Fusionner des demandes d'achat

  • Rversion finale: Zurich
  • Mis à jour 31 juil. 2025
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    • Les demandes d'achat peuvent être fusionnées si certains critères sont remplis. Cela évite la création inutile de plusieurs bons de commande et permet également d'appliquer des limites aux règles d'approbation.

    Examinez les différents scénarios suivants dans lesquels des demandes d'achat sont regroupées.

    Scénarios de fusion de demandes d'achat

    Un acheteur Procurement peut regrouper de nouveaux produits par fournisseur dans une demande existante afin de ne pas lui envoyer plusieurs commandes. Examinez les scénarios suivants :

    Scénario 1 : une demande d'achat (PR1) pour le fournisseur A existe et présente l'état Approbation en attente. Le bon de commande (PO) n'a pas été créé.
    • L'approvisionnement n'est pas requis :

      Si l'acheteur ajoute un produit du même fournisseur A dans ShoppingHub et que les données Soumis par, Fournisseur, Centre de coûts et Propriétaire d'entreprise sont identiques à celles de la demande d'achat PR1, les lignes sont automatiquement regroupées avec PR1 avec l'état Approbation en attente. PR1 reste à l'état Approbation en attente. Les approbations sont réévaluées de la même façon que les révisions. Si la ligne a été créée plus de 24 heures après PR1, elle n'est pas regroupée automatiquement et est créée dans une nouvelle demande d'achat.

    • Approvisionnement requis :

      Si l'acheteur ajoute un produit du même fournisseur A dans ShoppingHub qui n'a pas de prix contractuel actif, une demande d'approvisionnement est créée. Dans la demande d'approvisionnement, en supposant que la ligne a été attribuée au même fournisseur A, qu'il existe une demande d'achat avec les mêmes données Soumis par, Fournisseur, Centre de coûts et Propriétaire d'entreprise et que la ligne nouvellement approvisionnée n'a pas été créée plus de 24 heures après PR1, la ligne d'achat fait référence à PR1 lorsque le fournisseur est attribué et une demande d'achat est créée. La ligne est ajoutée à PR1 avec l'état Approbation en attente. PR1 reste à l'état Approbation en attente. Les approbations sont réévaluées de la même façon que les révisions.

    Scénario 2 : la demande PR1 pour le fournisseur A existe, à l'état En attente d'achèvement de la tâche. Le PO n'existe pas encore.
    • Un spécialiste Procurement doit fusionner manuellement les demandes d'achat.
    • L'approvisionnement n'est pas requis :
      • Une annotation s'affiche dans l'en-tête de PR2 indiquant que cette demande d'achat peut être fusionnée avec un autre numéro de demande existant <purchase requisition number>, où <purchase requisition number> est un lien vers PR1 qui a les mêmes données Soumis par, Fournisseur, Centre de coûts et Propriétaire d'entreprise que PR2. Cette annotation est effacée lorsqu'une commande est créée au niveau de PR1.
      • L’utilisateur peut sélectionner Fusionner sur l’en-tête PR2 pour déplacer les lignes de PR2 à PR1. S'il n'existe aucune autre demande ou demande d'approvisionnement sous la demande d'achat à laquelle PR2 appartient, la demande d'achat et PR2 sont supprimées. Les lignes fusionnées sont dans l'état En attente d'approbation et l'état de la demande d'achat est également rétablie sur En attente d'approbation. Toutefois, les lignes d'origine restent dans leur état initial. Les approbations sont réévaluées de la même façon que les révisions.
      • Si d'autres demandes ou demandes d'approvisionnement existaient sous la demande d'achat PR2, la demande d'achat n'est pas supprimée. Seule la demande d'achat PR2 est supprimée.
      • L'action d'interface utilisateur Fusionner n'est disponible que si PR2 et les lignes correspondantes n'ont pas été créées plus de 24 heures après PR1.
    • Approvisionnement requis : lors de l'attribution de la demande d'approvisionnement, une annotation similaire s'affiche dans l'en-tête de la demande d'approvisionnement indiquant que cette ligne peut être fusionnée avec un autre numéro de demande existant <numéro de demande d'achat>. L’utilisateur peut sélectionner Fusionner avec une demande existante ou Créer une demande. Si elle est fusionnée, l'état de PR1 revient à En attente d'approbation.

