Intégrer les bons de commande

  • Rversion finale: Zurich
  • Mis à jour 31 juil. 2025
  • 5 minutes de lecture

    • Les bons de commande sont créés dans Source-to-Pay (S2P) et synchronisés avec le système ERP de manière asynchrone.

    Étant donné que plusieurs concepts clés sont spécifiques au système ERP mais ne sont pas capturés dans S2P, les configurations suivantes dans S2P sont des conditions préalables pour garantir une exécution réussie de l’intégration :

    • Mappage d’adresse ERP : cette table stocke le mappage entre un emplacement de livraison dans S2P et une usine dans le système ERP. Des colonnes d’identificateur d’adresse supplémentaires sont disponibles dans cette table pour permettre aux clients de mapper une adresse dans S2P à d’autres entités du système ERP.
    • Mappage de catégorie d’actifs ERP : cette table stocke le mappage entre une politique de capitalisation dans S2P et une classe d’actifs dans le système ERP. La classe d’actifs est renseignée en fonction de la valeur qui a été mappée à la politique de capitalisation correspondante qui a déclenché la création de l’actif immobilisé dans S2P.
    • Mappage de groupe de matériels ERP : cette table stocke le mappage entre une catégorie de modèle dans S2P et un groupe de matériels dans le système ERP. Selon la catégorie de modèle associée au produit du fournisseur dans une ligne de bon de commande dans S2P, la catégorie de modèle appropriée est renseignée dans le système ERP.
    • Configuration de la catégorie d’affectation de compte : pour prendre en charge les prépaiements et la possibilité de stocker plusieurs comptes de comptabilité générale sur une ligne de bon de commande dans le système ERP, la configuration doit être effectuée soit pour introduire une nouvelle catégorie d’affectation de compte nette dans le système ERP avec cette fonctionnalité activée, soit pour mettre à jour une catégorie existante.
    Remarque :
    Seul un administrateur Procurement peut consulter les tables de mappage d'intégration ERP.

    Flux de processus

    • Lors de l’examen final d’une demande d’achat, un bon de commande et les actifs immobilisés, le cas échéant, sont créés dans S2P, déclenchant l’intégration au système ERP.
    • Les pièces jointes, le cas échéant, avec des ID système valides, sont copiées à partir de l’enregistrement de la table intermédiaire du bon de commande entrant vers l’enregistrement de la table primaire du bon de commande. Pour ce faire, un script de transformation, qui fait partie de la carte de transformation d’étape Ordre, déclenché onAfter.
    • En cas d'erreur d'intégration, une tâche d'achat d'erreur d'intégration est créée sur la demande d'achat. Celui-ci contient le message d’erreur du système ERP pour informer le spécialiste de l’approvisionnement de ce qui doit être mis à jour.
    • Si une ligne de bon de commande est insérée par le système ERP sans bon de commande correspondant dans S2P, votre administrateur reçoit un message d’erreur. Ils peuvent exécuter la tâche planifiée « Redéclencher les enregistrements des ensembles de données à importer de la ligne de commande ayant échoué » pour redéclencher les enregistrements de ligne de bon de commande d’erreur qui n’ont pas été importés en raison de l’absence du bon de commande. Pour plus d’informations sur la gestion des erreurs d’intégration, reportez-vous à la section Erreurs d’intégration dans les tables intermédiaires.
    • Les bons de commande ne sont pas créés dans le système ERP tant que l’erreur d’intégration n’est pas résolue dans S2P. À ce stade, l’état du bon de commande et de la demande d’achat dans S2P est défini sur Soumission en attente.
    • Des sections de formulaire, des champs et des tables de mappage supplémentaires sont créés dans S2P à des fins d’intégration.
    • Une fois le bon de commande créé avec succès dans le système ERP, un numéro ERP de bon de commande et un numéro ERP de ligne de bon de commande sont renvoyés et resynchronisés vers l’enregistrement approprié dans S2P.
    • Si une politique de capitalisation est satisfaite, les actifs immobilisés sont créés dans le système ERP et le numéro ERP est resynchronisé avec S2P.
    • Les révisions de bons de commande dans S2P n’entraînent pas la création d’un nouveau bon de commande dans le système ERP. Le bon de commande existant est mis à jour pour refléter les informations révisées. Les boutons permettant de mettre à jour un bon de commande sont désactivés lorsque l’état de l’intégration dans la table intermédiaire de commande sortante [sn_spend_intg_outbound_purchase_order] est Nouveau ou En cours.
    • L’annulation d’un bon de commande dans S2P déplace l’état du bon de commande vers En attente de soumission. Lorsque l’intégration réussie dans le système ERP est réussie, le bon de commande est annulé.
    • Les bons de commande globaux ne sont pas créés dans le système ERP car il s’agit d’une liste pré-approuvée d’utilisateurs qui n’ont pas à passer par le processus d’approbation lorsqu’ils achètent contre l’achat global. En outre, il n’existe aucun document financier associé aux bons de commande globaux dans S2P.
    • Les versions de bons de commande sont créées dans le système ERP.
    • Les factures et les reçus sont créés par rapport aux versions de bons de commande standard dans S2P et, en tant que tels, également en tant que bons de commande standard dans le système ERP.

    Scénario de fractionnement de ligne de bon de commande

    Plusieurs lignes de bon de commande sont créées à partir d'une ligne d'achat unique si les conditions suivantes sont remplies :
    • L’achat est intégré au système ERP
    • La quantité achetée est égale ou supérieure à 100
    • L'achat est capitalisé, par exemple, les actifs immobilisés sont créés pour l'achat

    Si plusieurs lignes de bon de commande doivent être créées, la première ligne de bon de commande peut avoir une quantité achetée maximale de 99, et les autres doivent passer aux lignes de bon de commande suivantes, aucune ne devant dépasser 99. Vous pouvez créer autant de lignes de bon de commande que nécessaire pour couvrir la quantité de produits achetés.

    Par exemple, si la quantité achetée d’une ligne d’achat est de 250, qui est capitalisée et intégrée au système ERP, les lignes de bon de commande sont réparties comme suit :
    • POL1001 : quantité achetée = 99
    • POL1002 : quantité achetée = 99
    • POL1003 : quantité achetée = 52
    Remarque :
    Chaque ligne de bon de commande créée ici doit faire référence à la même ligne d'achat et les actifs immobilisés créés doivent référencer la ligne de bon de commande appropriée.