Répartition des dépenses

Les dépenses peuvent également être allouées à une entité d’entreprise responsable des dépenses.

Ceci n’est pas considéré comme un remboursement ou une facturation, mais peut être utilisé comme source de facturation. L’objectif principal de la répartition des dépenses est de représenter le consommateur du processus qui a engagé une dépense. Cela peut être accompli en définissant des règles d’allocation des dépenses.

Exemple simple

Cet exemple montre comment allouer chaque ligne de dépense liée au serveur au département responsable du serveur.

Pour visualiser l’exemple :

1. Accédez à Gestion financière > Règles d’allocation des dépenses.
2. Supprimez le filtre de liste pour afficher les règles inactives et les règles actives.
3. Sélectionnez la règle Serveur - Département .

La règle stipule que pour chaque ligne de dépense associée (champ Source de dépense) à un serveur présentant l’un des états sélectionnés, générez un enregistrement d’emplacement de dépense correspondant à 100 % du montant des dépenses et affectez l’allocation au département du serveur.

Pour afficher les allocations des dépenses, ajoutez la liste connexe Allocation des dépenses au formulaire. Le champ cible correspond à l’unité business à laquelle les dépenses sont allouées.

Figure 1. Démo des coûts Exp. allouée

Exemple complexe

Un exemple plus courant serait d’allouer les coûts d’un service d’entreprise aux consommateurs professionnels. Étant donné que les centres de coûts sont généralement utilisés pour faire référence aux finances de l’entreprise, cet exemple alloue les coûts de service d’entreprise à chaque centre de coûts qui consomme le service et base le montant alloué sur le montant du service consommé par le centre de coûts.

Pour afficher l’exemple, accédez à Gestion financière > Services d'entreprise et sélectionnez Retail. Passez à la vue Coût pour accéder à d’autres listes connexes.

L’enregistrement Unités d’allocation définit la quantité de capacité fournie par ce service. Dans ce cas, le service de vente au détail peut prendre en charge 50 emplacements (unités), dont 45 sont alloués. Une unité est un concept générique qui peut représenter quelque chose qui a du sens pour ce service d’entreprise. Cet enregistrement utilise des unités pour représenter l’allocation. L’objectif est d’utiliser le nombre d’unités et le nombre d’unités du centre de coûts pour déterminer un pourcentage du total afin de calculer le montant de l’allocation.

Figure 2. Unités d’allocation de vente au détail de démonstration des coûts

La liste Relations du centre de coûts du CI indique les centres de coûts qui utilisent le service et le nombre d’unités qu’ils utilisent. Ces informations sont utilisées pour déterminer la part des dépenses de service à allouer à chaque centre de coûts. Par exemple, le service commercial utilise 10 des 50 unités allouées, il se verra donc attribuer 20 % de toutes les dépenses de vente au détail. Il est également possible d’allouer en fonction du total (10 ou 45).

Figure 3. Utilisateurs de vente au détail de démonstration des coûts

Pour voir comment les lignes de dépense sont allouées, sélectionnez une entrée dans la liste connexe Lignes de dépense et ajoutez la liste connexe Allocation des dépenses au formulaire Ligne de dépense.

Ce qui suit est une dépense du serveur dbaix901nyc de 2 500 $. Deux allocations de dépenses sont générées à partir de la dépense. Le centre de coûts de négociation s’est vu allouer 500 USD (20 %) des dépenses en fonction de la relation CI avec le centre de coûts vue précédemment.

Figure 4. Exemple de vente au détail de démonstration des coûts

Ce type d’allocation des services d’entreprise au centre de coûts est réalisé via la règle d’allocation des dépenses Process Svc-CC Relationships (Relations processus Svc-CC ). Il s’agit d’une règle avancée qui utilise un script pour déterminer la logique d’allocation.