Utilisation de Playbook dans Opérations de comptes fournisseurs

Configurez un playbook et visualisez les actions étape par étape effectuées par un spécialiste des comptes fournisseurs lors du traitement d’une facture.

Avant de commencer

Rôle requis : Spécialiste des comptes fournisseurs

Procédure

1. Accédez à la Tout > Opérations de comptes fournisseurs > Espace de travail de Source-to-Pay.
2. Cliquez sur l'icône de liste ().
   Une liste des options disponibles dans l’espace de travail s’affiche.
3. Sélectionnez Factures >Toutes les factures.
   Vous pouvez créer une facture manuellement. Pour plus d’informations sur les factures, reportez-vous à Travailler avec des factures.
4. Sélectionnez Afficher le ticket de traitement de facture.
   Un playbook est disponible pour le ticket de traitement de facture. Vous pouvez afficher les étapes et les activités du traitement des factures dans l’onglet Playbook .
5. Sélectionnez Valider la facture.
   La facture s’ouvre et vous devez vérifier les détails de la facture.
   1. Sélectionnez les détails de l’en-tête Examiner .
      Passez en revue les détails de l’en-tête de la facture et apportez les modifications nécessaires.
   2. Sélectionnez Enregistrer.
   3. Sélectionnez Continuer pour passer à l’activité suivante dans le playbook.
   4. Sélectionnez l’activité Examiner les lignes de facture .
      Examinez manuellement les lignes de facture associées au ticket de traitement de facture.
   5. Sélectionnez Ajouter de nouvelles lignes de facture pour créer des lignes de facture.
   6. Sélectionnez Continuer pour passer à l’activité suivante dans le playbook.
   7. Sélectionnez l’activité Examiner les détails de la ligne fiscale de la facture .
      La section Examiner les détails de la ligne de taxe de la facture affiche la liste des lignes de taxe de la facture.
   8. Sélectionnez Ajouter une taxe.
      La fenêtre contextuelle Ajouter des lignes de taxe à la facture s’affiche . Vous pouvez choisir d’ajouter des lignes de taxe associées à la ligne de facture. Pour en savoir plus sur les champs des lignes de taxe, reportez-vous à la section Champs Lignes de taxe de la facture.
   9. Sélectionnez une ligne de facture dans laquelle vous souhaitez ajouter les lignes de taxe.
   10. Cochez la case Appliquer à toutes les lignes de facture si vous souhaitez ajouter les lignes de taxe à toutes les lignes de facture.
   11. Dans la zone Saisir les détails fiscaux , procédez comme suit.
   12. Sélectionnez le type de taxe à associer à la ligne de facture.
   13. Saisissez les détails du taux fiscal du fournisseur .
   14. Saisissez les détails du montant imposable .
   15. Saisissez les détails fiscaux du fournisseur .
   16. Sélectionnez Ajouter une taxe.
       Les lignes de taxe sont ajoutées à la ligne de facture.
   17. Sélectionnez Soumettre une facture.
       La facture est soumise avec des lignes de taxe.
6. Sélectionnez Vérifier les doublons.
   1. L’activité Vérifier les doublons vous permet de vérifier si le ticket de traitement de facture est un doublon suspecté.
      L’activité Examiner les doublons est sélectionnée automatiquement si la facture est suspectée d’être un doublon. Si la facture n’est pas un doublon suspecté, l’activité est définie sur saisie semi-automatique.
   2. Sélectionnez Confirmer un doublon.
      S’il s’avère que la facture est en double, sélectionnez Confirmer le doublon. La facture passe à un état Doublon confirmé et le playbook est défini sur Annulé
   3. Sélectionnez Notifier le fournisseur.
   4. Sélectionnez Pas un doublon si la facture n’est pas un doublon.
      Une boîte contextuelle s’affiche et invite l’utilisateur à saisir le motif de la facture non dupliquée.
   5. Pour réinitialiser la facture à l’état reçu après l’avoir définie, elle est comme un doublon confirmé, suivez les étapes de Réinitialiser une facture à l’état Reçue.
7. Sélectionnez la carte Lignes de correspondance .
   Si la facture est une facture de bon de commande ou une facture de note de crédit de type Bon de commande et qu’elle ne présente pas d’erreur de correspondance, la carte Faire correspondre les lignes est définie sur saisie semi-automatique. Toutefois, si la facture est de type facture sans bon de commande ou facture avec note de crédit de type sans bon de commande, l’étape est ignorée.
   1. Vérifiez la carte Faire correspondre les lignes de facture .
   2. Vous pouvez modifier les changements apportés au formulaire de bon de commande et sélectionner Mettre à jour.
   3. Sélectionnez Continuer après avoir enregistré les modifications.
   4. Dans la carte Examiner les lignes de bon de commande, examinez les lignes de bon de commande associées au bon de commande pour identifier les lignes mappées à la ligne de facture.
   5. Vous pouvez modifier les lignes de facture et les faire correspondre aux lignes de bon de commande correspondantes.
   6. Vérifiez la carte Vérifier le bon de commande .
      Vérifiez les détails du bon de commande associé à une facture.
8. Sélectionnez Examiner les exceptions.
   La liste des exceptions soulevées pour la facture est répertoriée. Pour en savoir plus sur les exceptions, reportez-vous à Exceptions relatives aux factures. Cette étape est définie sur Saisie semi-automatique si la facture ne rencontre pas d’exceptions.
   1. Examinez les exceptions générées pour la facture à l’aide de la carte Résoudre les exceptions et résolvez les exceptions le cas échéant.
   2. Sélectionnez une action Vérifier les exceptions pour réévaluer les exceptions.
   3. Sélectionnez Examiner les tâches d’exception pour résoudre les tâches d’exception, le cas échéant.
   4. Sélectionnez Créer une tâche pour créer une tâche d’exception.
      Pour plus d’informations sur les tâches d’exception, Travailler sur une exception de facture.
9. Sélectionnez la carte En attente d’approbation .
   Cette étape est définie sur Saisie semi-automatique une fois la facture approuvée.

   Remarque :

   Utiliser les approbations de révision générées pour la facture. Dans l’activité Notifier le fournisseur , vous pouvez consulter les e-mails envoyés au fournisseur lorsqu’une facture est rejetée.
10. Sélectionnez la carte Payer la facture .
    1. Dans l’activité Examiner les erreurs d’intégration , examinez les erreurs d’intégration générées pour la facture.
       Pour plus d’informations sur les erreurs d’intégration, reportez-vous à la section Erreurs d’intégration.
    2. Le playbook sélectionne automatiquement une activité Examiner les paiements .
       Vous pouvez afficher les détails de paiement de la facture. Pour en savoir plus sur le formulaire de paiement, consultez Modalités de paiement
    Le ticket de traitement de facture est terminé avec l’état défini sur Payé.