Integration von Bestellungen

Bestellungen werden in Source-to-Pay (S2P) erstellt und asynchron mit dem ERP-System synchronisiert.

Da es mehrere Schlüsselkonzepte gibt, die spezifisch für das ERP-System sind, aber nicht in S2P erfasst werden, sind die folgenden Konfigurationen in S2P Voraussetzung, um eine erfolgreiche Ausführung der Integration sicherzustellen:

• ERP-Adresszuordnung: Diese Tabelle speichert die Zuordnung zwischen einem Lieferort in S2P und einer Anlage im ERP-System. In dieser Tabelle sind zusätzliche Adressbezeichnerspalten verfügbar, damit Kunden eine Adresse in S2P anderen Entitäten im ERP-System zuordnen können.
• ERP-Asset-Kategoriezuordnung: Diese Tabelle speichert die Zuordnung zwischen einer Kapitalisierungsrichtlinie in S2P und einer Asset-Klasse im ERP-System. Die Asset-Klasse wird basierend auf dem Wert ausgefüllt, der der entsprechenden Kapitalisierungsrichtlinie zugeordnet wurde, die die Erstellung des Anlageguts in S2P ausgelöst hat.
• ERP-Materialgruppenzuordnung: Diese Tabelle speichert die Zuordnung zwischen einer Modellkategorie in S2P und einer Materialgruppe im ERP-System. Abhängig von der Modellkategorie, die dem Lieferantenprodukt in einer Bestellposition in S2P zugeordnet ist, wird die entsprechende Modellkategorie im ERP-System ausgefüllt.
• Konfiguration der Kontozuweisungskategorie: Um Vorauszahlungen und die Möglichkeit zu berücksichtigen, mehrere Hauptbuchkonten in einer Bestellposition im ERP-System zu speichern, muss die Konfiguration vorgenommen werden, um entweder eine Netto-neue Kontozuweisungskategorie im ERP-System einzuführen, für die diese Funktion aktiviert ist, oder eine vorhandene zu aktualisieren.

Hinweis:

Auf die ERP-Integrationszuordnungstabellen kann nur ein Beschaffungsadministrator über die primären Daten zugreifen.

Prozessablauf

• Bei der endgültigen Überprüfung einer Bestellanforderung werden eine Bestellung und gegebenenfalls feste Assets in S2P erstellt, was die Integration mit dem ERP-System auslöst.
• Anhänge, falls vorhanden, mit gültigen SYS-IDs werden aus dem Datensatz der Bereitstellungstabelle für eingehende Bestellungen in den Datensatz der primären Tabelle für Bestellung kopiert. Dies erfolgt über ein Transformationsskript, das Teil der Transformationszuordnung der Bestellphase ist und bei ausgelöst wird.
• Wenn ein Integrationsfehler vorliegt, wird für die Einkaufsanforderung eine Integrationsfehler-Einkaufsaufgabe erstellt. Enthält die Fehlermeldung aus dem ERP-System, um den Beschaffungsspezialisten darüber zu informieren, was aktualisiert werden muss.
• Wenn eine Bestellposition vom ERP-System ohne entsprechende Bestellung in S2P eingefügt wird, erhält Ihr Administrator eine Fehlermeldung. Sie können die geplante Aufgabe „fehlgeschlagene Importsatzdatensätze für Auftragspositionen erneut abrufen“ ausführen, um die Fehlerbestellpositionsdatensätze erneut auszulösen, die aufgrund der Abwesenheit der Bestellung nicht importiert wurden. Weitere Informationen zur Behandlung von Integrationsfehlern finden Sie unter Integrationsfehler in Bereitstellungstabellen.
• Bestellungen werden erst im ERP-System erstellt, wenn der Integrationsfehler in S2P behoben wurde. An dieser Stelle wird der Status der Bestellung und der Bestellanforderung in S2P auf Ausstehende Übermittlung festgelegt.
• Zusätzliche Formularabschnitte, Felder und Zuordnungstabellen werden zu Integrationszwecken in S2P erstellt.
• Bei erfolgreicher Erstellung einer Bestellung im ERP-System werden eine ERP-Nummer der Bestellung und eine ERP-Nummer der Bestellposition zurückgegeben und mit dem entsprechenden Datensatz in S2P synchronisiert.
• Wenn eine Kapitalisierungsrichtlinie erfüllt ist, werden feste Assets im ERP-System erstellt, und die ERP-Nummer wird zurück mit S2P synchronisiert.
• Bestellüberarbeitungen in S2P führen nicht zur Erstellung einer neuen Bestellung im ERP-System. Die vorhandene Bestellung wird anhand der überarbeiteten Informationen aktualisiert. Die Schaltflächen zum Aktualisieren einer Bestellung sind deaktiviert, wenn der Integrationsstatus in der Bereitstellungstabelle „ausgehender Auftrag“ [sn_spend_intg_outbound_Purchase_order] „Neu“ oder „in Bearbeitung“ lautet.
• Durch die Stornierung einer Bestellung in S2P wird der Status der Bestellung in Ausstehende Übermittlung verschoben. Wenn die Integration im ERP-System erfolgreich ist, wird die Bestellung storniert.
• Pauschalbestellungen werden im ERP-System nicht erstellt, da es sich um eine vorab genehmigte Liste von Anwendern handelt, die den Genehmigungsprozess nicht durchlaufen müssen, wenn sie für den Pauschalkauf einkaufen. Außerdem sind in S2P keine Finanzdokumente mit Pauschalbestellungen verknüpft.
• Bestellfreigaben werden im ERP-System erstellt.
• Rechnungen und Belege werden anhand der Standardbestellfreigaben in S2P erstellt und als solche auch im ERP-System als Standardbestellungen erstellt.

Szenario Bestellpositionsaufteilung

Aus einer einzigen Bestellposition werden mehrere Bestellpositionen erstellt, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Der Einkauf ist in das ERP-System integriert
• Die Kaufmenge beträgt 100 oder mehr.
• Der Kauf wird kapitalisiert, beispielsweise werden für den Kauf Anlagegüter erstellt.

Wenn mehrere Bestellpositionen erstellt werden müssen, darf die erste Bestellposition eine maximale Kaufmenge von 99 haben. Der Rest muss in die nächste(n) Bestellposition(en) gehen, wobei in keiner die Kaufmenge von 99 überschritten werden darf. Sie können beliebig viele Bestellpositionen erstellen, um die Menge der gekauften Produkte abzudecken.

Wenn beispielsweise eine Bestellanforderungsmenge 250 beträgt, die kapitalisiert und in das ERP-System integriert ist, werden die Bestellpositionen wie folgt aufgeteilt:

• POL1001: Kaufmenge = 99
• POL1002: Kaufmenge = 99
• POL1003: Kaufmenge = 52

Hinweis:

Jede hier erstellte Bestellposition muss auf dieselbe Bestellposition verweisen und die erstellten Anlagegüter müssen auf die entsprechende Bestellposition verweisen.