Verfolgen Sie Risikobewertungen aus dem Playbook für Sorgfaltspflicht

Verwenden Sie als Beschaffungsspezialisten das Playbook für Sorgfaltspflicht, um Lieferantenrisikobewertungen nachzuverfolgen und die zugehörigen Aufgaben abzuschließen.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: Beschaffungsspezialist

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Wenn eine Beschaffungsanforderung einem Beschaffungsereignis hinzugefügt wird, wird im Status Qualifizierung erforderlich ein Lieferantenfall vom Typ Sorgfaltspflicht ausgelöst, um Risikobewertungen zu berücksichtigen. Sie können den Fall über das Playbook schließen, wenn doppelte Anforderungen vorhanden sind. Wenn keine Duplikate vorhanden sind, wird über das Playbook eine neue Sorgfaltspflicht initiiert. Hier wird derselbe Datensatzersteller für das Drittpartei-Risikomanagement (TPRM) verwendet. Sie werden bei jedem Schritt im TPRM-Workflow benachrichtigt, z. B. Bewertung des inhärenten Risikos, Risikobewertung von Drittparteien usw. Sie können die Risikobewertung überprüfen, nachdem die Sorgfaltspflicht abgeschlossen ist. Jetzt können Sie die Risikobewertung entweder akzeptieren oder ablehnen und basierend auf dieser Entscheidung die erforderlichen Maßnahmen ergreifen. Wählen Sie Aus Als Abgeschlossen Markieren Zum Schließen des Sorgfaltspflicht-Falls.

Prozedur

1. Navigieren zu Alle > Fallmanagement für die Beschaffung > Source-to-Pay-Arbeitsbereichan.
2. Wählen Sie das Listensymbol ( ) Und wählen Sie aus Alle Arbeiten > Fällean.
3. Wählen Sie den Beschaffungsfall für Sorgfaltspflicht aus der Liste aus, um ihn weiter zu verarbeiten.
   Die Playbook Die Registerkarte wird mit geöffnet Fall zuweisen Abschnitt.
4. Führen Sie die Schritte in den verschiedenen Phasen und Aktivitäten des Playbooks „Sorgfaltspflicht-Anforderung erstellen“ aus.

   Tabelle : 1. Phasen der Erstellung eines Playbooks für Sorgfaltspflicht-Anforderungen

