Workflow Studio tipos de gatilho de fluxo

Cada tipo de gatilho define quando um fluxo começa e os dados iniciais disponíveis para ele. Existem gatilhos para operações de registro, datas e operações de aplicação.​

Gatilhos de registro

Use gatilhos de registro para iniciar um fluxo quando um registro for criado ou atualizado.

Gatilho	Descrição
Criado	Inicia um fluxo quando um registro é criado em uma tabela específica.
Atualizado	Inicia um fluxo quando um registro é atualizado em uma tabela específica. Requer a seleção de quando executar o fluxo. Para cada mudança exclusiva: aciona o fluxo para cada atualização exclusiva de um campo que não seja do sistema mesmo se o fluxo estiver em execução. Nota: O sistema armazena um histórico de todas as mudanças em um registro e determina se a mudança é exclusiva. Por exemplo, se o campo Estado de um registro de incidente for modificado de Em andamento para Em espera, o fluxo poderá ser executado. No entanto, se o campo Estado mudar novamente para Em andamento, o fluxo não poderá ser executado. Nota: Os fluxos que têm um gatilho de registro que é executado para cada mudança exclusiva podem produzir recursões quando executados em uma sessão não interativa. Quando este tipo de fluxo faz uma mudança no registro de gatilho, a mudança atende às condições de gatilho de fluxo e causa uma recursão. Uma vez: aciona o fluxo uma vez durante a vida útil do registro. Somente se não estiver em execução: aciona o fluxo para cada mudança exclusiva de registro se o fluxo não estiver em execução nesse registro no momento. Esse comportamento é igual à opção Sempre nas versões anteriores. Para cada atualização: aciona o fluxo sempre que o registro é atualizado, não importa se já havia ou se há no momento contextos em execução para o fluxo.
Criado ou atualizado	Inicia um fluxo quando um registro é criado ou atualizado em uma tabela específica. Requer a seleção de quando executar o fluxo. Para cada mudança exclusiva: aciona o fluxo para cada atualização exclusiva de um campo que não seja do sistema mesmo se o fluxo estiver em execução. Nota: O sistema armazena um histórico de todas as mudanças em um registro e determina se a mudança é exclusiva. Por exemplo, se o campo Estado de um registro de incidente for modificado de Em andamento para Em espera, o fluxo poderá ser executado. No entanto, se o campo Estado mudar novamente para Em andamento, o fluxo não poderá ser executado. Nota: Os fluxos que têm um gatilho de registro que é executado para cada mudança exclusiva podem produzir recursões quando executados em uma sessão não interativa. Quando este tipo de fluxo faz uma mudança no registro de gatilho, a mudança atende às condições de gatilho de fluxo e causa uma recursão. Uma vez: aciona o fluxo uma vez durante a vida útil do registro. Somente se não estiver em execução: aciona o fluxo para cada mudança exclusiva de registro se o fluxo não estiver em execução nesse registro no momento. Esse comportamento é igual à opção Sempre nas versões anteriores. Para cada atualização: aciona o fluxo sempre que o registro é atualizado, não importa se já havia ou se há no momento contextos em execução para o fluxo.

Nota:

Os fluxos que incluem ações de aprovação devem executar o gatilho apenas uma vez. Nos casos em que você precisar atualizar e reenviar uma aprovação, considere o uso de um Volte para a lógica de fluxo para solicitar aprovação novamente.

Gatilhos de REST

Use gatilhos de REST para iniciar um fluxo após uma solicitação de API REST específica.

Nota:

Este recurso exige uma assinatura IntegrationHub corporativa. Para obter mais informações, consulte Request Integration Hub.

Gatilho	Descrição
API REST - Assíncrono	Inicie um fluxo a partir de uma chamada de API de entrada ou webhook de um sistema externo. Configure as condições de início do gatilho sem precisar gravar ou manter código personalizado.Para obter mais informações, consulte Gatilho da REST API .

