Genehmigungsregel erstellen

Genehmigen Sie eine Bestellanforderung, Bestellung, Beschaffungsanforderung oder Rechnung, indem Sie eine Genehmigungsstrategie definieren und Genehmigungsregeln erstellen. Dies ist eine zentrale Konfiguration, die jede Art von Genehmigungsverfahren steuern kann, die Ihr Unternehmen möglicherweise benötigt.

Vorbereitungen

Um eine Genehmigungsregel zu erstellen, müssen Sie Ihren Produktkatalog (mit den erforderlichen Produktkategorien, Produktmodellen und Lieferantenprodukten) eingerichtet haben und in der Lage sein, eine Einkaufsanforderung oder Beschaffungsanforderung zu stellen. Weitere Informationen zum Einrichten Ihres Produktkatalogs finden Sie unter Produktkategorie erstellen, Produktmodell erstellen und Lieferantenprodukt hinzufügen. Sie sollten auch den Datensatz „sys_user“ entsprechend eingerichtet haben, um relevante Details wie Stellencodes und Manager aufzunehmen.

Erforderliche Rolle: sn_shop.procurement_administrator

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Sie können eine Genehmigungsregel erstellen, um zu bestimmen, wie Genehmigungspläne generiert und weitergeleitet werden, wenn die Bedingungen erfüllt sind Sourcing and Purchasing Automation Modul.

Prozedur

1. Navigieren zu Alle > Sourcing and Purchasing Automation > Verwaltung   > Genehmigungsregel  an.
2. Wählen Sie Neu.
3. Füllen Sie im Formular die Felder aus.

