Planifier les e-mails de résumé du projet avec la compétence de résumé du projet par e-mail

Planifiez l’e-mail de résumé du projet pour classer par ordre de priorité et suivre les changements les plus importants du projet dans Espace de travail du projet.

Avant de commencer

Assurez-vous que la compétence Résumé du projet par e-mail est active.

Si certains utilisateurs ayant des rôles personnalisés ont besoin d’accéder à cette compétence, vous devez mettre à jour les ACL de ces rôles.

Rôle requis : it_project_manager

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

La compétence Génération de résumé de projet vous permet de générer des aperçus de projet concis. Le résumé du projet est partagé par e-mail. Les chefs de projet peuvent surveiller les éléments clés tels que les jalons, les ressources, les projets, le RIDAC et les tâches de projet. Ils peuvent également hiérarchiser leurs projets et décider de la cadence de réception de ces e-mails d’informations sur le projet.

Procédure

1. Accédez à Espaces de travail > Espace de travail du projet et ouvrez n’importe quel projet.
2. Sur la page de planification, sélectionnez l’icône Actions supplémentaires (icône puis sélectionnez Configurer les aperçus du projet.

   Vous pouvez afficher l’option Configurer les aperçus du projet uniquement lorsque la compétence de génération de résumé de projet est activée.

   Pour activer la compétence, accédez à Administrateur > Administrateur Now Assist. Dans l’onglet Compétences Now Assist, sélectionnez la catégorie SPM . Dans la carte de compétence de génération de résumé de projet, sélectionnez Activer. Dans la fenêtre modale Activer la génération d’aperçus de projet, sélectionnez Activer.

   Dans la carte de compétence de génération d’un résumé de projet, sélectionnez Désactiver la compétence pour la désactiver. Dans le modal Désactiver la compétence, sélectionnez le motif de la désactivation et sélectionnez Désactiver.

   Remarque :

   Pour ajouter un accès utilisateur, vous devez modifier les listes de contrôle d’accès (ACL). Les utilisateurs disposant d’it_project_manager rôle peuvent uniquement activer cette compétence.
3. Dans la fenêtre modale Configurer les aperçus du projet, à l’étape Choisir des rubriques, sélectionnez Suivant.
   Vous pouvez sélectionner ou désélectionner les cartes Tâches de projet, Jalons ou Ressources pour personnaliser les informations affichées dans l’e-mail d’aperçu du projet.
4. Dans l’étape Personnaliser le contenu, ajoutez vos besoins et sélectionnez Suivant.
   Vous pouvez définir votre ton, votre style d’écriture et vos entités de priorité. Par exemple, identifiez les risques de ce projet. Veuillez fournir un résumé formel sous forme de puces.
5. Dans l’étape Définir la fréquence, sélectionnez la cadence hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuelle selon vos besoins.
6. Sélectionnez Ce jour, comme jours pour une hebdomadaire ou deux fois par semaine ou des dates pour une cadence mensuelle.
7. Sélectionnez Utilisateurs dans la liste.
   • Le chef de projet est automatiquement défini comme destinataire d’e-mail par défaut pour le projet.
   • Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs utilisateurs. Seuls les utilisateurs ayant sn_ppm_read rôle ou disposant d’un accès en lecture ou en consultation aux informations du projet apparaissent pour la sélection dans la liste des utilisateurs.
   • Lorsqu’un e-mail est envoyé à des destinataires, le chef de projet est placé dans la liste À, tandis que tous les autres destinataires sont inclus dans la liste Cc.
   • Pour les projets confidentiels, les destinataires doivent être inclus dans la liste des utilisateurs autorisés à voir le projet.
8. Facultatif : Sélectionnez Envoyer un aperçu pour générer et envoyer instantanément un aperçu de l’e-mail d’aperçu.
   Lorsque vous sélectionnez Envoyer un aperçu, vous recevez instantanément un résumé du projet et recevez également des aperçus en fonction de la cadence sélectionnée. L’e-mail est envoyé aux destinataires sélectionnés ainsi qu’au chef de projet.

Planifier un e-mail de résumé du projet

Supposons que vous ayez sélectionné une cadence hebdomadaire et choisi le lundi (qui tombe le 07/07/2025). Après l’ajout de destinataires :

• Si vous sélectionnez Calendrier, le résumé du projet vous est envoyé, ainsi qu’aux destinataires, par e-mail chaque semaine, le lundi, à partir du 07/07/2025 et se poursuit jusqu’à ce que le projet devienne inactif.
• Si vous sélectionnez Envoyer l’aperçu, vous recevrez immédiatement un premier e-mail récapitulatif et recevrez également un résumé en fonction de la cadence et du jour sélectionnés.

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