Gatilhos agendados

Use gatilhos agendados para iniciar um fluxo após uma data e hora específicas ou repetidamente em intervalos agendados. Os gatilhos agendados usam o fuso horário da instância para determinar quando iniciar um fluxo.

Nota:

Como os fluxos são processados de forma assíncrona, um fluxo com um gatilho programado pode não ser executado no horário programado exato em que as condições do gatilho foram atendidas. Por exemplo, se um fluxo agendado for acionado durante o horário comercial principal, o sistema poderá precisar processar outros eventos na fila antes de executar o fluxo agendado.

Gatilho	Descrição
Diariamente	Inicia um fluxo em um horário específico todos os dias.
Semanalmente	Inicia um fluxo em um horário específico todas as semanas.
Mensalmente	Inicia um fluxo em um horário específico todos os meses.
Executar uma vez	Inicia um fluxo uma vez em um horário específico, mas não se repete. Se você selecionar uma data ou hora passada, o sistema programará o fluxo para ser executado assim que possível.
Repetição	Inicia um fluxo em intervalos regulares que você definir.

Gatilhos de aplicação

Use gatilhos de aplicação para iniciar um fluxo quando as condições específicas da aplicação forem atendidas.

Gatilho	Descrição
Mensagem do Kafka	Inicia um fluxo quando há uma mensagem em um tópico no ambiente do Kafka. Para obter mais informações, consulte Crie um fluxo com um gatilho Mensagem Kafka.
MetricBase	Inicia um fluxo quando um gatilho MetricBase é atendido. Requer a aplicação MetricBase. Para obter mais informações, consulte Crie um fluxo com um MetricBase gatilho.
Análise proativa	Inicia um fluxo quando a pontuação de KPI do Proactive Analytics ou os valores de limite de KPI são atendidos. Requer um Performance Analytics Assinatura do Proactive Analytics. Para obter mais informações, consulte Crie um fluxo com um gatilho de Análise proativa.
Catálogo de serviços	Inicia um fluxo de uma solicitação de item Catálogo de serviços. Para obter mais informações, consulte Crie um fluxo com um Catálogo de serviços gatilho. Nota: Catálogo de serviços não são compatíveis com variáveis de catálogo como parte da condição do gatilho. Em vez disso, obtenha ou crie variáveis do catálogo no corpo principal do fluxo.
Tarefa de ANS	Inicia um fluxo de um registro de Definição do ANS. Para obter mais informações, consulte Criar um fluxo com um gatilho de Tarefa de ANS.

Gatilhos de e-mail de entrada

Inicie um fluxo quando sua instância receber um e-mail.

Os fluxos de e-mail de entrada têm prioridade sobre as ações de e-mail de entrada. Se você criar fluxos com gatilhos de e-mail de entrada, os e-mails serão processados primeiro pelos gatilhos de e-mail de entrada antes de serem processados por ações de e-mail de entrada.

Com as ações de e-mail de entrada, você não tem controle total sobre o tratamento de anexos de e-mail ou a atribuição do registro de destino de um e-mail. Ao criar um fluxo com um gatilho de e-mail de entrada, você pode executar essas ações com Ação Mover anexos de e-mail para registro e Associar registro à ação de e-mail. Para obter maior controle sobre os anexos de e-mail, você também pode usar o Ação Pesquisar anexos de e-mail para acessar um anexo específico como uma cápsula de dados.

Embora você possa processar um e-mail de entrada com várias ações de e-mail de entrada, não é possível processar um e-mail de entrada com vários fluxos por padrão. É necessária configuração adicional. Para obter informações sobre como interromper o processamento em ações de e-mail de entrada, consulte Especificando a ordem de processamento de e-mail de entrada .

Para obter mais informações sobre como executar vários fluxos em um e-mail de entrada, consulte Permitir que vários gatilhos processem um e-mail de entrada.