   Tabelle : 1. Formular „Genehmigungsregel“

   Feld	Beschreibung
   Nummer	Vom System generierter eindeutiger Bezeichner für die Genehmigungsregel.
   Name	Name, den Sie der Genehmigungsregel zuweisen.
   Aktiv	Option, zu entscheiden, ob diese Regel während des Einkaufsanforderungsprozesses zum Generieren von Genehmigungen verwendet wird.
   Objekt wird genehmigt	Objekt, für das Sie eine Genehmigung benötigen. Die folgenden Optionen sind verfügbar: Rechnung Bestellung Bestellanforderung Beschaffungsanforderung Sie wird standardmäßig basierend auf dem ausgewählten genehmigenden Objekt verwendet. Für Beschaffungsanforderung und Bestellanforderung ist die Bestellanforderungsposition, für die Bestellung die Bestellposition und für die Rechnung die Rechnungsposition. Hinweis: Während vollständige Genehmigungs-Workflows, einschließlich Genehmigungs-Engine, Status-Flows und E-Mail-Benachrichtigungen, für Bestellanforderungen und Beschaffungsanforderungen bereitgestellt werden, ist eine zusätzliche Implementierung erforderlich, um Status-Flows und E-Mail-Benachrichtigungen für Bestellungen und Rechnungsgenehmigungsregeln zu definieren.
   Zeile wird genehmigt	Objektposition, für die Sie eine Genehmigung benötigen, wird genehmigt.
   Genehmigungsregeltyp	Typ der Genehmigungsregel, die bestimmt, wie Genehmigungspläne generiert und weitergeleitet werden, wenn die Bedingungen erfüllt sind. Die folgenden Optionen sind verfügbar: Dynamische Anwender oder Gruppen Managerhierarchie – Stellencode Managerhierarchie Angegebene Anwender oder Gruppen Kostenstellen-Manager Hinweis: Diese Option ist nur verfügbar, wenn das genehmigende Objekt eine Bestellanforderung ist. Je nach ausgewähltem Regeltyp werden die zugehörigen Felder angezeigt. Weitere Informationen zu diesen Regeln finden Sie unter Genehmigungsregeltypen.
   Genehmigungen basieren auf	Geschäftsinhaber, auf dem die Genehmigungsregel basiert.
   Anwender	Angegebene Benutzer, die die Genehmigung aufgrund des Genehmigungsauslösers erhalten sollen.
   Gruppen	Benutzer in den angegebenen Gruppen, die die Genehmigung aufgrund des Genehmigungsauslösers erhalten sollen.
   Freigabesequenz	Sequenz, in der die Genehmigungsregeln ausgelöst werden sollen. Weitere Informationen finden Sie unter Gruppierung und Sequenzierung von Genehmigungsregeln.
   Genehmigung erforderlich von	Bestimmt die Manager, die die Genehmigungsanforderung während des Einkaufsanforderungsprozesses erhalten sollen.
   Automatische Genehmigung zulassen	Bestimmt, ob die Selbstgenehmigung aktiviert werden soll. Standardmäßig ist diese Kennzeichnung aktiviert oder auf „wahr“ festgelegt, wodurch die Selbstgenehmigungsfunktion aktiviert wird, bei der die anfordernde Person über die Genehmigungsberechtigung verfügt. Wenn die Kennzeichnung jedoch gelöscht oder auf „falsch“ festgelegt ist, wird die anfordernde Person als aktiver Genehmiger in der generierten Genehmigungsliste der Genehmigungs-Engine aufgenommen, wodurch die standardmäßige Selbstgenehmigungsfunktion überschrieben wird. Die anfordernde Person muss jetzt eine explizite Genehmigungsentscheidung bereitstellen, indem sie eine Genehmigungsaufgabe abschließt.
   Einkaufsanwender	Anwender, für den Genehmigungen ausgelöst werden.
   Senden Sie die Genehmigung an Einkaufsanwender	Optionen zum dynamischen Senden einer Genehmigung an einen Benutzer oder eine Gruppe, der/die dem Einkaufsanwender zugehört.
   Autorisierte Auftragscodes	Ein oder mehrere Stellencode(s), der/die Käufe bis zum angegebenen Grenzwert automatisch genehmigen kann bzw. können.
   Genehmigtes Einkaufslimit	Referenzwährungsschwellenwert, innerhalb dessen Anwender mit den angegebenen Auftragscodes Bestellanforderungen genehmigen können.
   Methode für die Genehmigungsweiterleitung	Methode zum Weiterleiten der Genehmigungen. Die Optionen sind „Sequentially“ (Nacheinander) und „In parallel“ (Gleichzeitig).
   Methode zur Genehmigungsentscheidung	Methode zur Genehmigung der Regel. Sie können auswählen, ob alle Genehmiger die Regel genehmigen müssen oder ob jeder Genehmiger sie genehmigen kann.
   Auslösebedingungen für Genehmigung	Bedingungen basierend auf dem genehmigenden Objekt, die die Bedingungen bestimmen, unter denen ein Genehmigungsplan erstellt wird. Die Auslöserbedingungen basieren auf der Tabelle „genehmigendes Objekt“ und ermöglichen dem Anwender das Dot-Walking. Wenn der Anwender beispielsweise Auslöserbedingungen aus dem maximalen Budget einer Beschaffungsanforderung erstellen möchte, sollte er vom maximalen Budget zum Betrag gehen und dann die Bedingungen erstellen. Hinweis: Genehmigungen werden für jedes genehmigende Objekt einzeln ausgewertet. Wenn Sie beispielsweise dieselbe Genehmigung für eine Beschaffungsanforderung und eine Bestellanforderung erstellen, werden Genehmigungen zweimal ausgelöst. Um dies zu verhindern, kann der Administrator konfigurieren, dass Genehmigungen nicht in einer Bestellanforderung erstellt werden, wenn sie durch eine Beschaffungsanforderung unterstützt wird, die nicht leer ist. Dies erfolgt über die Auslöserbedingungen für Genehmigungen.

4. Wählen Sie Absenden.

• Genehmigungsregeltypen
  Genehmigungsregeltypen bestimmen die Methoden, mit denen Genehmigungen während des Einkaufsanforderungsprozesses erstellt werden.
• Überlegungen zur Genehmigungsregel
  Faktoren wie Währung, einschließlich Devisen, Referenz und Transaktionen, entscheiden über die auszulösenden Genehmigungsregeln. Einige der anderen Faktoren sind unter anderem Einkaufslimit, Positionsbetrag und erhaltene Positionen.
• Gruppierung und Sequenzierung von Genehmigungsregeln
  Als Procurement-Administrator können Sie Genehmigungsregeln mit Genehmigungsgruppen verknüpfen und die Reihenfolge definieren, um zu bestimmen, wann diese Regeln ausgelöst werden sollen. Mit dieser Zuordnung werden mehrere Genehmigungsregeln in einer Regelgruppe nacheinander ausgelöst, anstatt alle gleichzeitig auszuwerten.