のクイックメッセージと応答テンプレートを含むメールコンポーザー Source-to-Pay ワークスペース
Source-to-Pay ワークスペース のメールクライアントから送信するメールのメッセージ本文に、事前定義されたコンテンツを挿入します。
この機能を使用して、購買要求、調達要求、交渉、交渉イベント、調達ケース、タスクを含むすべての調達オブジェクトに対してメールを送信できます。メールクライアントを開くには、調達オブジェクトの [その他のアクション] アイコンから [ メールの作成 ] を選択します。[ 宛先]、[ 件名]、および [メール本文] フィールドにデータが事前に入力されたドラフトメールが表示されます。
クイックメッセージの使用
メールクライアントでは、クイックメッセージを選択して、クイックメッセージで指定された内容をメール本文に入力できます。1 つ以上のクイックメッセージを定義すると、クイックメッセージのコンテキストペインがメールクライアントに表示され、選択したクイックメッセージを含むメールの下書きを作成できます。ソーシングと調達オペレーションの場合、提供されるデフォルトのクイックメッセージは [免責事項] のみです。
[挿入] を選択すると、クイックメッセージコンテンツがカーソルの位置に挿入されます。クイックメッセージを選択する前に作成したコンテンツは置き換えられません。既存のコンテンツをクイックメッセージに置き換えるには、置き換えるテキストをハイライト表示してから、クイックメッセージを選択します。
クイックメッセージコンテンツの作成
クイックメッセージを定義するには、メールクライアント定型メッセージ [sys_email_canned_message] テーブルにレコードを作成します。
- アイコン
- ロゴ
- イメージ
- リッチテキスト HTML
- ハイパーリンク
- 変数
- その他の HTML 構成
ビジネスマネージャーに email_client_quick_message_author ロールをアサインして、ビジネスマネージャーが自身のグループのユーザー用にクイックメッセージを作成できるようにします。
クイックメッセージの作成方法の詳細については、「 クイックメッセージの定義」を参照してください。
応答テンプレートの使用
応答テンプレートを使用して、ケースをより迅速かつ効率的に解決します。応答テンプレートは、ドラフトメールにコピーしてユーザーに一貫性のあるメッセージを迅速に提供できる再利用可能なメッセージです。各テンプレートは、タスク [task] またはインタラクション [interaction] テーブルの拡張であるテーブルに関連付けられています。応答テンプレートには、メッセージの特定に使用可能なショートカットを指定するための短い名前が含まれています。
メールに使用する応答テンプレートを開き、[ クリップボードにコピー] を選択します。これで、このテンプレートの内容をカーソルの場所に貼り付けることができます。応答テンプレートを選択する前に作成したコンテンツは置き換えられません。既存のコンテンツを応答テンプレートのコンテンツに置き換えるには、置き換えるテキストをハイライト表示してから、応答テンプレートを選択します。
- 調達ケース:標準のクローズ応答、調達連絡先、ポリシーの指示、および追加情報。
- 購買要求:発注書の発行が進行中であり、調達連絡先、およびポリシーの指示。
- 調達要求:発注書 (PO) の発行が進行中です。調達連絡先、およびポリシーの指示。
- 交渉:調達連絡先、およびポリシーの指示。
- 交渉イベント:調達連絡先、およびポリシーの説明。
- タスク:調達連絡先、およびポリシーの指示。
応答テンプレートリーダー [sn_templated_snip.template_snippet_reader] ロールを持つユーザーは応答テンプレートのコンテンツの読み取りのみが可能ですが、応答テンプレートライター [sn_templated_snip.template_snippet_writer] ロールを持つユーザーは、応答テンプレートのコンテンツの読み取り、作成、更新、削除ができます。
応答テンプレートの操作方法の詳細については、「 応答テンプレートの作成または変更」を参照してください。
アクティビティログ内のメールメッセージ
メールが作成、送信され、最も重要なことが目的の受信者に受信された後、調達オブジェクトレコードの [アクティビティ ] セクションでメールメッセージを確認できます。必要に応じてメールに返信または転送することで、アクティビティログからこのメールを引き続き処理できます。
メールコンポーザーのセットアップ構成
- メールログを調達オブジェクトのアクティビティストリームに表示するには、送信済みメールのステータスが [受信済み] である必要があります。
- 調達オブジェクトのアクティビティストリームのフォーマッター更新には、「 メール - 自動生成 」および 「メール - 通信 形式」を適用する必要があります。
- 調達オブジェクトでメールコンポーザー機能を有効にするには、メールクライアント属性を調達オブジェクトタイプに更新する必要があります。
- ユーザーがメールコンポーザー機能を表示するには、email_composer ロールを基本履行者またはエージェント [sn_spend_sdc.agent] ロールの包含ロールとして追加する必要があります。
- ユーザーが応答テンプレート機能を表示するには、応答テンプレートリーダー [sn_templated_snip.template_snippet_reader] ロールを追加する必要があります。