O diagrama a seguir mostra como os e-mails de entrada são processados por gatilhos de e-mail de entrada. Depois que o e-mail foi classificado como resposta, encaminhamento ou novo e-mail, o sistema tenta corresponder o e-mail a um gatilho de e-mail de entrada ativo. Se o e-mail atender às condições de um gatilho de e-mail de entrada, o fluxo será executado. Se os problemas de fluxo pararem de ser processados, o e-mail terá terminado de ser processado. Se o fluxo não emitir interrupção do processamento, o sistema avaliará as condições de mais gatilhos de e-mail de entrada. Se não houver mais gatilhos de e-mail de entrada para avaliar, o sistema tentará corresponder o e-mail a uma ação de e-mail de entrada ativa.

Figura 1. Processando e-mails com gatilhos de e-mail de entrada

Importante:

Os fluxos de e-mail de entrada usam o remetente do e-mail como o usuário que inicia a sessão. Se o sistema não reconhecer o remetente, o fluxo de e-mail de entrada será executado como o usuário Convidado. Definir o fluxo de e-mail de entrada para ser executado como o usuário que inicia a sessão garante que as ações de fluxo sejam limitadas pelos controles de acesso do usuário. Se o usuário da iniciação precisar de privilégios elevados por algum motivo, faça com que o fluxo de e-mails de entrada chame um subfluxo que seja executado com as funções necessárias. Para testar os controles de acesso de um fluxo de e-mail de entrada, represente um usuário de e-mail de entrada típico e acione manualmente o fluxo.

Gatilhos do spoke

Os spokes podem ter gatilhos externos condicionais e orientados por eventos ou webhooks que começam a partir de aplicações de terceiros. Os webhooks atuam como gatilhos que fornecem os dados para um fluxo. Por exemplo, quando você cria um problema de nível P1 em uma aplicação de acompanhamento de problemas de terceiros, ele atualiza o registro do banco de dados de incidentes no ServiceNow instância. Para implementar este fluxo, siga estas etapas:

1. Set up a flow
2. Set up external trigger endpoints.

Opções avançadas

Especifique os requisitos de sessão do usuário necessários para iniciar um fluxo no Opções avançadas seção.

Quando executar o fluxo

Determine o tipo de sessão que pode acionar o fluxo, se o fluxo deve ser executado quando acionado por determinados usuários e quais tabelas podem acionar o fluxo.

Tabela 1. Opções do menu suspenso da sessão interativa

Opção	Descrição
Executar somente para sessão não interativa	Fluxo acionado somente em sessões não interativas. Consulte Sessões não interativas .
Executar somente para sessão interativa do usuário	Fluxo acionado somente em sessões interativas.
Executar para sessões interativas e não interativas	Fluxo que é acionado em todas as sessões.

Tabela 2. Opções do menu suspenso do usuário

Opção	Descrição
Não executar se acionado pelos usuários a seguir	Fluxo que não é acionado para uma lista selecionada de usuários. Selecione o ícone Adicionar usuário ( ) para adicionar usuários à lista.
Executar somente se acionado pelos usuários a seguir	Fluxo que é acionado somente para uma lista selecionada de usuários. Selecione o ícone Adicionar usuário ( ) para adicionar usuários à lista.
Executar para qualquer usuário	Fluxo que é executado para qualquer usuário.

Tabela 3. Opções do menu suspenso de tabela

Opção	Descrição
Executar somente na tabela atual	Fluxo acionado somente para a tabela selecionada.
Executar nas tabelas atuais e estendidas	Fluxo que só é acionado para a tabela selecionada e respectivas tabelas estendidas.

Onde executar o fluxo

Determine se o fluxo deve ser executado em segundo plano ou na sessão atual.

