Genehmigungsregeltypen

Genehmigungsregeltypen bestimmen die Methoden, mit denen Genehmigungen während des Einkaufsanforderungsprozesses erstellt werden.

Als Beschaffungsadministrator können Sie eine Genehmigungsstrategie definieren und Genehmigungsregeln erstellen, um einen Einkauf intern zu genehmigen, bevor er in eine Bestellung konvertiert und an einen Lieferanten gesendet wird. Dies ist eine zentrale Konfiguration, die jede Art von Genehmigungsverfahren steuern kann, die Ihr Unternehmen möglicherweise benötigt.

Sie können die folgenden Genehmigungsregeltypen erstellen, um die Bedingungen zu bestimmen, unter denen Genehmigungspläne generiert und weitergeleitet werden:

Tabelle : 1. Genehmigungsregeltypen

Genehmigungsregeltyp	Beschreibung	Beispielszenario
Dynamische Anwender oder Gruppen	Genehmigungen werden dynamisch erstellt und an den angegebenen Benutzer oder die angegebene Gruppe gesendet. Genehmigungen werden auf Grundlage der Attribute des Einkaufsbenutzers ausgelöst. Die Genehmigungsweiterleitungsmethode kann Genehmigungen nur gleichzeitig versenden.	Wenn eine Genehmigung durch den Kostenstellenmanager des Einkaufsbenutzers erforderlich ist, überprüft die Regel zu dem Zeitpunkt, zu dem die Einkaufsanforderung an „Ausstehende Genehmigung“ gesendet wird, den Datensatz für den Benutzer im Feld Geschäftsinhaber, geht per Dot-Walk zur referenzierten Kostenstelle und sendet eine Genehmigung an den Benutzer, auf den im Feld Manager für die Kostenstelle verwiesen wird.
Managerhierarchie – Stellencode	Genehmigungen werden auf Grundlage der Stellencodes des Einkaufsbenutzers und des Managers ausgelöst. Die Genehmigungsweiterleitungsmethode kann „Parallel“ oder „Sequential“ (Nacheinander) sein und die Genehmigungsentscheidungsmethode kann „All Approvers“ (Alle Genehmiger) oder „Any Approver“ (Beliebiger Genehmiger) sein.	Wenn eine Genehmigung von allen Benutzern bis zu dem Benutzer mit einem autorisierten Code erforderlich ist, wird eine Genehmigung an alle Benutzer innerhalb einer Verwaltungshierarchie bis zu dem Benutzer mit einem autorisierten Stellencode für das genehmigte Einkaufslimit gesendet, das den Gesamtbetrag der Einkaufsanforderung abdeckt. Wenn eine Genehmigung vom untersten Benutzer mit einem autorisierten Code erforderlich ist, wird eine Genehmigung an den untersten Benutzer innerhalb einer Verwaltungshierarchie bis zu dem Benutzer mit einem autorisierten Stellencode für das genehmigte Einkaufslimit gesendet, das den Gesamtbetrag der Einkaufsanforderung abdeckt.
Managerhierarchie	Genehmigungen werden auf Grundlage der Hierarchie des Managers des Einkaufsbenutzers ausgelöst. Die Genehmigungsweiterleitungsmethode kann „Parallel“ oder „Sequential“ (Nacheinander) sein und die Genehmigungsentscheidungsmethode kann „All Approvers“ (Alle Genehmiger) oder „Any Approver“ (Beliebiger Genehmiger) sein.	Wenn eine Genehmigung von allen Managern in der Hierarchie erforderlich ist, wird eine Genehmigung an alle Benutzer in der Verwaltungshierarchie des Einkaufsbenutzers (Geschäftsinhabers) bis zu dem angegebenen Stellencode gesendet, sofern die Bedingungen für den Genehmigungsauslöser erfüllt sind. Wenn eine Genehmigung nur vom direkten Vorgesetzten erforderlich ist, wird eine Genehmigung an den Vorgesetzten des Benutzers in der Verwaltungshierarchie des Einkaufsbenutzers (Geschäftsinhabers) gesendet. Wenn eine Genehmigung vom obersten Manager erforderlich ist, wird eine Genehmigung an den obersten Manager in der Verwaltungshierarchie des Einkaufsbenutzers (Geschäftsinhabers) bis zu dem angegebenen Stellencode gesendet.
Angegebene Anwender oder Gruppen	Genehmigungen werden auf Grundlage der angegebenen Benutzer oder Gruppen ausgelöst. Die Genehmigungsweiterleitungsmethode kann Genehmigungen nur gleichzeitig versenden.
Kostenstellen-Manager	Genehmigungen werden nur für Bestellanforderungen von mehreren Kostenstellenmanagern ausgelöst. ​Die Weiterleitungsmethode für Genehmigungen ist darauf beschränkt, Genehmigungen nur parallel zu senden.	Wenn die Kosten einer Bestellanforderung auf viele Kostenstellen verteilt sind, werden Genehmigungen für den Kostenzuteilungsbetrag, der genehmigt werden muss, an jeden Kostenstellenmanager gesendet. Wenn für einen einzelnen Artikel in der Bestellanforderung Kosten auf mehrere Kostenstellen verteilt sind, müssen alle Kostenstellenmanager ihre Genehmigung für die Genehmigung des Betrags dieses Artikels erteilen. ​Die Bestellanforderung kann je nach Genehmigungsentscheidung für jeden einzelnen Artikel oder jede Bestellposition teilweise oder vollständig genehmigt werden. Kostenstellenmanager erhalten E-Mail-Benachrichtigungen zur Genehmigung mit Details zum Kauf und dem zugeteilten Betrag, der genehmigt werden muss. Sie können ihre Genehmigung direkt über die E-Mail erteilen oder​ihre Genehmigung in abschließen Shopping-Hub, Mitarbeiter-Center, Virtual Agent, Oder Shopping Hub für Mobilgeräte.

