Messages d’état de facture

Les messages d’état liés aux factures sont affichés dans l’application Opérations de comptes fournisseurs.

Tableau 1. États des factures

État de la facture	Description
Aucune facture	Lorsqu’une facture rencontre un problème d’extraction de données, cet état est mis à jour. Vous devez examiner les détails de la facture et les éléments de ligne à l’aide d’IntelDoc pour ingérer les données requises et la soumettre.
Brouillon	Ce statut est mis à jour dans 2 scénarios : Lorsqu’une facture peut extraire la plupart des données d’IntelDoc, elle est mise à jour avec les informations requises manquantes et n’a pas encore été soumise. Lorsqu’une facture est créée manuellement jusqu’à ce qu’elle soit prête à être soumise.
Reçu	La facture créée avec des options telles que manuel, numérisée ou via l’API est passée à l’état Reçu.
Doublon suspecté	Une fois la facture mise à jour avec les détails requis, le spécialiste des comptes fournisseurs vérifie si la même facture (numéro de facture du fournisseur) a déjà été soumise par le même fournisseur. Si la facture est soumise par le fournisseur, elle est alors mise à jour avec l’état Doublon suspecté .
Accepté	Cet état est mis à jour dans l’un des scénarios suivants : Dans le cadre du traitement de la facture, la facture passe de l’état Reçue à l’état Accepté si aucune facture en double n’est identifiée par le système Le spécialiste des comptes fournisseurs confirme que la facture n’est pas en double. Le système reconnaît la facture comme doublon et le spécialiste des comptes fournisseurs confirme qu’elle n’est pas en double.
Erreur de correspondance du bon de commande	Cet état est mis à jour dans l’un des scénarios suivants : Une facture est mise à jour avec une erreur de correspondance de bon de commande lorsque le bon de commande est manquant sur la facture. Le mappage de ligne de bon de commande est manquant dans les lignes de facture. La devise sur le bon de commande est différente de la devise de la facture.
Correspondance de bon de commande terminée	Lorsque toutes les lignes de facture sont mappées aux lignes de bon de commande et si aucun écart n’est constaté entre le bon de commande et la devise de la facture, la facture est mise à jour en correspondance de bon de commande terminée.
Exceptions trouvées	Une facture est mise à jour avec l’état Exceptions trouvées, lorsqu’une ou plusieurs des exceptions définies dans Opérations de comptabilité fournisseurs sont détectées. Pour en savoir plus sur les exceptions, reportez-vous à Exceptions relatives aux factures.
Aucune exception trouvée	Cet état est mis à jour dans l’un des scénarios suivants : Lorsqu’il n’y a pas d’exceptions avec une ou plusieurs lignes de facture. Lorsque toutes les exceptions identifiées sont corrigées, la facture passe à l’état Aucune exception trouvée.
Approbation en attente	Une fois que toutes les exceptions de facture sont résolues (aucune exception trouvée), la facture est soumise pour approbation et la facture passe à l’état En attente d’approbation .
Rejetée	Lorsqu’une facture est rejetée par e-mail, API personnalisées, l’état de la facture est mis à jour comme rejetée.
Approbation rappelée	Une fois la facture soumise pour approbation (en attente d’approbation), le spécialiste des comptes fournisseurs peut rappeler l’approbation pour modifier la facture si nécessaire.
Approuvée	Une fois la facture soumise pour approbation (en attente d’approbation), si l’utilisateur approuve la facture, la facture passe à l’état Approuvé .
Paiement en attente	Une fois la facture approuvée, la facture est intégrée au système ERP. Si aucune erreur d’intégration n’est trouvée, l’état de la facture passe à Paiement en attente.
Doublon confirmé	Lorsque le système identifie la facture comme doublon présumé, puis que le spécialiste des comptes fournisseurs confirme que la facture est en double, l’état passe à Confirmer un doublon.
Annulé	Lorsque le spécialiste des comptes fournisseurs annule la facture, l’état est automatiquement défini sur Annulé.
Payé	Une fois la facture publiée sur ERP et payée dans l’ERP, le paiement est renvoyé dans Opérations de comptes fournisseurs sans erreur d’intégration. Ensuite, la facture passe à l’état Payé .