Opção	Descrição
Executar fluxo em segundo plano (padrão)	Fluxo executado de forma assíncrona em segundo plano. Use esta opção para fluxos que não exigem atualizações imediatas e para permitir que outros processos do sistema sejam executados ao mesmo tempo.
Executar fluxo em primeiro plano	Fluxo executado de forma síncrona na sessão atual. Use esta opção para fornecer atualizações imediatas a um usuário final. Por exemplo, se um fluxo abrir uma tarefa após o fechamento da tarefa anterior, use esta opção para abrir a próxima tarefa imediatamente após um usuário fechar uma outra. Nota: Executar um fluxo em primeiro plano pode bloquear o thread da sessão atual e impedir a entrada do usuário até que o fluxo seja concluído. Evite executar fluxos em primeiro plano quando eles contiverem ações que não podem ser interrompidas, como ações que executam script. Ações ou lógica de fluxo que pausam um fluxo não bloquearão uma sessão.

Cápsulas de dados disponíveis por tipo de gatilho

Os designers de fluxo têm acesso a cápsulas de dados do gatilho.

Tipo de gatilho	Cápsulas de dados disponíveis
Registro	[Rótulo da tabela] Registro Um objeto que contém o registro-gatilho. Campos mudados Uma matriz de objetos que contém os valores de campo que foram mudados. Esta cápsula de dados está disponível somente para os tipos de gatilho Atualizado ou Criado ou Atualizado. Nota: Para processar a cápsula de dados de matriz de Campos mudados, você precisará usar a lógica de fluxo "for each". Para obter mais informações sobre como trabalhar com cápsulas de dados de matriz, consulte Dados complexos. [Rótulo da tabela] Tabela O ID do sistema da tabela que contém o registro-gatilho. Executar Datas/horários de início Objeto de data/hora que armazena quando o fluxo começou no fuso horário local do sistema. Use esta cápsula de dados para passar um valor de Data/Hora para outras ações e etapas, como a ação Criar registro ou Atualizar registro. Executar horários de início UTC Cadeia de caracteres de data/hora que armazena quando o fluxo começou no Tempo universal coordenado (UTC). Use esta cápsula de dados para passar dados para fluxos legados que esperam cadeias de caracteres de data/hora UTC.
API REST - Assíncrono	Parâmetros de caminho Um objeto que contém parâmetros de caminho na solicitação de entrada. Parâmetros de Consulta Um objeto que contém parâmetros de consulta na solicitação de entrada. Solicitar Cabeçalhos Um objeto que contém cabeçalhos na solicitação de entrada. Corpo da Solicitação Objeto de dados complexo que define a estrutura do corpo da solicitação de entrada. Para obter mais informações sobre objetos complexos, consulte Dados complexos.
Data	Executar Datas/horários de início Objeto de data/hora que armazena quando o fluxo começou no fuso horário local do sistema. Use esta cápsula de dados para passar um valor de Data/Hora para outras ações e etapas, como a ação Criar registro ou Atualizar registro. Executar horários de início UTC Cadeia de caracteres de data/hora que armazena quando o fluxo começou no Tempo universal coordenado (UTC). Use esta cápsula de dados para passar dados para fluxos legados que esperam cadeias de caracteres de data/hora UTC.
Tarefa de ANS	Registro de ANS da Tarefa Um objeto que contém o registro-gatilho de ANS de tarefa. sla_flow_inputs Um objeto que contém valores de definição de ANS de tarefa.
E-mail de Entrada	Registro de E-mail Um objeto que contém o registro-gatilho do e-mail. [Rótulo da tabela] Tabela O ID do sistema da tabela associada ao e-mail de destino. Corpo do texto Uma cadeia de caracteres que contém o corpo da mensagem de e-mail. Assunto Uma cadeia de caracteres que contém o assunto da mensagem de e-mail. Registro de Usuário Um objeto que contém o usuário que enviou o e-mail de gatilho. Se o remetente não tiver um registro de Usuário associado, a cápsula de dados listará o objeto para o usuário Convidado. Endereços de origem Uma cadeia de caracteres que contém o endereço de e-mail do remetente.
Base de métrica	Registro de definição do gatilho de MetricBase Um objeto que contém o gatilho de registro de definição do gatilho de MetricBase. Nível O valor Inteiro do nível de gatilho MetricBase. Hora do Evento de Métrica O valor de Data/Hora de quando o evento de métrica ocorreu. Registro Um objeto que contém o registro para o qual os eventos de métrica foram coletados.
Catálogo de serviços	Registro de item solicitado Um objeto que contém o registro-gatilho do Item da solicitação. Executar Datas/horários de início Objeto de data/hora que armazena quando o fluxo começou no fuso horário local do sistema. Use esta cápsula de dados para passar um valor de Data/Hora para outras ações e etapas, como a ação Criar registro ou Atualizar registro. Executar horários de início UTC Cadeia de caracteres de data/hora que armazena quando o fluxo começou no Tempo universal coordenado (UTC). Use esta cápsula de dados para passar dados para fluxos legados que esperam cadeias de caracteres de data/hora UTC. Nome da tabela O nome da tabela que contém o item do catálogo solicitado.
Mensagem Kafka	Mensagens Uma matriz de objetos que contém as mensagens recebidas do tópico do Kafka. Cada mensagem tem cápsulas de dados a seguir. Cabeçalhos: uma matriz de cabeçalhos, com cada cabeçalho contendo uma chave e um valor. O par chave-valor fornece informações adicionais sobre a mensagem. A chave e o valor são cadeias de caracteres. Carga: uma cadeia de caracteres que contém o texto da mensagem. Chave: uma cadeia de caracteres que identifica a ordem de inserção da mensagem. Mensagens com a mesma chave são processadas em ordem.

