HR ドキュメントテンプレート

  • リリースバージョン: Yokohama
  • 更新日 2025年01月30日
  • 所要時間：4分

    • [HR ドキュメントテンプレート] は、再利用可能な HR ドキュメントの作成または変更に使用します。

    重要:

    Yokohama リリース以降、 HR ドキュメントテンプレートは将来の廃止に備えて準備されます。これは非表示になり、新しいインスタンスでは有効化されなくなりますが、引き続きサポートされます。

    この機能の最新のエクスペリエンスを提供するドキュメントテンプレートを使用します。移行の指針については、「HR ドキュメントテンプレートのドキュメントテンプレートへの移行」を参照してください。

    廃止の詳細については、Now Support ナレッジベースの「Deprecation Process (廃止プロセス) [KB0867184]」の記事を参照してください。

    HR ドキュメントテンプレートを使用すると、次のようなドキュメントの日付、名前、署名をカスタマイズできます。
    • 雇用証明書
    • 機密保持契約書
    • オファーレター
    • 奨学金契約書

    フィールドをマッピングしたり、利用可能なテーブルから変数を使用してフィールドにデータを入力したりして、HR ドキュメントテンプレートをカスタマイズできます。すべての署名がキャプチャされた後に自動的に生成されるドキュメントで、複数の電子署名をキャプチャすることもできます。

    HR の [ドキュメントテンプレート] には 2 つのタイプがあり、その両方で PDF ファイルが作成されますが、以下に示す異なる形式で作成されて管理されます。
    1. ドキュメントテンプレート (HTML)
    2. PDF ドキュメントテンプレート

    確認応答テキスト

    ドキュメントテンプレート内で署名の意味をキャプチャできます。ユーザーの署名時またはドキュメントに認証情報を提供するときに、ボックスをオンにすることを求める確認応答テキストをドキュメントテンプレートに追加できます。

    ドキュメントテンプレート (HTML)

    ドキュメントテンプレートは HR アプリケーション内で作成され、変数を使用してテーブルの情報をドキュメントに事前に入力します。ヘッダー、フッター、画像、フッターの配置、およびテンプレート内のテキストを定義して、ドキュメントの外観を作成します。ベースシステムでは、以下のようなデフォルトのドキュメントテンプレートが提供されます。これらをドキュメントのモデルとして使用できます。
    • カナダの雇用証明書
    • 米国の雇用証明書
    • オファーレターのテンプレート
    • 教育契約

    ドキュメントを生成する前に、会社のロゴとテキストを含むテンプレートを構成します。以下のアイテムと情報を取得して、事前に定義された HR ドキュメントテンプレートを作成または構成します。

    • 会社のレターヘッドのページ
    • 現在の雇用証明書およびオファーレターのテンプレートのコピー (入手可能な場合)
    • ヘッダーに使用するロゴ画像。高さが最大 50 ピクセルのヘッダー画像を使用できます。レターヘッドにロゴとテキストを含める場合、ヘッダーには画像 (非テキスト) しか構成できないので、ロゴ画像にテキストを含めてください。
    • フッターに使用するロゴ画像 (該当する場合)。高さが最大 15 ピクセルのロゴ画像を使用できます。フッターには画像とテキストの両方を設定できます。最善の結果を得るには、最適化された Scalable Vector Graphics (SVG) ファイルを使用します。
    重要:
    itext5 での HR ドキュメントテンプレートの使用はサポートされなくなりました。代わりに itext7 で HR ドキュメントテンプレートを使用してください。

    itext7 で HR ドキュメントテンプレート機能を使用するには、ヒューマンリソース (HR)：Core (sn_hr_core) スコープでブールプロパティ itext7.pdf_conversion を true に設定する必要があります。Paris リリース以降、このプロパティはデフォルトで true に設定されています。Paris リリースより前にリリースされたバージョンの HR ドキュメントテンプレートを使用している場合は、 itext7.pdf_conversion プロパティを手動で作成して itext7 に切り替えます。

    PDF ドキュメントテンプレート

    PDF ドキュメントテンプレートは [ドキュメント管理] から作成し、フィールドマッピングを使用してテーブルの情報をドキュメントに事前に入力します。ドキュメントをカスタマイズする前に、次の点に注意してください。
    • ドキュメントは入力可能な PDF にする必要があります。入力可能な PDF ドキュメントの作成方法については、既存のフォームを入力可能な PDF に変換する方法を Adobe ホームページで検索してください (https://www.adobe.com/)。
    • ドキュメントをアップロードして公開する必要があります。
    ベースシステムでは、デフォルトの PDF ドキュメントテンプレート「例：機密保持契約書 (サンプル)」が表示されます。

    ドキュメントの生成

    [ドキュメントテンプレート] と [PDF ドキュメントテンプレート] のどちらも、レビューや印刷が可能でかつ複数の署名要求が可能な PDF ドキュメントを生成します。

    HR ケースからドキュメントを生成する一般的なユースケースは、従業員からの雇用証明書の要求です。HR ケースからの PDF ドキュメントの生成については、「HR ドキュメントの生成」を参照してください。