Ordres de transfert pour Gestion des actifs

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 10 minutes de lecture

    • Les ordres de transfert déplacent les actifs entre les différents entrepôts de l'entreprise.

    L'application Gestion des actifs permet aux gestionnaires des actifs de créer des ordres de transfert pour le déplacement d'actifs entre les différents entrepôts de l'entreprise.

    Les actifs consommables et les actifs non consommables peuvent être transférés comme suit :

    • Si un actif est consommable, il peut être transféré et la quantité peut être supérieure ou égale à un. Les éléments consommables sont suivis par le système du point de vue de la qualité.
    • Si une actif n'est pas consommable, il doit être transféré en tant qu'entité unique avec une quantité égale à un. Les éléments non consommables correspondent aux actifs définis dans le système.

    Lignes d’ordre de transfert

    Transfer Order Lines est un nouveau module sous l'inventaire qui comprend des tâches de modèle et des sous-tâches de modèle comme sous-modules. Les lignes d'ordre de transfert permettent de transférer plusieurs actifs sur un seul ordre de transfert. Des actions telles que la préparation de l'expédition peuvent avoir lieu au niveau de la ligne d'ordre de transfert. Les actifs préalloués peuvent être inclus dans une ligne d'ordre de transfert, mais ne peuvent être transférés que dans leur totalité. Une règle métier empêche de transférer simultanément un même actif présent sur deux ordres de transfert différents.
    Remarque :
    Les workflows d'ordre de transfert et de ligne d'ordre de transfert sont passés du module d'extension Procurement au module d'extension Gestion des actifs. Le workflow de la ligne d'ordre de transfert s'exécute uniquement si aucun autre workflow ne correspond ou ne s'exécute sur un enregistrement spécifique.

    Tâches de la ligne d’ordre de transfert

    Lorsque vous créez une ligne d'ordre de transfert, basée sur la catégorie de modèle spécifiée dans l'actif, une tâche de ligne d'ordre de transfert est automatiquement créée. Les tâches de la ligne d'ordre de transfert sont créées pour déplacer les lignes d'ordre de transfert d'une étape à l'autre. Les tâches de la ligne d'ordre de transfert vous aident également à suivre les niveaux de service et le délai nécessaire pour exécuter un ordre de transfert.

    Les tâches de modèle par défaut sont disponibles avec l'application Gestion des actifs. Les tâches de modèle sont basées sur les catégories de modèle. Les tâches de modèle par défaut ne peuvent pas être supprimées ou modifiées. Si nécessaire, vous pouvez également créer vos propres tâches de modèle personnalisées. Pour plus d’informations, voir Create a customized template task. Lorsque vous créez une ligne d'ordre de transfert et que vous sélectionnez un actif, cet actif correspond à une catégorie de modèle. Si une tâche de modèle personnalisée existe pour cette catégorie de modèle, cette tâche de modèle est ajoutée à la ligne d'ordre de transfert en tant que tâche de la ligne d'ordre de transfert. Si aucune correspondance de tâche de modèle personnalisée n'est trouvée pour l'actif que vous avez sélectionné, la tâche de modèle par défaut est ajoutée en tant que tâche de la ligne d'ordre de transfert.

    La clôture d'une tâche de la ligne d'ordre de transfert complète la tâche et crée la tâche suivante dans le processus. Par exemple, une fois que vous fermez la tâche Prêt pour l'exécution, l'état de cette tâche s'affiche comme Fermé terminé et une nouvelle tâche est ouverte pour l'étape suivante, Prêt pour l'expédition. Ce processus se poursuit jusqu'à ce que vous clôturiez toutes les tâches requises pour terminer la ligne d'ordre de transfert. Au fur et à mesure que la tâche est fermée et transférée d'une étape à l'autre, l'actif se met à jour automatiquement. Par exemple, lorsque la ligne d'ordre de transfert passe de Prêt à l'exécution à Préparer pour l'expédition, l'état de l'actif bascule également de Disponible à Réservé.
    Remarque :

    si vous ignorez une tâche de la ligne d'ordre de transfert et sélectionnez Fermé ignoré, l'actif n'est pas mis à jour automatiquement. Une fois l'actif reçu ou livré, vous pouvez effectuer la mise à jour manuellement.

    si vous mettez à niveau n'importe quelle version antérieure vers la version New York, et qu'une ligne d'ordre de transfert ouverte est encore en cours de traitement, toutes les tâches de la ligne d'ordre de transfert associées à cette ligne d'ordre de transfert sont simultanément créées et affichées dans la mise en page du formulaire de la ligne d'ordre de transfert. Selon l'étape de la ligne d'ordre de transfert, les tâches qui doivent encore être traitées seront ouvertes ; toutes les autres tâches qui ont déjà été exécutées seront fermées. Selon l'ordre, si vous fermez une tâche de la ligne d'ordre de transfert ultérieure, toutes les tâches précédentes, qui sont actuellement ouvertes, basculeront automatiquement sur Fermé ignoré.