    Scénario 3 : la demande PR1 pour le fournisseur A existe et présente l'état Revue finale. Le PO n'existe pas encore. Identique au scénario 2.

    Scénario 4 : la demande PR1 est dans l'état En attente d'achèvement de la tâche, la demande PR2 n'est pas fusionnée avec PR1 et présente l'état En attente d'approbation. Un autre achat est créé. Si le spécialiste Procurement décide de ne pas fusionner PR2 avec PR1 et que l'état de PR2 est toujours En attente d'approbation, les nouvelles lignes d'achat sont automatiquement fusionnées avec PR2 selon les critères du scénario 1.

    Scénario 5 : plusieurs PR sont dans l'état En attente d'achèvement de la tâche ou Revue finale. Une nouvelle PR est créée dans les 24 heures avec les mêmes données Demandé par, Fournisseur, Centre de coûts et Propriétaire d'entreprise.
    • Lorsque l’utilisateur sélectionne Fusionner sur la nouvelle demande d’achat, affichez une liste de toutes les demandes d’achat dont l’état est En attente d’achèvement de la tâche ou de Révision finale, et autorisez l’utilisateur à sélectionner celle avec laquelle fusionner.
    • Dans ce scénario, une annotation s'affiche dans la dernière demande d'achat indiquant qu'elle peut être fusionnée avec plusieurs autres demandes.
    Scénario 6 : révisions
    • Les demandes d'achat de type Révision, créées suite à la révision d'un bon de commande, ne sont pas éligibles à la fusion.
    • Les révisions de demande d'achat, lorsqu'aucun bon de commande n'est créé, peuvent être prises en compte pour la fusion à l'aide de critères similaires documentés dans les scénarios précédents.
    Remarque :
    Pour tous les scénarios de fusion, l'option Fusionner n'est affichée sur l'interface utilisateur que lors de la dernière demande d'achat créée.

    Scénario 7 : la demande PR1 pour le fournisseur A existe, à l'état Fermé annulé, Fermé rejeté ou Fermé terminé. Une ligne n'est pas regroupée dans une PR dont l'état est Fermé annulé, Fermé rejeté ou Fermé terminé. À la place, une nouvelle PR est créée.

    Scénario 8 : un bon de commande est déjà créé et un ou plusieurs produits du même fournisseur sont ajoutés. Créez une nouvelle demande d'achat et une nouvelle demande d'achat (PR2).

    Fusionner des lignes d'achat

    Les lignes d'achat dans une demande d'achat peuvent également être fusionnées dans les conditions suivantes :
    • Si le produit de fournisseur, le propriétaire d'entreprise, le centre de coûts, l'émetteur, la date de livraison ou la date de début/fin, l'emplacement de livraison, le mode de paiement et le motif d'achat sont identiques (pas la quantité), les lignes d'achat peuvent être regroupées en une seule ligne au lieu de lignes distinctes.
    • Si la date de livraison, la date de début/de fin ou l'emplacement de livraison est différent, une nouvelle ligne doit être créée.
    • Si seule la méthode de paiement est différente, les entrées d'allocation des coûts doivent être mises à jour en conséquence, en fonction du taux combiné.
    • Si seul le motif d'achat est différent, ajoutez les motifs d'achat comme suit :
      • Motif d'achat 1 - qté 1 (exemple : Orientation des nouveaux employés - qté 10)
      • Motif d'achat 2 - qté 2 (exemple : Actualisation du matériel informatique - qté 2)
    Remarque :
    La fusion des demandes d’achat et la fusion des lignes d’achat ne s’appliquent pas aux produits groupés.