   Phase	Aktivität	Aktivitätsdetails
   Fall überprüfen	Fall zuweisen	Verwenden Sie diese Aktivität, um den Fall einer anderen Person zuzuweisen oder den Fall Ihnen zugewiesen zu lassen. Sie können dann wie folgt vorgehen: In Zugewiesen an Suchfeld, suchen Sie nach der Person, der Sie den Fall zuweisen möchten, und wählen Sie sie aus. In Kurzbeschreibung Feld die Beschreibung für den Fall aktualisieren. Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus: Wählen Sie Speichern aus, um die Änderungen zu speichern. Wählen Sie Aus Arbeit beginnen Um mit der Bearbeitung des Falls zu beginnen.
   	Fall auf „In Arbeit“ aktualisieren	Diese Aktivität aktualisiert den Fall auf „in Arbeit“ und wird automatisch abgeschlossen.
   Anforderung erstellen	Überprüfen Sie die Lieferantendetails	Überprüfen Sie die Lieferantendetails, und wählen Sie sie aus Fahren Sie Fort .
   	Auf doppelte Sorgfaltspflicht-Anforderungen prüfen	Prüft auf doppelte Sorgfaltspflicht-Anforderungen. Wenn keine doppelten Anforderungen vorhanden sind, wählen Sie aus Erstellen Sie eine neue Anforderung .
   	Sorgfaltspflicht-Anforderung erstellen	Fordern Sie die Sorgfaltspflicht für Drittpartei-Risiken an, indem Sie eine der folgenden Optionen auswählen: Onboarding für eine neue Interaktion Vorhandene Interaktion neu bewerten Vorhandene Interaktion für Vertragsverlängerung neu bewerten Offboarding einer Interaktion mit Sorgfaltspflicht Offboarding einer Interaktion OHNE Sorgfaltspflicht Fügen Sie bei Bedarf alle relevanten Anhänge hinzu, und wählen Sie aus Übermitteln . Die relevante Drittpartei wird, falls verfügbar, automatisch ausgefüllt. Wenn die Drittpartei hier nicht aufgeführt ist oder unvollständige Informationen bereitgestellt werden, geben Sie die folgenden Details ein: Drittpartei-Informationen Interaktionsinformationen Drittparteiadresse Interaktionsadresse Primärer Drittparteikontakt Primärkontakt für Interaktion
   	PC-Datensatz mit dem DDR-Fall aktualisieren	Aktualisiert den Beschaffungsfalldatensatz mit dem Sorgfaltspflicht-Anforderungsfall. Für den Lieferanten wird ein Sorgfaltspflicht-Fall erstellt. Danach wird die ID des erstellten Falldatensatzes in ausgefüllt Zugehörige DDR Feld unter Details Registerkarte.
   	Warten, bis der Risikoprozess gestartet wird	Warten Sie, bis die Bewertung des inhärenten Risikos abgeschlossen ist. Zu diesem Zeitpunkt beginnt das TPRM-Team mit dem Onboarding des Lieferanten, der dem erstellten DDR zugeordnet ist.
   Risiko bewerten	Warten Sie auf die Bewertung des inhärenten Risikos	Warten Sie, bis die Bewertung des inhärenten Risikos abgeschlossen ist. Hier füllt der zugewiesene Teilnehmer den Fragebogen zum inhärenten Risiko aus und übermittelt ihn, und das TPRM-Team aktualisiert den INA-Datensatz und setzt ihn auf den Status „Geschlossen“. Details des INA-Datensatzes werden parallel im Playbook bereitgestellt.
   	Benachrichtigen Sie die anfordernde Person über die Bewertung des inhärenten Risikos	Eine Benachrichtigung mit der Information, dass die Bewertung des inhärenten Risikos jetzt abgeschlossen ist, wird an Sie gesendet.
   	Warten Sie auf die Drittpartei-Risikobewertungen	Warten Sie, bis die Drittpartei-Risikobewertungen abgeschlossen sind. Hier startet das TPRM-Team die Sorgfaltspflicht für den Lieferanten, der der erstellten DDR zugeordnet ist. Details der Drittpartei-Risikobewertungen für die Drittpartei und die Interaktion werden parallel im Playbook bereitgestellt.
   	Benachrichtigen Sie die anfordernde Person über die Drittpartei-Risikobewertung	Eine Benachrichtigung wird an die anfordernde Person gesendet, wenn beide Risikobewertungen abgeschlossen sind und sich im Status „Geschlossen“ befinden.
   	Überprüfen Sie den Status des Sorgfaltspflicht-Genehmigungsprozesses	Überprüfen Sie den Status des gesamten Due-Diligence-Genehmigungsprozesses. Zu diesem Zeitpunkt verschiebt das TPRM-Team die DDR in den Status „TPRM genehmigt“. Es wird eine Benachrichtigung mit der Information gesendet, dass die Sorgfaltspflicht-Anforderung vom TPRM-Team genehmigt wurde. Die Risikobewertungen aus allen obigen Bewertungen werden jetzt im Playbook angezeigt. Hinweis: Wenn der Datensatz während der obigen TPRM-Aktivitäten abgelehnt wird, wird Ihnen eine Benachrichtigung über diese Ablehnung gesendet, und der Fall wird in „als abgelehnt geschlossen“ verschoben.
   	Benachrichtigen Sie die anfordernde Person, dass die Anforderung genehmigt wurde.	Die anfordernde Person wird benachrichtigt, wenn die DD-Anforderung vom TPRM-Team genehmigt wird.
   Risikobewertung überprüfen	Risikobewertung genehmigen oder ablehnen	Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Wählen Sie Aus Lehnen Sie Die Risikobewertung Ab , Benachrichtigen Sie die anfordernde Person, dass die Anforderung abgelehnt wurde, und markieren Sie den Fall als abgelehnt. Wählen Sie Aus Akzeptieren Sie Die Risikobewertung , Benachrichtigen Sie den Lieferanten, und markieren Sie den Fall als abgeschlossen.
   Fall schließen	E-Mail-Adresse des Lieferantenkontakts aus DDR-Datensatz abrufen	Ruft die E-Mail-ID des Lieferantenkontakts aus dem Datensatz der Sorgfaltspflicht-Anforderung ab.
   	Lieferant benachrichtigen	Verwenden Sie diese Aktivität, um dem Lieferanten eine E-Mail über den Status der Sorgfaltspflicht-Anforderung zu senden. Ein E-Mail-Entwurf wird mit vorab ausgefüllten Daten in angezeigt Betreff Feld. Der E-Mail-Text ist mit dem entsprechenden Text vorab ausgefüllt. Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus: E-Mail Senden : Sendet die E-Mail sofort. Überspringen : Überspringt diese Aktivität und wechselt zur nächsten Aktivität.
   	Fall abschließen	Verwenden Sie diese Aktivität, um Arbeitsnotizen hinzuzufügen und den Fall zu schließen. Gehen Sie wie folgt vor: In Arbeitsnotizen Fügen Sie Kommentare zum Fall hinzu. In Abschlussnotizen Feld, fügen Sie alle abschließenden Kommentare hinzu. Wählen Sie Aus Fall abschließen .
   	Fall auf „Abgeschlossen“ aktualisieren	Aktualisiert den Fall auf „Abgeschlossen“.