Vorlage für Vorabgenehmigung von Ausgaben

Erstellen Sie eine Anwendung in App Engine Studio (AES), indem Sie die Vorlage „Ausgabenvorabgenehmigung“ verwenden, um geplante Ausgaben in Ihrer Organisation zu erstellen, nachzuverfolgen und zu verwalten.

Installieren Sie diese Anwendung aus dem ServiceNow Store, um die Vorlage für die Ausgabenvorabgenehmigung zu verwenden.

Mit der Anwendung Ausgabenvorabgenehmigung können Mitarbeiter ihre geplanten Ausgaben einfach für mehrere Genehmigungsebenen einreichen. Manager können dann jede übermittelte Anforderung überprüfen. Genehmigte Anforderungen werden der Budgetüberprüfungsgruppe zugewiesen, die die Anforderung genehmigen oder ablehnen kann. Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung mit dem endgültigen Status der Anforderung.

Um Compliance und eine verbesserte Finanzplanung sicherzustellen, können -Administratoren den vorhandenen Flow und die Genehmigungsebenen mithilfe von Entscheidungstabellen anpassen. Weitere Informationen finden Sie unter Exploring decision tables.

Weitere Informationen zum Erstellen einer Anwendung mit einer Vorlage finden Sie unter Erstellen Sie Ihre App mit einer Anwendungsvorlage.

Inhalte der Vorlage für die Vorabgenehmigung von Ausgaben

Die folgenden Tabellen, Experiences, automatisierten Workflows und Rollen sind in der Vorlage „Vorabgenehmigung für Ausgaben“ für App Engine Studio (AES) enthalten.

Tabellen in der App-Vorlage „Ausgaben-Vorabgenehmigung“.

Tabellenbezeichnung [name]	Beschreibung
Budgetdefinition [x_<company-code> _<expense_approval_app> [_budget_definition]	Die Beschreibung aller Budgets.
Spesenanforderung [x_<company-code> _<expense_approval_app> Spesenanforderung]	Die von Mitarbeitern übermittelten Spesenanforderungen.
Kostenpositionselement [x_<company-code> _<expense_approval_app> [_expense_line_item]	Jede Kostenposition in einer Spesenanforderung.

Experiences in der App-Vorlage für Ausgabenvorabgenehmigung

Experience	Experience-Typ	Beschreibung
Spesenanforderung | Standardansicht	Formular	Formular zum Erstellen einer neuen Spesenanforderung.
Budgetdefinition | Standardansicht	Formular	Formular zum Definieren von Budgets für einen bestimmten Zeitraum.
Budgetprüfer	Mobile-Erfahrung	Möglichkeit zum Definieren der mobilen Experience für Budgetprüfer.
Spesenanforderung | Arbeitsbereich	Formular	Formular zum Erstellen einer neuen Spesenanforderung.
Spesenanforderung | Kostengenehmigung	Formular	Formular zum Erstellen einer neuen Spesenanforderung von einem Administrator.
Manager	Mobile-Erfahrung	Möglichkeit zu definieren, wie die mobile Experience für Manager aussieht.
Budgetdefinition | Arbeitsbereich	Formular	Formular in der Arbeitsbereichsansicht zum Definieren von Budgets für einen bestimmten Zeitraum.
App-Name : Budget-Arbeitsbereich	Arbeitsbereich	Möglichkeit zum Konfigurieren einer allgemeinen Ansicht aller Budgetanforderungen.
Spesenanforderung	Datensatzersteller	Möglichkeit für Mitarbeiter, eine Spesenanforderung zu übermitteln.
Kostenposition | Standardansicht	Formular	Formular zum Hinzufügen einer Kostenposition zu einer Spesenanforderung.
Spesenanforderungs-SLA | Standardansicht	Formular	Formular zum Erstellen einer Spesenanforderung basierend auf einem Verstoß gegen die Servicelevel-Vereinbarung (Service Level Agreement, SLA).
Budgetdefinition | Kostengenehmigung	Formular	Formular in der Kostengenehmigungsansicht, um Budgets für einen bestimmten Zeitraum zu definieren.
App-Name : Manager Workspace	Arbeitsbereich	Arbeitsbereich, in dem Manager die ihnen zugewiesenen Spesenanforderungen genehmigen oder ablehnen können.
Kostengenehmigung – Mobile App	Mobile-Erfahrung	iOS- oder Android-App, die für die folgenden Aktionen verwendet wird: Spesenanforderungen werden genehmigt oder abgelehnt. Dashboards anzeigen, die Verlaufsdaten anzeigen, um Budget- und Spesenanforderungen zu vergleichen. Erstellung oder Änderung von Budgets durch Budgetprüfer.
Arbeitsbereich für Kostengenehmigung – Budgetprüfer	Arbeitsbereich	Budgetprüfer können den Arbeitsbereich für die folgenden Aktionen verwenden: Spesenanforderungen werden genehmigt oder abgelehnt. Budgets erstellen oder ändern Anzeigen der Daten zu den zugewiesenen, ausgegebenen, verfügbaren und für die Zukunft zugewiesenen Budgetmitteln. Dashboards anzeigen, die Verlaufsdaten anzeigen, um das Budget und die Spesenanforderungen zu vergleichen.

