Regrouper et séquencer des règles d'approbation

En tant qu'administrateur Procurement, vous pouvez associer des règles d'approbation à des groupes d'approbation et définir la séquence pour déterminer le moment opportun pour déclencher ces règles. Avec cette association, un ensemble de règles d'approbation dans un groupe de règles est déclenché par séquence, au lieu de toutes les évaluer simultanément.

Par exemple, lors de l'achat d'un produit informatique, un gestionnaire peut d'abord approuver l'achat avant de l'envoyer au département informatique pour son approbation.

Les règles dans un groupe d'approbation ne sont évaluées que si toutes les règles incluses sont satisfaites. S'il existe plusieurs groupes d'approbation, ils seront tous évalués simultanément. Pour les règles d'approbation qui n'ont pas de groupe d'approbation associé, l'évaluation est effectuée telle quelle en même temps que les règles associées aux groupes d'approbation. Par défaut, toutes les règles d'un groupe d'approbation sont également évaluées de façon indépendante. Si un groupe de règles est satisfait, les règles individuelles n'ont pas besoin d'être évaluées. Cela évite qu'un administrateur Procurement ne crée de règles en double qui doivent être évaluées de façon indépendante, ou dans le contexte d'un groupe d'approbation.

Examinez les scénarios suivants :

Scénario 1

• Le montant d'une demande d'achat est de 8 000 $.
• Le code de la tâche du propriétaire d'entreprise est IC3, le centre de coûts est Ingénierie.
• La hiérarchie des codes des tâches de la direction du propriétaire d'entreprise est IC3 => M3 => M4 => CFO.

Figure 1. Règles d'approbation A et B

• Sans groupe de règles et séquençage de groupe, les règles d'approbation A et B sont déclenchées simultanément.
• Avec un groupe de règles et un séquençage de groupe, la règle d'approbation A est déclenchée en premier, suivie de la règle d'approbation B lorsque A est terminée.

Scénario 2

• Le montant de la demande d'achat est de 8 000 $, le produit de fournisseur appartient à la catégorie de produit XYZ.
• Le code de la tâche du propriétaire d'entreprise est IC3, le centre de coûts est Ingénierie.
• La hiérarchie des codes des tâches de la direction du propriétaire d'entreprise est IC3 => M3 => M4 => CFO.

Figure 2. Règles d'approbation A, B et C

• Sans groupe de règles et séquençage de groupe, les règles d'approbation A, B et C sont déclenchées simultanément.
• Avec un groupe de règles et un séquençage de groupe, les règles d'approbation A et C sont déclenchées en premier, suivies de la règle d'approbation B lorsque A est terminée.

Scénario 3

• Un achat effectué pour 120 000 $.
• Autre achat effectué pour 95 000 $.

Figure 3. Règles d'approbation A, B, C et D

• Sans groupe de règles et séquençage de groupe, les règles d'approbation A, B, C et D sont déclenchées simultanément.
• Avec un groupe de règles et un séquençage de groupe, les règles d'approbation A et D sont déclenchées en premier, suivies des règles d'approbation B et C lorsque A est terminée.

Les détails du groupe d'approbation sont stockés dans la table Groupe d'approbation. Chaque groupe d'approbation contient une liste connexe de composition de règles d'approbation pour définir leur ordre d'évaluation dans ce groupe spécifique.

Impact des groupes de règles et séquençage dans la propriété de renvoi de l'approbation pour réévaluation

Si les règles d'approbation qui appartiennent à un groupe de règles sont déclenchées, la propriété de renvoi de l'approbation pour réévaluation ne s'applique que si les mêmes règles dans ce groupe de règles sont satisfaites suite à une fusion ou une révision.

Dans le scénario où des règles appartiennent à un groupe et sont également évaluées de façon indépendante, la propriété de renvoi de l'approbation pour réévaluation ne s'applique que si les mêmes règles dans le groupe sont déclenchées. Pour les règles qui n'appartiennent à aucun groupe, la propriété se comporte comme d'ordinaire.

Par exemple, dans le scénario 2 :

• Si la propriété de renvoi de l'approbation pour réévaluation est définie sur Non et, suite à une révision, la règle d'approbation A est satisfaite, la règle B n'est pas satisfaite et la règle C est satisfaite, les approbations sont renvoyées à l'approbateur pour la règle A.
• Si la propriété est définie sur Non et que les règles A, B et C sont satisfaites suite à une révision, les approbations ne sont pas renvoyées.
• Si la propriété est définie sur Oui et que les règles A, B et C sont satisfaites suite à une révision, toutes les approbations sont renvoyées.
• Si la propriété est définie sur Oui et que les règles A, C et une nouvelle règle D sont satisfaites suite à une révision, les approbations A et C et une nouvelle approbation D sont renvoyées.