Workflow d’approvisionnement de Source-to-Pay

Acquérez une compréhension de haut niveau du workflow d’approvisionnement de bout en bout avec les Opérations de sourçage et d'approvisionnement produits (SPO), Opérations de cycle de vie du fournisseur (SLO) et Opérations de comptes fournisseurs (APO) de la suite Source-to-Pay (S2P).

Prérequis

Installez et activez les modules d’extension nécessaires. Pour plus d’informations sur les modules d’extension de produits respectifs et la séquence d’installation, voir :

• SPO : Séquence d’installation du module d’extension d’application
• SLO : Opérations de cycle de vie du fournisseur Séquence d’installation du module d’extension
• APO: Séquence d’installation du module d’extension d’application dans Opérations de comptes fournisseurs

Workflow du processus d’approvisionnement

La figure suivante montre comment différents profils utilisent les différentes applications des produits SPO, SLO et APO pour mener à bien le processus d’approvisionnement de bout en bout au sein de la suite Source-to-Pay (S2P).

Dans ce workflow :

1. Un employé crée une demande d’approvisionnement pour un produit ou un service qui n’a pas de prix contractuel ou qui n’est pas disponible dans le catalogue. Pour plus d’informations, consultez respectivement et Effectuer une validation d'approvisionnementDemander des produits ou des services que vous ne voyez pas sur ShoppingHub, respectivement.

   Rôle : sn_shop.shopper.

   Portail d’application : Centre d'achat et Centre des employés respectivement.

2. Les règles d’approbation acheminent la demande d’approvisionnement vers un ou plusieurs approbateurs affectés.
3. Un approbateur examine la demande d’approvisionnement et l’approuve. Pour plus d'informations, consultez Approuver une demande de Centre des employés.

   Rôle : sn_shop.procurement_specialist.

   Portail d’applications : Centre des employés.

4. Les règles d’affectation de travail acheminent la demande d’approvisionnement à un spécialiste de l’approvisionnement affecté.
5. Le spécialiste de l’approvisionnement, avec le rôle limité d’un gestionnaire d’approvisionnement, ajoute la demande d’approvisionnement à un événement de négociation. Pour plus d'informations, consultez Ajouter une demande d'approvisionnement à un événement de négociation.

   Rôle : sn_shop.procurement_specialist.

   Portail d’applications : Espace de travail de Source-to-Pay.

6. Les négociations sont créées automatiquement avec des fournisseurs qualifiés. Pour plus d'informations, consultez Expérience guidée d’admission d’approvisionnement avec playbooks.

   Si vous vous approvisionnez auprès d’un nouveau fournisseur, reportez-vous à la section Améliorer l’expérience d’approvisionnement lors de la collaboration avec de nouveaux fournisseurs.

   Rôle : sn_shop.procurement_specialist.

   Portail d’applications : Espace de travail de Source-to-Pay.

7. Entamez le processus de qualification pour intégrer le nouveau fournisseur. Pour plus d'informations, consultez Qualification du fournisseur.

   Rôle : sn_shop.procurement_specialist.

   Portail d’applications : Espace de travail de Source-to-Pay.

8. Passez en revue le ticket d’intégration du fournisseur et démarrez l’intégration du fournisseur à l’aide de playbooks. Pour plus d'informations, consultez Utilisation du playbook d’intégration de fournisseur pour intégrer des fournisseurs.

   Le playbook crée automatiquement des tâches de fournisseur pour effectuer une évaluation des risques et collecter des informations sur les fournisseurs, telles que des informations bancaires et des détails sur l’emplacement.

   Rôle : sn_slm.manager.

   Portail d’applications : Espace de travail de Source-to-Pay.

9. Le gestionnaire des fournisseurs affecte les tâches du fournisseur au contact du fournisseur.

   Rôle : sn_slm.manager.

   Portail d’applications : Espace de travail de Source-to-Pay.