Automatisierte Workflows in der App-Vorlage für Ausgaben-Vorabgenehmigung

Name des Workflows	Workflow-Typ	Beschreibung
Ausgabenanforderung genehmigt – Überprüfer	E-Mail	Benachrichtigt Anwender, dass eine Ausgabenanforderung genehmigt wurde.
Spesenanforderung zugewiesen	E-Mail	Benachrichtigt Anwender, dass eine Spesenanforderung zugewiesen wurde.
Spesenanforderung – SLA verletzt	E-Mail	Benachrichtigt Benutzer, dass eine Servicelevel-Vereinbarung (Service Level Agreement, SLA) verletzt wurde.
Budget-Erstellung	Flow – Datensatz	Wird ausgeführt, wenn ein Budgetprüfer ein Budget erstellt. Prüft das Startdatum einer Spesenanforderung und ordnet die Anforderung einem Budget mit dem entsprechenden Zeitrahmen zu.
Ausgabenanforderung – SLA – kurz vor der Fälligkeit	E-Mail	Benachrichtigt Benutzer, dass eine Servicelevel-Vereinbarung (Service Level Agreement, SLA) kurz vor der Fälligkeit steht.
Spesenanforderung neu zugewiesen	E-Mail	Benachrichtigt Anwender, dass ihre Anforderung neu zugewiesen wurde.
Kommentar zur Ausgabenanforderung hinzugefügt – Zugewiesen	E-Mail	Benachrichtigt Anwender über einen Kommentar, der ihrer Anforderung hinzugefügt wurde.
Neue Ausgabenanforderung oder Genehmigung durch Manager	E-Mail	Benachrichtigt Anwender über eine neue Spesenanforderung.
Ausgabenanforderung abgelehnt	E-Mail	Benachrichtigt Anwender, dass ihre Anforderung abgelehnt wurde.
Aktualisierung des Budgetstatus	Flow	Aktualisiert jeden Budget-Datensatz nach Priorität.
Spesenanforderung eingefügt: Anfordernde Person	E-Mail	Benachrichtigt Anwender, dass ihre Anforderung erfolgreich erstellt wurde.
Spesenanforderung genehmigt	E-Mail	Benachrichtigt Anwender, dass ihre Anforderung genehmigt wurde.
Kostenanforderungs-Arbeitsnotiz hinzugefügt	E-Mail	Benachrichtigt Anwender, dass ihrer Anforderung eine Arbeitsnotiz hinzugefügt wurde.
Notify-Team: Arbeitsnotiz hinzugefügt	E-Mail	Benachrichtigt ein Team, dass einer Anforderung eine Arbeitsnotiz hinzugefügt wurde.
Kommentar zur Spesenanforderung hinzugefügt – Mitarbeiter	E-Mail	Benachrichtigt Anwender, dass einer Anforderung ein Kommentar hinzugefügt wurde.
Spesenanforderung abgelehnt	E-Mail	Benachrichtigt Anwender, dass ihre Anforderung abgelehnt wurde.
Budget-Aktualisierung	Flow – Datensatz	Wird ausgeführt, wenn ein Budgetprüfer das Budget ändert. Nachdem ein Budget geändert wurde, aktualisiert dieser Flow das Feld „ Budget “ in den entsprechenden Spesenanforderungen.
Anfordernde Person benachrichtigen: Kommentare hinzugefügt	E-Mail	Benachrichtigt Anwender, dass einer Anforderung ein Kommentar hinzugefügt wurde.
SLA-Benachrichtigung – Spesenanforderung – Warnung	Flow – Datensatz	Warnt Administratoren vor einem potenziellen Problem mit der Servicelevel-Vereinbarung (Service Level Agreement, SLA).
Budget-Genehmigungsprozess	Flow – Datensatz	Wird ausgeführt, um Ausgabengenehmigungen in den folgenden Szenarien zu erhalten: Wenn ein Mitarbeiter eine Spesenanforderung zur Genehmigung durch den Manager einreicht. Nach Genehmigung durch den Manager wird die Ausgabenanforderung zur endgültigen Genehmigung an den Budgetprüfer gesendet.
Budgetberechnungen	Flow	Berechnet das ausgegebene und das verfügbare Budget neu, wenn ein Budgetprüfer eine der folgenden Aktionen ausführt: Erstellt ein Budget Ändert ein vorhandenes Budget Genehmigt eine Spesenanforderung

Rollen in der App-Vorlage für Ausgaben-Vorabgenehmigung

Rollenbezeichnung [name]	Beschreibung
Budgetprüfer [x_<company-code> _<expense_approval_app> .Budgetprüfer]	Budgetüberprüfer können Budgets erstellen oder ändern und die letzte Genehmigungsebene für Spesenanforderungen bereitstellen.
Manager [x_<company-code> _<expense_approval_app> .Manager]	Manager können Spesenanforderungen auf der ersten Ebene übermitteln, anzeigen und genehmigen oder ablehnen.
Mitarbeiter [x_<company-code> _<expense_approval_app> .Mitarbeiter]	Mitarbeiter können Spesenanforderungen übermitteln und nachverfolgen.
Administrator	Die Rolle des Systemadministrators Diese Rolle hat unabhängig von Sicherheitsbeschränkungen Zugriff auf alle Features, Funktionen und Daten des Systems.