    Sous-tâches de la ligne d’ordre de transfert

    Pour ajouter plus de granularité et d'efficacité au processus, vous pouvez également créer des sous-tâches pour chaque tâche de la ligne d'ordre de transfert. Chaque tâche de la ligne d'ordre de transfert peut comporter plusieurs sous-tâches. Par exemple, avant de préparer l'expédition d'un ordinateur, vous pouvez créer des sous-tâches pour l'imagerie de l'ordinateur ou l'ajout de logiciels supplémentaires. Si des sous-tâches sont définies pour une tâche de la ligne d'ordre de transfert particulière, les sous-tâches sont automatiquement ajoutées à la tâche de la ligne d'ordre de transfert. Une fois que toutes les sous-tâches sont fermées, la tâche de la ligne d'ordre de transfert est automatiquement fermée. Pour plus d’informations, voir Create a template subtask.

    Transférer des actifs à l'aide d'ordres de transfert

    Transférez les actifs d'un endroit à l'autre en les déplaçant par le biais du processus d'ordre de transfert. Vous créez un ordre de transfert et basculez son état de Brouillon initial à Reçu final.

    Avant de commencer

    Rôle requis : inventory_user

    Le rôle inventory_user, asset ou procurement_user ne peut accéder qu'aux rapports sur les ordres de transfert [alm_transfer_order]. Vous devez activer le module d'extension Procurement (com.snc.procurement) pour les rôles inventory_user, asset et procurement_user.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Inventaire > Ordres de transfert > Créer un ordre de transfert.
    2. Dans la liste Entrepôt de départ, sélectionnez un entrepôt à partir duquel vous souhaitez expédier les éléments.
    3. Dans la liste Entrepôt d'arrivée, sélectionnez un entrepôt où expédier les éléments.
      Remarque :
      Si vous sélectionnez le même entrepôt dans les champs Entrepôt de départ et Entrepôt d'arrivée, l'ordre de transfert passe automatiquement de l'état Brouillon à l'état Reçu dès qu'une ligne d'ordre de transfert est ajoutée.
    4. Sélectionnez une date et une heure de livraison dans le sélecteur de date Date de livraison.
    5. Sélectionnez Envoyer.
    6. Ouvrez l'ordre de transfert.
    7. Au regard de Lignes d'ordre de transfert, cliquez sur Nouveau.
    8. Sélectionnez un modèle pour la ligne d'ordre de transfert.
    9. Si le modèle est un consommable, saisissez une quantité dans Quantité demandée.
    10. Cliquez sur Envoyer.
      Après la création de lignes d'ordre de transfert, l'ordre de transfert et toutes les lignes d'ordre de transfert sont à l'étape de brouillon. Bien qu'un ordre de transfert ou qu'une ligne d'ordre de transfert soit à l'étape de brouillon, il/elle peut être supprimé(e).
      Remarque :
      quand un actif fait partie d'un ordre de transfert défini sur Brouillon, l'enregistrement de l'actif se met à jour pour afficher l'actif comme réservé. Vous ne pouvez pas demander ou transférer l'actif pendant qu'il est réservé.
      Lorsque vous créez une ligne d'ordre de transfert, basée sur la catégorie de modèle spécifiée dans l'actif, une tâche de ligne d'ordre de transfert est automatiquement créée. La tâche de la ligne d'ordre de transfert vous aide à progresser à travers les différentes étapes de la ligne d'ordre de transfert. Chaque tâche de la ligne d'ordre de transfert représente une étape particulière dans le processus de transfert. Lorsque vous fermez une tâche, une nouvelle tâche est créée et le processus de transfert passe à l'étape suivante.
    11. Ouvrez la tâche de la ligne d'ordre de transfert et cliquez sur Fermer la tâche.
      La tâche de la ligne d'ordre de transfert est terminée et une nouvelle tâche de ligne d'ordre de transfert est ouverte.

    Que faire ensuite

    Continuez à fermer chaque tâche jusqu'à la dernière étape (Reçue). Une fois que vous fermez la tâche par l'étape Reçue, la ligne d'ordre de transfert est terminée et se ferme. Toutes les lignes d'ordre de transfert et l'ordre de transfert sont marqués avec l'état Livré.

    Résumé des tâches de la ligne d'ordre de transfert

    Au fur et à mesure que les actifs avancent dans le processus de transfert, l'étape d'un ordre de transfert est toujours basée sur les tâches des lignes d'ordre de transfert individuelles.

