Travailler sur un ticket de traitement de facture

Effectuez différentes actions manuelles pour traiter une facture.

Avant de commencer

Rôle requis : sn_ap_apm.accounts_payable_specialist ou sn_ap_apm.admin

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Un ticket de facture avec une catégorie d’automatisation des factures et une sous-catégorie de traitement des factures est appelé un ticket de traitement de facture.

Par défaut, un ticket de traitement de facture est automatiquement créé lorsque vous recevez une facture par e-mail. Intelligence documentaire capture les données de la facture et crée ensuite les enregistrements de facture et de ligne de facture dans Opérations de comptes fournisseurs. Toutefois, le spécialiste des comptes fournisseurs peut également créer manuellement une facture à partir du Espace de travail Source-to-Pay. Pour plus d'informations, consultez Créer une facture manuellement.

Pour obtenir une description des valeurs de champ et des informations sur les onglets disponibles sur le formulaire de ticket de traitement de facture, reportez-vous à la section Formulaire de ticket de traitement de facture.

Procédure

1. Accédez à la Tout > Opérations de comptes fournisseurs > Espace de travail de comptes fournisseurs.
2. Cliquez sur l'icône de liste ().
3. Effectuez l'une des actions suivantes :
   • Accédez à la Listes > Mes tâches > Mes tickets de traitement de facture ouverts.
   • Accédez à la Listes > Tous les travaux > Tous les tickets de traitement de facture ouverts.
4. Ouvrez un ticket de traitement de facture.
   En règle générale, l’état du ticket de traitement de facture nouvellement créé est Nouveau et l’état de la facture associée à ce ticket est soit Brouillon, soit Reçu, selon la façon dont elle a été traitée par l’application Intégration des opérations de comptes fournisseurs à l'intelligence documentaire .

   Pour plus d’informations sur l’état des factures, reportez-vous à la section Travailler avec des factures.

5. Dans le champ Affecté à , spécifiez un utilisateur auquel vous souhaitez affecter le ticket de traitement de facture.
   Le ticket de traitement de facture passe à l’état Affecté.
6. Effectuez l'une des actions suivantes :
   • Si vous avez le rôle de spécialiste des comptes fournisseurs, affectez-vous le ticket de traitement de facture en sélectionnant Me l’affecter.
   • Si le ticket de traitement de facture vous est affecté par le spécialiste des comptes fournisseurs, commencez à travailler sur le ticket en sélectionnant Accepter.

   Le ticket de traitement de facture passe à l’état Travail en cours.

7. Effectuez l'une des actions suivantes :

   Pour	Effectuez cette action
   Examinez la facture dans Intelligence documentaire pour créer la facture	Si une erreur de traitement se produit dans Intelligence documentaire, le ticket de traitement de facture affiche l’erreur suivante : La facture comporte une erreur d'extraction de données. Passez en revue la facture avec l'automatisation pour continuer le traitement. Pour plus d'informations, consultez Passer en revue une facture dans Intelligence documentaire.
   Saisissez les informations obligatoires manquantes dans la facture	Si une erreur de transformation se produit dans Intelligence documentaire, le ticket de traitement de facture affiche l’erreur suivante : Les informations requises pour la facture comportent une ou plusieurs erreurs. Vérifiez les champs obligatoires et la devise dans l’onglet « Détails » pour poursuivre le traitement. Pour plus d'informations, consultez Entrez les informations de facture requises manquantes et soumettez une facture.

8. Soumettez la facture.
   Une fois la facture envoyée, l’état de la facture est défini sur Reçue et le ticket de traitement de facture reste à l’état Travail en cours.

   Le processus automatisé de vérification des doublons est exécuté. Si le processus soupçonne que la facture est un doublon, la facture passe à l’état Doublon suspecté et le ticket de traitement de facture affiche l’erreur suivante.

   La facture est un doublon potentiel. Passez en revue les factures dans l’onglet « Factures en double potentielles » pour confirmer ou rejeter les doublons.

   Le spécialiste des comptes fournisseurs doit confirmer manuellement si la facture est un doublon.

9. Confirmez si la facture est un doublon.

   Pour plus d'informations, consultez Confirmer si une facture est un doublon.

   Si vous confirmez que la facture est un doublon, la facture passe à l’état Doublon confirmé et le ticket de traitement de facture passe à l’état Fermé incomplet.

   Remarque :

   Lorsque la facture a l’état Doublon confirmé, l’option Réinitialiser à Reçue devient disponible. Si vous avez confirmé une facture comme doublon par erreur, vous pouvez réinitialiser l’état sur l’état Reçu. Pour plus d'informations, consultez Réinitialiser une facture à l’état Reçue.

