Créer une configuration de document de fournisseur

Créez une configuration de document de fournisseur pour définir quand exécuter la configuration, qui peut afficher la demande de chargement et charger les documents, et s’il faut envoyer des notifications lorsque des documents sont téléchargés ou ont expiré.

Avant de commencer

Rôle requis : sn_slm.manager ou sn_slm.admin

Procédure

1. Effectuez l'une des opérations suivantes.

   À	Effectuez les actions suivantes
   Créer une configuration de document à partir de l’interface utilisateur de la plateforme	Accédez à la Tous > Opérations de cycle de vie du fournisseur > Administration > Configuration du document
   Créer une configuration de document à partir de Espace de travail Source-to-Pay	Accédez à la Tous > Opérations de cycle de vie du fournisseur > Espace de travail de Source-to-Pay. Sélectionnez l’icône de liste (icône et accédez à Listes > Administration > Configuration du document.

2. Sélectionnez Nouveau.
3. Remplissez les champs du formulaire.

   Tableau 1. Formulaire Configuration de documents du fournisseur

   Champ	Description
   Nom	Nom que vous attribuez à la configuration.
   Application	Application contenant cet enregistrement. Dans ce cas, il affiche l’application par défaut, qui est Portail de collaboration des fournisseurs.
   Ordre	Ordre dans lequel vous souhaitez afficher la configuration. Attribuez une valeur numérique en multiples de 100.
   Actif	Option permettant de décider si cette configuration est utilisée.
   Description	Brève description de la configuration.

4. Sélectionnez l’onglet Condition d’exécution et renseignez les champs.

   Tableau 2. Formulaire de condition d’exécution

   Champ	Description
   Quand exécuter	Lorsque vous souhaitez que la configuration s’exécute. Les choix possibles sont les suivants : Sur demande : la configuration s’exécute lorsque vous sélectionnez Exécuter maintenant sur le formulaire Configuration du document du fournisseur. Vous pouvez utiliser cette option pour exécuter la configuration immédiatement sans attendre que les autres conditions d’exécution soient remplies. Pour plus d'informations, consultez Exécuter manuellement une configuration de document fournisseur. Lorsque l’enregistrement de fournisseur est inséré : la configuration s’exécute lorsqu’un nouvel enregistrement de fournisseur est créé. Lorsque l’enregistrement de fournisseur est mis à jour : la configuration s’exécute lorsqu’un enregistrement de fournisseur existant est mis à jour. Lorsque l’enregistrement de fournisseur est inséré/mis à jour : la configuration s’exécute lorsqu’un nouvel enregistrement est créé ou qu’un enregistrement de fournisseur existant est mis à jour.
   Condition de fournisseur	Spécifiez quand la configuration doit s’exécuter lorsque des conditions spécifiques sont remplies.
   Avancés	Option permettant d’utiliser un script pour spécifier le moment d’exécution de la configuration.

5. Sélectionnez l’onglet Préférences de chargement et renseignez les champs.

   Tableau 3. Charger le formulaire des préférences

   Champ

   Description

   Requis par

   Spécifiez qui doit charger le document. Les choix possibles sont les suivants : Tout le monde : nécessite que l’un des contacts du fournisseur télécharge le document requis. Avec cette option, le contact du fournisseur peut télécharger un document à partir du widget Document sur la page Mon entreprise du Portail de collaboration des fournisseurs. Pour plus d'informations, consultez Gérer les documents à partir de Portail de collaboration des fournisseurs. Tout le monde : nécessite que chaque contact du fournisseur télécharge le document requis. Le champ Générer la tâche pour est disponible si vous sélectionnez Tout le monde dans le champ Requis à partir de . Sélectionnez Oui dans le champ Générer une tâche pour générer la tâche Charger un document pour chaque contact de fournisseur. Avec cette option, le contact du fournisseur peut télécharger le document à partir de l’un de ces emplacements dans le Portail de collaboration des fournisseurs: Widget Documents sur la page Ma société Tâche Charger un document sur la page Mes tâches Pour plus d'informations, consultez Gérer les documents à partir de Portail de collaboration des fournisseurs.