Selbst genehmigte Käufe

Für anfordernde Personen, die über die richtige Einkaufsbehörde, den richtigen Auftragscode verfügen oder zu Bezeichnungen gehören, die einer definierten Einkaufsgenehmigungsmatrix entsprechen, werden ihre Einkäufe selbst genehmigt. Ein Auditpfad wird zur Verfügung gestellt, wenn ein Genehmigungsplan vom Genehmigungstyp „Self Approved“ (Selbst genehmigt) und im Status „Geschlossen – vollständig“ erstellt wird, obwohl keine tatsächlichen Genehmigungsaufgaben erstellt werden.

Solche anfordernden Personen können, falls konfiguriert, auch Genehmigungsaufgaben ausführen und Genehmigungen für Rechnungen von Lieferanten bereitstellen, die zur Zahlung weitergeleitet werden sollen. Im Formular „Genehmigungsregeln“ kann ein Administrator konfigurieren, dass eine anfordernde Person über eine explizite Genehmigungsentscheidung bereitstellen muss Automatische Genehmigung zulassen Kennzeichnung. Standardmäßig ist diese Kennzeichnung aktiviert oder auf „wahr“ festgelegt, wodurch die Selbstgenehmigungsfunktion aktiviert wird, bei der die anfordernde Person über die Genehmigungsberechtigung verfügt. Wenn die Kennzeichnung jedoch gelöscht oder auf „falsch“ festgelegt ist, wird die anfordernde Person als aktiver Genehmiger in der generierten Genehmigungsliste der Genehmigungs-Engine aufgenommen, wodurch die standardmäßige Selbstgenehmigungsfunktion überschrieben wird. Die anfordernde Person muss jetzt eine explizite Genehmigungsentscheidung bereitstellen, indem sie eine Genehmigungsaufgabe abschließt.

Hinweis:

Bei Problemen im Zusammenhang mit Genehmigungen, die nicht wie erwartet erstellt werden, stellen Sie sicher, dass sich die Kennzeichnung in der Regel im richtigen Status befindet und die Regelbedingungen erfüllt sind.