    Tableau 1. Tâches de la ligne d’ordre de transfert
    Étapes de la ligne d’ordre de transfert Description
    Brouillon Lorsqu'une ligne d'ordre de transfert est créée.
    Demandée Il s'agit de la première tâche créée pour la ligne d'ordre de transfert.
    Préparation de l'expédition Cette tâche est créée une fois que la tâche Demandée est fermée. Cette tâche porte sur la préparation de la ligne d'ordre de transfert pour l'expédition. Spécifiez les valeurs des champs de suivi de l'expédition tels que Transporteur, Fournisseur, Numéro de suivi et Date d'expédition.
    En cours de transit Cette tâche est créée une fois que la tâche Préparation de l'expédition est fermée.
    Reçue Cette tâche est créée une fois que la tâche En cours de transit est fermée.
    Livrée Cette tâche est créée une fois que la tâche Reçue est fermée. La ligne d'ordre de transfert est terminée une fois que vous avez fermé la tâche Livrée.

    Supprimer un ordre de transfert

    Vous pouvez supprimer un ordre de transfert uniquement s'il est encore à l'étape de brouillon.

    Avant de commencer

    Rôle requis : inventory_user

    Le rôle inventory_user, asset ou procurement_user ne peut accéder qu'aux rapports sur les ordres de transfert [alm_transfer_order]. Vous devez activer le module d'extension Procurement (com.snc.procurement) pour les rôles inventory_user, asset et procurement_user.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Gestion d'inventaire > Ordres de transfert > Ordres de transfert
    2. Cochez la case située en regard d'un ordre de transfert.
    3. Dans le menu Actions sur les lignes sélectionnées situé en bas de la liste, cliquez sur Supprimer.

      Sinon, vous pouvez annuler un ordre de transfert ou une ligne d'ordre de transfert pendant qu'il ou elle est à l'étape Demandée ou Préparation de l'expédition.

    Supprimer une ligne d'ordre de transfert

    Vous pouvez supprimer une ligne d'ordre de transfert uniquement si elle est encore à l'étape de brouillon.

    Avant de commencer

    Rôle requis : inventory_user

    Le rôle inventory_user, asset ou procurement_user ne peut accéder qu'aux rapports sur les ordres de transfert [alm_transfer_order]. Vous devez activer le module d'extension Procurement (com.snc.procurement) pour les rôles inventory_user, asset et procurement_user.

    Procédure

    1. Ouvrez un ordre de transfert.
    2. Cochez la case située en regard d'une ligne d'ordre de transfert.
    3. Dans le menu Actions sur les lignes sélectionnées situé en bas de la liste, cliquez sur Supprimer.

      Sinon, vous pouvez annuler un ordre de transfert ou une ligne d'ordre de transfert pendant qu'il ou elle est à l'étape Demandée ou Préparation de l'expédition.

    Renvoyer des éléments reçus dans un ordre de transfert

    Lorsque vous recevez un ordre de transfert dont tout ou partie des éléments rencontre un problème, vous pouvez renvoyer l'ordre de transfert.

    Avant de commencer

    Rôle requis : inventory_user

    Le rôle inventory_user, asset ou procurement_user ne peut accéder qu'aux rapports sur les ordres de transfert [alm_transfer_order]. Vous devez activer le module d'extension Procurement (com.snc.procurement) pour les rôles inventory_user, asset et procurement_user.

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Vous devez avoir reçu les éléments de l'ordre de transfert avant de pouvoir les renvoyer.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Gestion d'inventaire > Ordres de transfert.
    2. Sélectionnez un ordre de transfert lorsqu'il est à l'étape Reçu.
    3. Cliquez sur la ligne d'ordre de transfert Numéro de l'élément à renvoyer.
    4. Cliquez sur Renvoyer.
    5. Saisissez la quantité à renvoyer.
    6. Saisissez la raison du renvoi.
    7. Cochez la case Défectueux pour renvoyer les éléments qui sont cassés.

      Les éléments défectueux sont renvoyés à l'entrepôt de départ, mais ne sont pas ajoutés au stock disponible. Au lieu de cela, ils sont suivis dans la catégorie distincte nommée « Défectueux » de sorte qu'ils ne peuvent pas être demandés ou transférés à nouveau.

    8. Cliquez sur OK.
    9. Cliquez sur Mettre à jour.

      Une nouvelle ligne d'ordre de transfert est automatiquement créée.

      Un nouvel ordre de transfert parent correspondant est également créé automatiquement avec la nouvelle ligne d'ordre de transfert.

    10. Si vous renvoyez un consommable, accédez à l'enregistrement de la ligne d'ordre de transfert et cliquez sur le nom du modèle pour ouvrir l'enregistrement du modèle.
      L'enregistrement du modèle indique quels entrepôts contiennent le modèle. Le seul modèle défectueux est répertorié.
      Remarque :
      le modèle défectueux se trouve toujours dans l'entrepôt de destination. Le modèle défectueux doit être renvoyé à l'entrepôt de départ.
    11. Déplacez le nouvel ordre de transfert par le biais du processus d'ordre de transfert habituel.
      Les éléments sont automatiquement renvoyés à l'entrepôt de départ. Un élément de la ligne d'ordre de transfert qui a été renvoyé ne peut pas être livré ultérieurement.

      Si vous renvoyez un autre modèle défectueux de la même commande initiale, les deux retours défectueux sont fusionnés en un seul élément de ligne.