Ação Solicitar aprovação

Solicitar aprovação para um registro. Configure um conjunto de regras para aprovar, rejeitar ou cancelar automaticamente uma solicitação de aprovação sem precisar escrever script. Adicione uma data de vencimento para aprovar, rejeitar ou cancelar automaticamente quando uma decisão não tiver sido tomada em um horário designado.

As aprovações desempenham um papel central no controle da progressão do fluxo de trabalho. Eles garantem que as pessoas certas revisem e autorizem o trabalho antes que ele avance, o que é essencial no tratamento de incidentes, solicitações de mudança, execução de catálogo e em qualquer processo em que a governança estruturada e a conformidade sejam importantes. Para obter mais informações sobre aprovações, consulte Aprovações clássicas.

Funções e disponibilidade

Disponível como uma ação principal de Workflow Studio ServiceNow. Usuários com a função flow_designer ou admin podem adicionar uma ação a um fluxo e definir detalhes de configuração.

Entradas

Forneça um valor para cada entrada de que seu fluxo precisa. Para adicionar valores dinâmicos, você também pode arrastar e soltar cápsulas do painel Dados ou selecioná-las no seletor de cápsulas.

Registro

Tipo de dados: Record

Referência ao registro a ser aprovado. Se o registro contiver um campo de aprovação, Workflow Studio Define automaticamente a entrada do Campo de aprovação.

Tabela

Tipo de dados: Table Name

Nome da tabela do registro associado à solicitação de aprovação. A tabela selecionada deve oferecer suporte a aprovações por ter um campo de estado de aprovação. Por exemplo, a tabela Tarefa e suas extensões contêm campos de aprovação.

Motivo da aprovação

Tipo de dados: String

Cadeia de caracteres de texto que contém uma justificativa para a aprovação. Você pode usar este campo para auditoria e conformidade com regulamentos. Essas informações são armazenadas na tabela de aprovação [sysapproval_approvador]. Por exemplo, você pode listar por que uma solicitação de aprovação específica é necessária de um indivíduo ou de um grupo.

Campo de aprovação

Tipo de dados: Field Name

Campo que contém os resultados das solicitações de aprovação.

Campo de Diário

Tipo de dados: Field Name

Campo para armazenar histórico e comentários associados à solicitação de aprovação.

Regras

Tipo de dados: Approval Rules

Configure quais usuários podem aprovar ou rejeitar solicitações e o que acontece depois que o registro é aprovado ou rejeitado.

As regras de usuário de aprovação ou rejeição incluem:

• Qualquer pessoa aprova. Use esta opção quando qualquer usuário listado puder aprovar.
• Todos os usuários aprovam. Use esta opção quando todos os usuários listados precisarem aprovar.
• Todos responderam e qualquer um aprova. Use esta opção quando todos os usuários precisarem responder, mas somente um usuário precisar aprovar.
• % de usuários aprovados. Use esta opção quando a maioria dos usuários precisar aprovar.
• número de usuários aprovados. Use esta opção quando um número específico de usuários precisar aprovar.

No campo ao lado da regra de aprovação, adicione os usuários de aprovação desejados. Para adicionar usuários de aprovação:

• Selecione usuários individuais ou grupos.
• Arraste ou selecione um campo de um registro.
• Selecione "Aprovadores manuais" para permitir que um aprovador manual processe uma aprovação ou uma rejeição. Um aprovador manual é um usuário adicionado manualmente à lista relacionada de Aprovadores que pode aprovar a solicitação. Por exemplo, você pode adicionar manualmente um especialista no assunto a uma tarefa para aprovar a solicitação. Para saber mais sobre como adicionar aprovadores manuais, consulte Gere aprovações usando a lista relacionada de aprovadores.

Nota:

Por padrão, Solicitar aprovação gera registros de aprovação para usuários e grupos inativos. Esse comportamento permite que um fluxo ou ação continue funcionando mesmo quando um usuário ou grupo específico for desativado posteriormente. Se você quiser mudar o comportamento de gerar aprovações para entidades inativas, defina a propriedade do sistema com.glide.hub.flow.approval.allow_inactive_entity. Consulte Workflow Studio propriedades do sistema de fluxo.

Defina regras de rejeição adicionando outro conjunto de regras OR. Ao definir aprovações, inclua regras de rejeição que são executadas quando não há aprovações correspondentes. Essas regras de rejeição impedem que o fluxo permaneça em um estado de espera. Por exemplo, se uma aprovação puder ser aprovada por qualquer pessoa, crie uma regra de rejeição baseada em tempo caso ninguém a aprove.

Nota:

Se você definir uma regra de aprovação sem regra de rejeição (ou vice-versa) e o estado de aprovação esperado não for atendido, o valor de tempo de execução será cancelado .

Para obter informações sobre como usar script em linha para especificar regras de aprovação, consulte Aprovações com script no Designer de fluxo com variáveis de fluxo publicação do blog no Comunidade ServiceNow.

Prazo

Tipo de dados: Schedule Date/Time

Data de vencimento de um estado de aprovação para evitar que o fluxo aguarde indefinidamente a aprovação.

Saída

Essas saídas aparecem no painel Dados. Você pode usá-las como entradas em outro lugar em seu fluxo.

Estado de Aprovação

Tipo de dados: Choice

Estado de conclusão da solicitação de aprovação. A página de detalhes da execução do fluxo exibe um desses valores.

• Ainda não solicitado [não solicitado]
• Solicitado [solicitado]
• Aprovado [Aprovado]
• Rejeitado [Rejeitado]
• Cancelado [Cancelado]
• Não é mais necessário [not_required]
• Ignorado [ignorado]

Exemplo

Neste fluxo de exemplo, uma aprovação é necessária sempre que um novo incidente de alta prioridade é criado ou um existente é atualizado. Quando o incidente entra na fila, o fluxo aciona uma ação Solicitar aprovação para confirmar que o trabalho atribuído é apropriado e que o incidente deve avançar. A ação aguarda um dia útil por uma resposta, seguindo uma programação de 8 a 5 dias da semana para se alinhar às horas padrão de suporte de TI. Se nenhum aprovador responder nessa janela, o sistema aprovará automaticamente a solicitação para evitar atrasos na restauração do serviço.

A solicitação de aprovação é encaminhada para o gerente do usuário listado no campo Atribuído a. Isso garante que um líder responsável revise se o técnico atribuído tem o conjunto de habilidades e a capacidade de carga de trabalho corretos para lidar com o incidente. O gerente pode aprovar ou rejeitar a solicitação dentro da janela de um dia, permitindo que o fluxo de trabalho continue ou redirecione o incidente com base na decisão.

Diretrizes gerais

Siga estas diretrizes ao solicitar aprovações.

Não duplique ações Solicitar aprovação em Faça o seguinte na lógica de fluxo paralelo

Workflow Studio O não é compatível com a realização de várias solicitações de aprovação para o mesmo registro usando o seguinte na lógica de fluxo paralelo. Solicitar aprovação no mesmo registro cria uma dependência entre ramificações, o que pode produzir resultados inesperados, já que não há como saber qual ramificação será concluída primeiro.