Dokumentgenehmigungsvorlage

Erstellen Sie in App Engine Studio (AES) mithilfe der Vorlage „Dokumentgenehmigung“ eine Anwendung, um die Genehmigung von Dokumenten in Ihrer Organisation zu verwalten.

Installieren Sie diese Anwendung aus dem ServiceNow Store, um die Dokumentgenehmigungsvorlage zu verwenden.

Eine Dokumentgenehmigungs-App ermöglicht Ihren Anwendern das schnelle Erstellen und Verwenden von Dokumentgenehmigungs-Workflows. Dokumentbesitzer und einreichende Personen können Dokumente hochladen, die Genehmigungen benötigen, und den Fortschritt dieser Genehmigungen überprüfen. Festgelegte Genehmiger können Dokumente mit Kommentaren genehmigen, ablehnen oder zurückgeben.

Administratoren können mit der Anwendung zur Dokumentgenehmigung verschiedene Workflows für verschiedene Dokumenttypen erstellen.

Diese App-Vorlage ist eine ideale Möglichkeit, Ihre internen Workflows für die Verarbeitung von Dokumenten schnell und effizient zu erstellen. Dokumentbesitzer und einreichende Personen können ein zu genehmigendes Dokument in ein Portal hochladen. Verwenden Sie dazu eine einfache Upload-Funktion, die Übermittlungen automatisch über einen eindeutigen Workflow sendet. Sobald ein Dokument empfangen wurde, verfolgen die einreichenden Personen den Fortschritt ihrer Dokumente, während bestimmte Anwender ihr Dokument genehmigen, ablehnen oder zur Bearbeitung zurückgeben. Sowohl Einreicher als auch Genehmiger verwenden Kommentare, um der Übermittlung Notizen und Feedback hinzuzufügen. Ihre Übermittlung wird im System zur späteren Verwendung gespeichert. Um dieser App noch mehr Vielfalt zu verleihen, können Administratoren eine unbegrenzte Anzahl von Workflows erstellen, die für jeden Dokumenttyp und jeden Anwender angepasst werden und je nach den Anforderungen der Dokumentkategorie mehrere Phasen und Genehmiger ermöglichen.

Abbildung : 1. Dokumentgenehmigungsvorlage

Weitere Informationen zum Erstellen einer Anwendung mit einer Vorlage finden Sie unter Erstellen Sie Ihre App mit einer Anwendungsvorlage.

Inhalte der Dokumentgenehmigungsvorlage

Die folgenden Tabellen, Experiences, automatisierten Workflows und Rollen sind in der Dokumentgenehmigungsvorlage für App Engine Studio (AES) enthalten.

Tabellen in der App-Vorlage „Dokumentgenehmigung“.

Tabellenbezeichnung [name]	Beschreibung
Dokumentgenehmigertabelle [x_<company-code> _<document_approver> ]	Verfolgt Dokumentgenehmiger, ihre Kommentare und den Status eines Dokuments.
Tabelle der Dokumentgenehmigungskategorien [x_<company-code> _<document_approval_category> ]	Verfolgt die Kategorie von Dokumentgenehmigungsanforderungen.
Dokumentgenehmigungstabelle [x_<company-code> _<document_approval> ]	Verfolgt die Dokumentgenehmigungsanforderungen.

Experiences in der App-Vorlage „Dokumentgenehmigung“.

Experience	Experience-Typ	Beschreibung
Dokumentgenehmigung | Standardansicht	Formular	Formular zum Erstellen einer Dokumentgenehmigungsanforderung.
Dokumentgenehmigung | Portal	Formular	Vereinfachtes Formular zum Erstellen einer Dokumentgenehmigungsanforderung.
Dokumentgenehmigungskategorie | Standardansicht	Formular	Formular zum Anfügen eines Flows an einen Dokumentgenehmigungsdatensatz.
Dokumentgenehmigungskategorie | Arbeitsbereich	Formular	Formular zum Anfügen eines Flows an einen Dokumentgenehmigungsdatensatz.
App-Name – Arbeitsbereich	Arbeitsbereich	Hauptarbeitsbereich der Dokumentgenehmigungs-App, in dem Anwender Dokumente hochladen, den Status einer Genehmigung überprüfen, Dokumente bearbeiten und ihre Übermittlungen im Arbeitsbereich anzeigen können. Genehmiger können zugewiesene Genehmigungen anzeigen, frühere Übermittlungen anzeigen und Übermittlungen genehmigen oder ablehnen.
Dokumentgenehmiger | Arbeitsbereich	Formular	Formular zum Zuweisen von Dokumentgenehmigern zu Datensätzen.
Dokumentgenehmigung | Arbeitsbereich	Formular	Formular zum Erstellen einer Dokumentgenehmigungsanforderung.
Dokumentgenehmiger | Standardansicht	Formular	Genehmiger können zugewiesene Genehmigungen anzeigen und Übermittlungen genehmigen oder ablehnen.
App- Namensportal	Portal	Hauptportal, in dem Personen Dokumente zur Genehmigung einreichen und vorherige Übermittlungen verwalten können.
Dokument Approval Mobile Experience	Mobile Experience	Mobile App, mit der Mitarbeiter und Manager den Status einer Genehmigung überprüfen, Dokumente genehmigen oder ablehnen und Übermittlungen mithilfe der App iOS oder Android Ihrer Organisation anzeigen können.

Automatisierte Workflows in der App-Vorlage für die Dokumentgenehmigung

Name des Workflows	Workflow-Typ	Beschreibung
Dokumentgenehmigung – Master-Flow	Flow – Datensatz	Wird ausgeführt, wenn ein neuer Dokumentgenehmigungsdatensatz übermittelt wird. Anschließend wird der auszuführende Flow aus der Dokumentkategorie abgerufen und ausgeführt.
Benachrichtigung über Dokumentgenehmigung	E-Mail	Benachrichtigt Anwender über Änderungen an ihren Dokumentgenehmigungen.
Einzelphasengenehmigung	Flow	Ermöglicht, dass der Manager des Anwenders der Genehmiger ist, wobei bei Genehmigung, Rückgabe oder Ablehnung grundlegende E-Mail-Benachrichtigungen generiert werden.

Rollen in der App-Vorlage für die Dokumentgenehmigung

Rollentitel [Name]	Beschreibung	Enthält Rollen
Verantwortliche Vertragsgenehmigung [x_<company-name> _<document_approval_app> .Genehmiger]	Genehmiger können alle Dokumente erstellen, lesen, löschen und Daten der Dokumentgenehmigungskategorie lesen.	Erstellen, Lesen (alle), Bearbeiten (alle)
Administratoren [x_<company-name> _<document_approval_app> .admin]	Administratoren können in der Dokumentgenehmigung [x__] etwas erstellen, lesen, schreiben und löschen.<company-code> _<document_approval> ] und Dokumentgenehmigungskategorie [x_ _<document_approval_category> ] Tabellen.	Erstellen, Lesen (alle), Bearbeiten (alle), Löschen (alle)
Einreichende Personen [x_<company-name> _<document_approval_app> .submitter]	Einreichende Personen können Dokumente erstellen, ihre eigenen Dokumente lesen, ihre eigenen Dokumente bearbeiten, wenn der Status nicht übermittelt wird, und ihre eigenen Dokumente löschen. Sie können auch Daten aus der Dokumentgenehmigungskategorie lesen.	Erstellen, Lesen (besitzer), Bearbeiten (besitzer, wenn der Status nicht übermittelt wird), Löschen (besitzer)