   Si vous confirmez que la facture n’est pas un doublon, elle passe à l’état Accepté et le ticket de traitement de facture reste à l’état Travail en cours.

   Une fois que la facture passe à l’état Accepté, le processus automatisé de correspondance des bons de commande est exécuté et l’une des actions suivantes se produit :

   • Si la facture correspond au bon de commande, la facture est déplacée vers le bon de commande correspondant à l’état terminé.
   • Si la facture ne correspond pas au bon de commande, la facture passe au statut d’erreur de correspondance de bon de commande et le ticket de traitement de facture affiche l’erreur suivante :

     La facture doit correspondre au bon de commande. Faites correspondre « Lignes de la facture » à « Lignes du bon de commande » pour continuer le traitement.

     Le spécialiste des comptes fournisseurs doit faire correspondre manuellement la facture et les lignes de facture avec le bon de commande et les lignes de bon de commande, respectivement. La facture passe à l’état correspondant au bon de commande terminé uniquement lorsque toutes les lignes de facture ont été déplacées vers l’état correspondant au bon de commande.

     Le ticket de traitement de facture reste dans l’état Travail en cours.

     Remarque :

     Une fois que la facture a été déplacée vers le bon de commande correspondant à l’état terminé, le moteur d’exception est exécuté via une tâche planifiée à une heure spécifique et de manière récurrente. Le moteur d’exception s’exécute sur toutes les factures qui se trouvent dans le bon de commande correspondant à l’état terminé.

     À ce stade, cependant, vous pouvez également exécuter manuellement le moteur d’exception pour identifier les exceptions de facture sur la facture.

   Remarque :

   L’option Rechercher les exceptions vous permet d’exécuter instantanément le moteur d’exceptions sur une seule facture sélectionnée dont l’état correspond au bon de commande, tandis que la tâche planifiée exécute périodiquement le moteur d’exceptions sur toutes les factures dont l’état correspondant au bon de commande est terminé.
10. Vérifiez les exceptions sur la facture.

    Pour plus d'informations, consultez Vérifier les exceptions de facture sur une seule facture.

    Si aucune exception n’est trouvée, la facture passe à l’état Aucune exception trouvée.

    Si des exceptions sont trouvées sur la facture, celle-ci passe à l’état Exceptions trouvées et le ticket de traitement de facture affiche l’erreur suivante :

    La facture comporte une ou plusieurs exceptions. Résolvez tous les problèmes dans « Exceptions de facture » pour continuer le traitement.

    Le spécialiste des comptes fournisseurs peut travailler sur les exceptions ou créer des tâches d’exception et les affecter à d’autres utilisateurs pour résoudre les exceptions. Pour plus d'informations, consultez Exceptions relatives aux factures.

    Une fois que toutes les tâches d’exception sont terminées et que les exceptions sont résolues, la facture passe à l’état Aucune exception trouvée. Le ticket de traitement de facture reste dans l’état Travail en cours.

    À ce stade, le processus automatisé d’approbation de facture s’exécute et envoie la facture pour approbation.

    La facture passe à l’état En attente d’approbation et le ticket de traitement de facture reste à l’état Travail en cours.

    En règle générale, une facture dont l’état est Aucune exception trouvée est automatiquement sélectionnée par le moteur d’approbation et soumise pour approbation. Cependant, dans certains scénarios, vous devrez peut-être soumettre manuellement une facture pour approbation. Pour plus d'informations, consultez Approbations de factures.

    Une fois la facture envoyée, celle-ci passe à l’état En attente d’approbation et le ticket de traitement de la facture reste à l’état Travail en cours.

    À ce stade, l’une des situations suivantes se produit :

    • Si la facture est rejetée, elle passe à l’état Rejeté et les commentaires sur le rejet sont copiés dans le ticket de traitement de facture.

      Pour soumettre à nouveau la facture, vous devez annuler la facture rejetée à l’aide de l’option Annuler la facture et soumettre une nouvelle facture.

    • Si la facture est approuvée, la facture passe à l’état Approuvé et le ticket de traitement de facture passe à l’état Fermé terminé.

• Tâches manuelles de spécialistes des comptes fournisseurs
  Opérations de comptes fournisseurs Effectue le traitement des factures à l’aide de workflows automatisés, avec un minimum d’intervention manuelle. Dans certaines situations, cependant, le spécialiste des comptes fournisseurs doit effectuer quelques tâches manuelles pour faire passer la facture à l’étape suivante du traitement.