Définir les états et les sous-états des actifs

Utilisez les états et sous-états des actifs pour suivre les actifs avec précision et à un niveau détaillé

Avant de commencer

Rôle requis : asset

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Une bonne information sur les actifs vous aide à générer des rapports, à contrôler les actifs et à réduire les coûts. Par exemple, l'enregistrement précis des éléments manquants à l'aide des champs État et Sous-état vous permet d'exécuter des rapports et d'analyser les informations. Vous pouvez utiliser ces informations pour réduire les coûts.

Conseil :

Vous ne devez pas modifier les valeurs d’état. Si les valeurs de l'état sont prises en charge et définies par le processus, vous pouvez modifier les sous-états.

Certaines des valeurs de sous-état sont disponibles avec plusieurs états. Par exemple, le sous-état Mise au rebut en attente est disponible avec l’état En stock, En transit et Hors service. La combinaison des champs État et Sous-état fournit les informations de suivi de l’actif correctes. Par exemple, un actif qui est En stock et En attente de mise au rebut indique que l’actif n’est plus utilisé et qu’il se trouve dans l’entrepôt en attente de mise au rebut.

Procédure

1. Accédez à la Tous > Actif > Portefeuilles > Tous les actifs.
2. Sélectionnez un actif.
3. Modifiez les champs État et Sous-état.

   Tableau 1. Définitions des états et sous-états d'actifs

   État	Sous-états disponibles	Notes
   Sur commande	Aucun	L’actif est commandé mais n’est pas reçu.
   En stock	Disponible : l’actif est disponible pour utilisation. Réservé : l’actif est réservé pour un utilisateur qui l’a demandé via une demande d’approvisionnement. Défectueux : l’actif est défectueux ou inopérant. Réparation en attente : l’actif défectueux est marqué pour réparation par le fournisseur. Installation en attente : l’actif doit encore être installé. Mise au rebut en attente : l’actif est marqué pour mise au rebut car il n’est plus nécessaire dans l’entrepôt. Transfert en attente : l’actif est planifié pour être transféré via un ordre de transfert. Préalloué : l’actif est prêt à être alloué, mais n’est pas un passif financier tant qu’il n’est pas alloué à un utilisateur. En suspens : l’actif n’est pas prêt à être utilisé, car il est en attente de quelque chose. Par exemple, la documentation nécessaire est en attente. Conservation légale : l’actif est maintenu en suspens pour des raisons juridiques. Quarantaine : l’actif est maintenu en isolement dans l’entrepôt. En attente d’exécution : l’actif est fonctionnel mais attend les conditions business telles que la facturation et la signature. Certificat en attente : l’actif est en attente d’un certificat pour la mise au rebut. Retour en attente : l’actif loué doit encore être restitué. Test : l’actif est dans la phase de test et n’est pas encore opérationnel. Fin de support : l’actif ne reçoit plus de support par le biais d’incidents ou de contrats. Mise hors service en attente - L’actif a atteint la fin de sa durée de vie et peut être vendu, aliéné ou donné.	L'actif est stocké dans un entrepôt. Le sous-état indique si l’actif peut être utilisé.
   En cours de transit	Disponible : l’actif est disponible pour utilisation. Réservé : l’actif est réservé pour un utilisateur qui l’a demandé via une demande d’approvisionnement. Défectueux : l’actif est défectueux ou inopérant. Installation en attente : l’actif doit encore être installé. Mise au rebut en attente : l’actif est marqué pour mise au rebut car il n’est plus nécessaire dans votre entrepôt. Préalloué : l’actif est prêt à être alloué, mais n’est pas un passif financier tant qu’il n’est pas alloué à un utilisateur.	Les actifs sont en cours de transport.
   En cours d’utilisation	Aucun	L'actif est utilisé actuellement. Cette option est uniquement disponible pour les actifs non consommables.
   En cours de maintenance	Aucun	L'actif est en cours de réparation ou en cours de maintenance.
   Mis hors service	Mis au rebut : l’actif est mis au rebut car il a atteint la fin de sa vie. Mise au rebut en attente : l’actif est marqué pour mise au rebut car il approche de la fin de sa vie. Vendu : l’actif est vendu. Don : l’actif est donné à une organisation caritative par le biais d’ordres de don d’actifs. Crédit fournisseur : l’ancien actif défectueux est renvoyé au fournisseur pour un actif de remplacement via l’autorisation de mécanisme de retour (RMA). Retour de bail : l’actif matériel loué est renvoyé avant l’expiration du contrat. Obsolète : l’actif est obsolète et doit être supprimé. RMA : l’actif défectueux est renvoyé ou remplacé par le fournisseur via l’autorisation de retour de marchandise (RMA). Racheter - L’actif matériel loué est acheté avant l’expiration du contrat.	Passez l'actif à l'état Mis hors service lorsque l'actif a atteint la fin de sa vie. Supprimez uniquement les enregistrements d'actif qui ont été créés à tort.
   Manquant	Perdu Volé	Un actif qui manque ou qui est perdu.
   Version	Aucun	L'actif est en cours de préparation. Cet état est utilisé lors de la création d'un lot d'actifs. Remarque : Le matériel et les consommables n'ont pas d'état de version.

Tâches associées

• Créer une classe d'actifs
• Ajouter la dépréciation à un actif
• Créer des actifs de licence