HR サービスデリバリ (HRSD) エージェントワークスペース 対応の 従業員ドキュメント管理

従業員ドキュメント管理 には、ストレージ領域、ファイルシステム、ドキュメントを簡単に取得する機能、機密性の高いドキュメントを閲覧できるユーザーを定義する機能、ドキュメントを消去する条件を指定する機能があります。

従業員ドキュメント管理 の詳細については、「従業員ドキュメント管理」を参照してください。

HR サービスデリバリ (HRSD) エージェントワークスペース を使用した従業員ドキュメントの作成またはアップロード

HR サービスデリバリ (HRSD) エージェントワークスペース を使用して、HR ケースに従業員ドキュメントを作成またはアップロードします。

始める前に

必要なロール：sn_hr_ef.document_writer

手順

1. 次のように移動する。 HR エージェントワークスペース > Lists (リスト) > 従業員ドキュメント > All (すべて).
   または、以下から従業員ドキュメントを作成することもできます。 HR エージェントワークスペース > Lists (リスト) > 人事プロファイル.
2. [New] をクリックします。
3. フォームのフィールドに入力します。

   表 : 1. 従業員ドキュメントフォーム

   フィールド	説明
   従業員ドキュメント	アップロードする従業員ドキュメント。 [参照] をクリックして、従業員ドキュメントをアップロードします。 デフォルトでは、許可されているドキュメントの最大サイズは 30 MB です。デフォルトは、従業員ドキュメントプロパティの [アップロードファイルの最大サイズ (MB)] フィールドで変更できます。詳細については、「従業員ドキュメント管理アプリケーションのプロパティ」を参照してください。 ドキュメントを選択した後、読み取り専用フィールドにファイルサイズ、ファイル形式、作成日時、作成者が表示されます。 この UI 内のビューアーは .pdf ドキュメントの表示のみをサポートしています。その他の種類のドキュメントは、ダウンロードした後で表示できます。 最適な検索結果を得るには、ドキュメントの名前にダッシュ (-) を使用しないでください。全文をスペースまたはアンダーバーで区切って使用すると、より良い検索結果が得られます。 .pdf ドキュメントを表示するには、従業員ドキュメントプロパティで [[ドキュメントビューアー] を有効にして PDF ドキュメントをプレビューする] の [はい] をオンにします。 注: FedRAMP、オンプレミスの顧客、モバイルデバイス、エッジ暗号化または暗号化のサポートを利用している顧客には、ドキュメントの表示はサポートされていません。
   説明	従業員ドキュメントの説明です。
   従業員	関連付けられている従業員ドキュメントの名前です。
   ドキュメントタイプ	従業員ドキュメントに関連付けられているドキュメントタイプです。 ドキュメントタイプは、カテゴリ化、セキュリティおよび保持ポリシーを提供します。
   HR ケース	従業員ドキュメントが HR ケースから移動されたときに関連付けられた HR ケースの番号です。
   消去保留	ドキュメントの消去保留ステータスです。 消去承認待ち：ドキュメントの削除の承認を待機しています。 削除承認：ドキュメントの消去をスケジュールする承認を受けています。 消去却下：ドキュメントの消去承認が得られませんでした。 重要: ドキュメントタイプのセキュリティポリシーにより、消去承認が決定します。次のロールには、消去許可を変更する権限があります。 EF アドミン [sn_hr_ef.admin] 従業員ファイル管理マネージャー [sn_hr_ef.manager]

4. [保存] をクリックして従業員ドキュメントレコードを作成します。
   [監査記録] タブが表示されます。

   従業員ドキュメントが作成またはアップロードされてから消去されるまでの、すべてのアクションを表示します。

HR サービスデリバリ (HRSD) エージェントワークスペース を使用した従業員ドキュメントの移動

従業員ドキュメントを、HR サービスデリバリ (HRSD) エージェントワークスペース のケースから従業員ドキュメントリポジトリに移動します。従業員ドキュメントリポジトリにより、集中管理リポジトリで、さまざまなソート機能を使用して迅速かつ簡単にドキュメントを識別できます。

始める前に

必要なロール：sn_hr_ef.document_writer、sn_hr_core.case_writer

手順

1. 次のように移動する。 HR エージェントワークスペース > Lists (リスト) > すべての HR ケース > All (すべて).
2. 従業員ドキュメントが添付されているケースを選択します。
   注:

   リストビューから従業員ドキュメントが関連付けられている HR ケースを識別する方法はありません。HR ケースを検索するには、HR ケース番号またはオープン対象者が必要です。
3. [添付ファイルを移動] をクリックします。
   
4. [添付ファイルを従業員ドキュメントに移動] ウィンドウで、次のようにします。
   1. 移動するドキュメントの隣にあるチェックボックスをオンにします。
   2. 各ドキュメントの [ドキュメントタイプ] を選択します。ドキュメントタイプは、カテゴリ化、アクセス可能なユーザー、保持ポリシーを決定します。関連するトピックの詳細になにも表示されない場合は、ドキュメントタイプを作成します。ドキュメントタイプを作成すると、正しい分類が保証されます。
   3. [選択項目を移動] をクリックします。

   注:

   [ターゲット COE] と [トピック詳細] フィールドは変更できますが、ドキュメントが間違ったタイプの HR ケースの下に追加されていた場合にのみ可能です。
   

タスクの結果

• 従業員ドキュメントが、HR ケースから従業員ドキュメントリポジトリに移動します。
• リスト列のすべての従業員ドキュメントのリストを表示するには、[従業員ドキュメント] を選択します。
• 移動された添付ファイルは、ケース内の [従業員ドキュメント] アイコンのコンテキストサイドパネルに表示されます。