6. Sélectionnez l’onglet Gérer l’accès et renseignez les champs.

   Tableau 4. Formulaire Gérer l’accès

   Champ	Description
   Afficher l'accès	Les utilisateurs disposant de cet accès peuvent uniquement lire le document.
   Charger/mettre à jour l'accès	Les utilisateurs disposant de cet accès peuvent mettre à jour et charger le document.
   Accès administrateur	Les utilisateurs disposant de cet accès peuvent lire, mettre à jour et charger le document.

   Remarque :

   Dans l’onglet Gérer l’accès , attribuez l’accès à des utilisateurs ou à des groupes d’utilisateurs en fonction des autorisations des critères d’utilisateur.
7. Sélectionnez l’onglet Notification et renseignez les champs.

   Tableau 5. Formulaire de notification

   Champ	Description
   Notifier au chargement	Contrôle si une notification est envoyée lorsqu’un document est téléchargé. Les options sont les suivantes : Oui Non
   Personne à notifier au chargement	Utilisateur que vous souhaitez notifier lorsque le document est téléchargé. Ce champ n’est disponible que si vous sélectionnez Oui dans le champ Notifier lors du chargement .
   Notifier à l'expiration	Contrôle si une notification est envoyée lorsqu’un document expire. Les options sont les suivantes : Oui Non
   Personne à notifier à l'expiration	Utilisateur que vous souhaitez notifier lorsque le document expire. Ce champ n’est disponible que si vous sélectionnez Oui dans le champ Notification à l’expiration .

8. Sélectionnez Enregistrer pour rester sur le formulaire Configuration de documents du fournisseur.
   Remarque :

   La liste connexe Fournisseurs affiche tous les fournisseurs auxquels la configuration de document fournisseur s’applique.
9. Dans la liste connexe Types de documents de fournisseurs, sélectionnez Nouveau.
   Remarque :

   Si vous souhaitez créer un type de document fournisseur à partir du Espace de travail Source-to-Pay, procédez comme suit :

   1. Accédez à la Tous > Opérations de cycle de vie du fournisseur > Espace de travail de Source-to-Pay.
   2. Sélectionnez l’icône de liste (icône et accédez à Listes > Administration > Configuration du document.
   3. Ouvrez une configuration de document de fournisseur, sélectionnez l’onglet Types de documents de fournisseur , puis sélectionnez Nouveau.
10. Remplissez les champs du formulaire.

    Tableau 6. Formulaire de type de document du fournisseur

    Champ	Description
    Nom	Nom du type de document.
    Type	Le type du document. Les choix possibles sont les suivants : Politique Directive Procédure Contrat
    Configuration du document	La configuration de document à laquelle vous souhaitez associer le type de document.
    Ordre	Ordre dans lequel vous souhaitez afficher la configuration. Attribuez une valeur numérique en multiples de 100.
    Jours avant l'expiration	Nombre de jours avant l’expiration du document. Remarque : Après l’expiration d’un document, une notification est envoyée aux utilisateurs indiquant que le document a expiré et qu’une nouvelle version du document doit être téléchargée. La notification n’est envoyée que si le champ Notification à l’expiration est défini sur Oui. La notification est envoyée aux utilisateurs que vous spécifiez dans le champ À notifier à l’expiration . Après l’expiration d’un document, il est marqué comme expiré dans le widget Documents du Portail de collaboration des fournisseurs. Le marquage Expiré est supprimé lorsque vous chargez une version mise à jour de ce document.
    Modèle	Option qui vous permet de joindre un modèle qui spécifie le format attendu du document à télécharger. Sélectionnez l’icône Gérer les pièces pour joindre un modèle.
    Description	Brève description du type de document.

11. Dans les onglets Préférences de téléchargement, Gérer l’accès et Notification , spécifiez les valeurs que vous souhaitez que le type de document utilise.
    Remarque :

    Les valeurs de champ que vous définissez dans ces onglets remplacent les valeurs de champ que vous définissez dans les onglets correspondants pour la configuration de document à laquelle vous associez ce type de document.
12. Sélectionnez Soumettre.

Concepts associés

• Chargement des documents du fournisseur

Tâches associées

• Exécuter manuellement une configuration de document fournisseur