Diretrizes gerais

Siga estas diretrizes gerais ao criar gatilhos de registro.

Determine se o fluxo precisa de um gatilho ou entrada de variável

Os fluxos sempre são executados quando suas condições do gatilho são atendidas. Os gatilhos sempre fornecem os mesmos dados que a entrada para fluxos. Em vez disso, você precisa de entrada variável para iniciar um fluxo, crie um subfluxo .

Adicione condições para especificar quais valores de registro iniciam seu fluxo

Iniciar um fluxo somente quando necessário consome menos recursos do sistema do que iniciar um fluxo, pausá-lo e aguardar para retomar o fluxo até que uma condição de registro específica se aplique. Em vez de criar um fluxo que começa com uma ação Aguardar condição, reprojete o fluxo para incluir a condição de espera como parte do gatilho de registro.

Crie condições exclusivas para gatilhos de registro na mesma tabela

Para impedir que os fluxos se substituam, crie condições exclusivas para cada fluxo em execução na mesma tabela. Se vários fluxos na mesma tabela tiverem as mesmas condições de filtro, não haverá como saber a ordem em que os fluxos são executados. Usar condições também ajuda a otimizar o desempenho do fluxo, retornando um conjunto menor e mais preciso de registros.

Ignorar registros adicionados ou atualizados por conjuntos de importação e atualização

Os gatilhos de registro ignoram registros adicionados ou atualizados aplicando um conjunto de atualizações ou importando um arquivo XML. Essas operações se aplicam a toda a aplicação ou tabela, em vez de um registro individual.

Substitua gatilhos de registro nas tabelas do Catálogo de serviços por gatilhos da aplicação Catálogo de serviços

O Flow Designer não exibe mais tabelas do Catálogo de serviços como opções para gatilhos de registro. Em vez disso, crie fluxos que usam o tipo de gatilho da aplicação Catálogo de serviços.

Verifique se os usuários que acionam um fluxo têm acesso para acionar dados de condição

Como os fluxos normalmente são executados como o usuário que os aciona, verifique se os usuários têm acesso a todos os dados especificados nas condições do gatilho. Evite criar condições de gatilho para tabelas relacionadas às quais usuários típicos não têm acesso. Se as condições do gatilho de fluxo exigirem acesso a dados restritos por função, execute seus fluxos com a função necessária para acessar esses dados.