クリエータースタジオ で自動化を操作する
履行者のタスクをどのように簡素化および合理化しますか？自動化を活用しましょう！たとえば、要求のタイプに基づいてタスクを自動的に誰かにアサインすることができます。プレイブックを使用して、この自動化をアプリに追加します。
サマリー:
このセクションを読むと、 自動化 を使用して次のことを行う方法を理解できます。
- プレイブックを使用して、エージェントと履行者にプロセスを最初から最後までガイドし、カスタマーエクスペリエンスとタスクの実行方法を改善する。
- タスクまたはアクティビティを実行するための一貫したプロセスを作成する。
- 組織全体でビジネス上の意思決定とプロセスを統合する。
注:
プレイブックはフォームに基づいているため、自動化の作業を開始する前に、アプリのフォームのビルドを完了する必要があります。
プレイブックは、トリガーに基づいて行われる一連のアクティビティです。これらは、一連の if-then ステートメントのようなものと考えてください。もしこれが起きたら、次にそれが起きます。必要に応じて、複数のプレイブックをアプリに追加できます。
主要な用語:
- アクティビティ
- プレイブックのアクティビティは、承認の取得、レコードのアサイン、メールの送信などの自動化されたタスクを完了します。
- 自動化
- 手動介入なしでワークフロー内を移動するタスクまたは要求。
- プレイブック
- トリガーと呼ばれる開始アクションに基づく一連のアクション。
- レコード
- 対応する必要があるタスクまたは要求。ServiceNow テーブルのすべての行は個別のレコードです。レコードのステータスは、実行されたアクションによって異なります。
- トリガー
- プレイブックの実行を開始するイベント。
- ワークフロー
- レコードの作成から完了までのパス。
自動化とは何か？
クリエータースタジオ の自動化により、基本的な自動ワークフローである簡略化されたプレイブックを作成できます。シンプルなプレイブックは、トリガー (レコードのステータス変更、ユーザーによる質問に対する特定の回答の選択など) とアクティビティ (レコードが新しいユーザーにアサインされるなど) で構成されます。
- アクティビティを自動化に追加して、ワークフローのパスを定義する。
- 意思決定を追加して、意思決定の結果に応じて異なるパスまたは分岐を作成する。
プレイブックにより、タスクのアサインを推測する必要がなくなり、ユーザーは自分の仕事にとって重要なタスクと情報に集中できるようになります。適切に設計されたプレイブックでは、次のことができます。
- タスクのアサインなど、さまざまなタイプのレコードの変更を自動的に開始またはトリガーする。
- 既に作成した他のワークフローのアクティビティとビジネス上の意思決定を再利用する。
- 履行者がレコードのライフサイクルを完了する次のステップに進むために実行する必要がある次のステップを明確に示す。
プレイブックに追加できるアクティビティにはいくつかの種類があります。これらのアクティビティを意思決定と組み合わせることで、タスクに取り組むときに次に何をすべきかを手動で考える必要がなくなります。現時点では、次のことができます。
- タスクの承認を要求する
- タスクを他のユーザーにアサインする
- 次のステップとして新しいタスクを作成する
- メールを送信する
プレースホルダーアクティビティは、クリエータースタジオ の外部で設定する必要があるより複雑なアクティビティや、後で別のアクティビティをスワップインするためにも使用できます。複雑なアクティビティは、ワークフロースタジオ と呼ばれる別のツールで構成されます。
自動化のビルドの要素
クリエータースタジオ の自動化には、次の部品が含まれます。
| コンセプト | 説明 |
|---|---|
| プレイブック | レコードステータスの変更に基づいてユーザーにタスクをガイドする自動ワークフロー。プレイブックの作成の詳細は、クリエータースタジオ でアプリに自動プレイブックを追加する をご覧ください。 |
| トリガー | フォームが送信されたとき、または特定のステータスに更新されたときなど、プレイブックの実行を開始するタイミングを指定するイベント。詳細については、クリエータースタジオでプレイブックのトリガーを編集する をご確認ください。 |
| アクティビティ | タスクのアサインや承認の要求など、プレイブック中に行われること。 注:
プレイブックのオプションのアクティビティに既に慣れている場合は、それでよいでしょう。ただし、自動化を簡素化してシンプルに保つために、クリエータースタジオ はオプションのアクティビティをサポートしていません。オプションのアクティビティを作成する必要がある場合は、クリエータースタジオ でプレースホルダーアクティビティを追加し、ワークフロースタジオ でプレースホルダーを編集するか、後で クリエータースタジオ で別のアクティビティとスワップすることができます。 アクティビティを追加する方法については、「クリエータースタジオ でアプリのプレイブックにアクティビティを追加する」を参照してください。 |
| 決定 | 意志決定の結果に基づいてユーザーが従うさまざまな分岐または条件付きパスを作成する一連の入力、条件、および結果。意思決定の追加に関しては、「クリエータースタジオでアプリのプレイブックに意思決定を追加する」を参照してください。 |
| 分岐 | 意思決定の結果からの明確なパス、または意思決定で可能な各選択肢で起きること。詳細については、「クリエータースタジオでアプリのプレイブックに意思決定を追加する」を参照してください。 |
| 並列処理 | アクティビティの別の分岐と並行して実行される、アクティビティおよびステージの分岐。並列処理については、「クリエータースタジオ でアプリのプレイブックに並列処理を追加する」を参照してください。 |
| コネクタ | プレイブック内のアクティビティと意思決定を接続する線。アクティビティ、意志決定、並列処理をさらに追加できます。アクティビティ間でコネクタをドラッグして、並列アクティビティを作成できます。 |
プレイブックのボードビューとダイアグラムビュー
クリエータースタジオには、プレイブックを操作する 2 つの方法として、ボードビューとダイアグラムビューが用意されています。
ダイアグラムビューは、プレイブック内でアクティビティが発生する順序を示す、視覚的に直感的なダイアグラムです。トリガーや意思決定などのアクティビティを選択すると、詳細を編集できるモーダルがポップアップ表示されます。意思決定を追加するには、ダイアグラムビューを使用する必要があります。図 : 1. プレイブックのダイアグラムビュー
ボードビューは、より伝統的なレイアウトで、各アクティビティがナビゲーションパネルにカードとして表示されます。タスクなどのアクティビティを選択すると、その編集可能な詳細がキャンバスに表示され、操作できるようになります。アクティビティを再配置するには、ボードビューを使用する必要があります。図 : 2. プレイブックのボードビュー
このヘルプドキュメントでは、主にダイアグラムビューを使用した手順を説明し、ボードビューで自動化タスクを完了する方法についての別の手順も説明します。
Now Platform でプレイブックが実行される場所
ユーザーは、Now Platform の要求アプリワークスペースで要求を処理します。このワークスペースには、各要求のレコードがリストされます。プレイブックは、アプリのワークスペースカテゴリ内の指定されたレコードで実行されます。
具体的には、レコード詳細の [カタログタスク] タブで、タスクを完了してレコードをクローズするために必要なアクティビティをユーザーに案内します。