour les projets confidentiels, les destinataires doivent être inclus dans la liste des utilisateurs autorisés à voir le projet.
8. Facultatif : Sélectionnez Envoyer un aperçu pour générer et envoyer instantanément un aperçu de l’e-mail d’aperçu.
   Lorsque vous sélectionnez Envoyer un aperçu, vous recevez instantanément des aperçus du projet et recevez également des aperçus en fonction de la cadence sélectionnée. L’e-mail serait envoyé aux destinataires sélectionnés avec le chef de projet.
9. Sélectionnez Planifier pour planifier un e-mail d’aperçus pour le projet.
   Remarque :

   Étant donné que les informations contenues dans ces champs sont générées par l’IA, il est conseillé de relire le texte pour vous assurer qu’il est exact.

   Cette compétence génère et envoie automatiquement des e-mails d’aperçu de projet basés sur les données et l’activité du projet. Ces e-mails fournissent une vue consolidée de l’intégrité du projet, y compris les écarts de calendrier, les RIDAC (risques, problèmes, décisions, actions et demandes de changement), les ressources, les jalons, les projets, les tâches de projet et les informations financières. Les éléments de projet sont automatiquement regroupés en catégories RIDAC et classés par niveau d’impact (élevé, moyen ou faible), tandis que les aperçus financiers mettent en évidence les risques et les écarts potentiels. Cette fourniture automatisée d’informations aide les personnes concernées à rester informées de l’intégrité, des risques et de la situation financière du projet sans effort de reporting manuel.

   Cette compétence génère des aperçus et les envoie par e-mail au chef de projet et à d’autres personnes concernées en fonction de la cadence. Par exemple, lorsqu’une ressource est surallouée, le chef de projet reçoit une alerte sans avoir à l’examiner manuellement. Lors de la planification de l’e-mail, les gestionnaires peuvent choisir ou désélectionner les rubriques qu’ils souhaitent, personnaliser les aperçus avec leurs propres instructions d’invite, ajouter d’autres personnes concernées et choisir de programmer l’e-mail ou d’envoyer instantanément un aperçu.

   Vous pouvez mettre en pause l’e-mail en cochant la case Suspendre la cadence .

Planifier un e-mail d’aperçu du projet

Supposons que vous avez sélectionné une cadence hebdomadaire et choisi le lundi (qui tombe le 07/07/2025). Après l’ajout de destinataires :

• Si vous sélectionnez Calendrier, les aperçus du projet vous sont envoyés, ainsi qu’aux destinataires, par e-mail chaque semaine, le lundi, à partir du 07/07/2025 et jusqu’à ce que le projet soit inactif.
• Si vous sélectionnez Envoyer l’aperçu, vous recevrez immédiatement un premier e-mail d’aperçu, ainsi qu’un aperçu en fonction de la cadence et du jour sélectionnés.

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