10. Le contact du fournisseur effectue les tâches suivantes :
    • Tâches affectées. Pour plus d'informations, consultez Affichage des tâches de contact fournisseur à partir de Portail de collaboration des fournisseurs.
    • Questionnaire d’évaluation des risques. Pour plus d'informations, consultez Effectuer une évaluation des risques à partir du Portail de collaboration des fournisseurs.

    Rôle : sn_slm.contact.

    Portail d’applications : Portail de collaboration des fournisseurs.

11. Une fois que le gestionnaire des fournisseurs a examiné le score de risque du fournisseur et terminé les différentes activités à chaque étape du playbook, le fournisseur est intégré avec succès.

    Rôle : sn_slm.manager.

    Portail d’applications : Espace de travail de Source-to-Pay.

12. Une fois la date de clôture des réponses des fournisseurs atteinte, le responsable de l’approvisionnement attribue un ou plusieurs fournisseurs. Pour plus d'informations, consultez Désigner plusieurs fournisseurs à partir d’un événement de négociation.

    Rôle : sn_shop.procurement_specialist.

    Portail d’applications : Espace de travail de Source-to-Pay.

13. Les demandes d’achat sont créées automatiquement. Le spécialiste de l’approvisionnement examine les demandes d’achat et leurs lignes d’achat associées, et crée des bons de commande. Pour plus d'informations, consultez Page de liste pour Opérations de sourçage et d'approvisionnement dans Espace de travail de Source-to-Pay.

    Rôle : sn_shop.procurement_specialist.

    Portail d’applications : Espace de travail de Source-to-Pay.

14. Lors de l’exécution, l’employé confirme la réception du produit demandé. Pour plus d'informations, consultez Confirmez la réception de votre commande depuis ShoppingHub Home et Confirmez la réception de votre commande de Centre des employés.

    L’employé confirme également la réception du service demandé. Pour plus d'informations, consultez Passez en revue votre tâche d’accusé de réception de service depuis la page d’accueil ShoppingHub et Passer en revue votre tâche d’accusé de réception des services à partir de Centre des employés.

    Rôle : sn_shop.shopper.

    Portail d’application : Centre d'achat ou Centre des employés.

15. Les factures sont créées automatiquement. Lorsque les factures ne sont pas soumises automatiquement ou ne correspondent pas aux bons de commande, ou lorsque les exceptions relatives aux factures doivent être résolues, un spécialiste des comptes fournisseurs intervient. Pour plus d'informations, consultez Traitement des factures des comptes fournisseurs.

    Alternativement, le spécialiste des comptes fournisseurs crée manuellement des factures. Pour plus d'informations, consultez Spécialiste des comptes fournisseurs Tâches manuelles.

    Rôle : sn_ap_apm.accounts_payable_specialist.

    Portail d’applications : Espace de travail de Source-to-Pay.

16. Le spécialiste des comptes fournisseurs convertit les factures de type bon de commande en types de facture tels que les bons de commande, les notes de crédit et les notes de débit, en fonction de leurs interactions avec les acheteurs et les fournisseurs de services aux entreprises. Pour plus d'informations, consultez Spécialiste des comptes fournisseurs Tâches manuelles.

    Rôle : sn_ap_apm.accounts_payable_specialist.

    Portail d’applications : Espace de travail de Source-to-Pay.

17. Un agent des comptes fournisseurs gère et travaille sur les tickets de factures affectés, demande plus d’informations aux fournisseurs ou aux employés si nécessaire, et crée et affecte des tâches aux utilisateurs. Pour plus d'informations, consultez Gestion des tickets de facturation.

    Rôle : sn_ap_cm.agent.

    Portail d’applications : Espace de travail de Source-to-Pay.

18. L’employé, l’approbateur, le responsable de l’approvisionnement, le spécialiste des approvisionnements, le responsable des fournisseurs, le spécialiste des comptes fournisseurs et l’agent des comptes fournisseurs bénéficient d’une visibilité complète sur l’état du workflow jusqu’à l’achèvement du processus, à partir de leurs portails respectifs.