Zusammenführung von Einkaufsanforderungen

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  • Aktualisiert 31. Juli 2025
  • 4 Minuten Lesedauer

    • Einkaufsanforderungen können zusammengeführt werden, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind. Dies verhindert, dass unnötigerweise mehrere Bestellungen erstellt werden, und hilft auch, Genehmigungsregelgrenzen durchzusetzen.

    Betrachten Sie die folgenden Szenarien bei der Gruppierung von Einkaufsanforderungen.

    Szenarien zum Zusammenführen von Einkaufsanforderungen

    Ein Procurement-Einkäufer kann neue Produkte desselben Lieferanten in eine vorhandene Anforderung gruppieren, damit nicht mehrere Bestellungen an den Lieferanten gesendet werden. Betrachten Sie die folgenden Szenarien:

    Szenario 1: Es gibt eine Einkaufsanforderung (PR1) für Lieferant A mit dem Status „Ausstehende Genehmigung“. Es wurde keine Bestellung (Purchase Order, PO) erstellt.
    • Beschaffung nicht erforderlich:

      Wenn der Käufer in ShoppingHub ein Lieferantenprodukt desselben Lieferanten A hinzufügt, bei dem Übermittler, Lieferant, Kostenstelle und Geschäftsinhaber mit PR1 identisch sind, werden die Positionen automatisch mit PR1 gruppiert und erhalten den Status „Ausstehende Genehmigung“. PR1 verbleibt im Status „Ausstehende Genehmigung“. Genehmigungen werden ähnlich wie Überarbeitungen neu bewertet. Wenn die Position mehr als 24 Stunden nach PR1 erstellt wurde, wird sie nicht automatisch gruppiert, sondern unter einer neuen Einkaufsanforderung erstellt.

    • Beschaffung erforderlich:

      Wenn der Käufer in ShoppingHub ein Lieferantenprodukt desselben Lieferanten A hinzufügt, das keinen aktiven Vertragspreis aufweist, wird eine Beschaffungsanforderung erstellt. In der Beschaffungsanforderung wird davon ausgegangen, dass die Position an denselben Lieferanten A vergeben wurde, eine Einkaufsanforderung vorhanden ist, bei der Übermittler, Lieferant, Kostenstelle und Geschäftsinhaber identisch sind, und die neu beschaffte Position nicht mehr als 24 Stunden nach PR1 erstellt wurde. Die Bestellposition bezieht sich dann auf PR1, wenn der Lieferant den Zuschlag erhält, und es wird eine Einkaufsanforderung erstellt. Die Position wird mit dem Status „Ausstehende Genehmigung“ in PR1 hinzugefügt. PR1 verbleibt im Status „Ausstehende Genehmigung“. Genehmigungen werden ähnlich wie Überarbeitungen neu bewertet.

    Szenario 2: Es gibt PR1 für Lieferant A mit dem Status „Warten auf Aufgabenabschluss“. Die Bestellung ist noch nicht vorhanden.
    • Ein Procurement-Spezialist muss die Einkaufsanforderungen manuell zusammenführen.
    • Beschaffung nicht erforderlich:
      • In der Kopfzeile von PR2 wird eine Anmerkung angezeigt, dass diese Einkaufsanforderung mit einer anderen, bereits vorhandenen Anforderung <Einkaufsanforderungsnummer> zusammengeführt werden kann, wobei <Einkaufsanforderungsnummer> eine Verknüpfung zu PR1 ist, bei der Übermittler, Lieferant, Kostenstelle und Geschäftsinhaber mit PR2 identisch sind. Diese Anmerkung wird gelöscht, sobald ein Auftrag für PR1 erstellt wird.
      • Der Anwender kann auswählen Zusammenführen Im PR2-Header, um die Zeilen von PR2 nach PR1 zu verschieben. Wenn es zu der Einkaufsanforderung, zu der PR2 gehört, keine weiteren Anforderungen oder Beschaffungsanforderungen gibt, werden die Einkaufsanforderung und PR2 gelöscht. Die zusammengeführten Positionen haben den Status „Ausstehende Genehmigung“ und die Einkaufsanforderung wird ebenfalls auf „Ausstehende Genehmigung“ zurückgesetzt. Die ursprünglichen Positionen verbleiben jedoch in ihrem ursprünglichen Status. Genehmigungen werden ähnlich wie Überarbeitungen neu bewertet.
      • Wenn unter der Einkaufsanforderung 2 weitere Anforderungen oder Beschaffungsanforderungen vorhanden sind, wird die Einkaufsanforderung nicht gelöscht. Nur die Einkaufsanforderung 2 wird gelöscht.
      • Die UI-Aktion Zusammenfügen ist nur verfügbar, wenn PR2 und die entsprechenden Positionen nicht mehr als 24 Stunden nach PR1 erstellt wurden.
    • Beschaffung erforderlich: Bei der Erteilung des Zuschlags für die Beschaffungsanforderung wird im Header der Beschaffungsanforderung eine ähnliche Anmerkung angezeigt, die angibt, dass diese Position mit einer anderen bestehenden Anforderung <Einkaufsanforderungsnummer> zusammengeführt werden kann. Der Anwender kann auswählen Mit vorhandener Anforderung zusammenführen Oder Erstellen Sie Eine Anforderung . Nach der Zusammenführung wird der Status von PR1 auf „Ausstehende Genehmigung“ zurückgesetzt.

    Szenario 3: Es gibt PR1 für Lieferant A mit dem Status „Abschließende Überprüfung“. Die Bestellung ist noch nicht vorhanden. Identisch mit Szenario 2.

    Szenario 4: PR1 im Status „Warten auf Aufgabenabschluss“, PR2 nicht mit PR1 zusammengeführt und im Status „Ausstehende Genehmigung“. Ein weiterer Kauf wird erstellt. Wenn der Procurement-Spezialist beschließt, PR2 nicht mit PR1 zusammenzuführen, und der Status von PR2 noch „Ausstehende Genehmigung“ lautet, werden die neuen Bestellpositionen gemäß den Kriterien in Szenario 1 automatisch mit PR2 zusammengeführt.

    Szenario 5: Mehrere PRs mit dem Status „Warten auf Aufgabenabschluss“ oder „Abschließende Überprüfung“. Neue PR innerhalb von 24 Stunden, bei der Anforderer, Lieferant, Kostenstelle und Geschäftsinhaber identisch sind.
    • Wenn der Anwender auswählt Zusammenführen Zeigen Sie in der neuen Bestellanforderung eine Liste aller Bestellanforderungen mit dem Status „Warten auf Aufgabenabschluss“ oder „endgültige Überprüfung“ an, und erlauben Sie dem Anwender, auszuwählen, mit welcher Bestellanforderung zusammengeführt werden soll.
    • In diesem Szenario wird in der neuesten Einkaufsanforderung eine Anmerkung angezeigt, die angibt, dass diese Einkaufsanforderung mit mehreren anderen Anforderungen zusammengeführt werden kann.
    Szenario 6: Überarbeitungen
    • Einkaufsanforderungen vom Typ „Überarbeitung“, die durch die Überarbeitung einer Bestellung entstanden sind, können nicht zusammengeführt werden.
    • Überarbeitungen von Einkaufsanforderungen, bei denen keine Bestellung erstellt wird, können unter Umständen mithilfe ähnlicher Kriterien zusammengeführt werden, wie sie in den vorherigen Szenarien dokumentiert wurden.
    Hinweis:
    In allen Zusammenführungsszenarien wird Zusammenfügen nur in der Benutzeroberfläche der zuletzt erstellten Einkaufsanforderung angezeigt.

    Szenario 7: PR1 für Lieferant A ist vorhanden, im Status „Geschlossen – abgebrochen“, „Geschlossen – abgelehnt“ oder „Abgeschlossen“. Eine Position wird nicht in eine PR gruppiert, die den Status „Geschlossen – abgebrochen“, „Geschlossen – abgelehnt“ oder „Abgeschlossen“ aufweist. Stattdessen wird eine neue PR erstellt.

    Szenario 8: Bestellung bereits erstellt und Lieferantenprodukte von demselben Lieferanten werden hinzugefügt. Erstellen Sie eine neue Einkaufsanforderung und eine neue Einkaufsanforderung (PR2).

    Zusammenführung von Bestellpositionen

    Bestellpositionen innerhalb einer Einkaufsanforderung können auch unter den folgenden Bedingungen zusammengeführt werden:
    • Wenn das Lieferantenprodukt, der Geschäftsinhaber, die Kostenstelle, der Übermittler, das Lieferdatum oder das Start-/Enddatum, der Lieferort, die Zahlungsmethode und der Kaufgrund identisch sind, nur die Menge nicht, können die Bestellpositionen stattdessen in einer einzigen Position gruppiert werden, ohne unterschiedliche Positionen zu verwenden.
    • Wenn das Lieferdatum, das Start-/Enddatum oder der Lieferort unterschiedlich sind, muss eine neue Position erstellt werden.
    • Wenn sich nur die Zahlungsmethode unterscheidet, sollten die Kostenzuteilungseinträge dem kombinierten Verhältnis entsprechend aktualisiert werden.
    • Wenn sich nur der Kaufgrund unterscheidet, hängen Sie die Einkaufsgründe wie folgt an:
      • Einkaufsgrund 1 – Menge 1 (Beispiel: Einarbeitung neuer Mitarbeiter – Menge 10)
      • Einkaufsgrund 2 – Menge 2 (Beispiel: IT-Hardwareaktualisierung – Menge 2)
    Hinweis:
    Die Zusammenführung von Bestellanforderungen und die Zusammenführung von Bestellpositionen gelten nicht für gebündelte Produkte.