Arbeiten mit Automatisierung in Creator Studio

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 5 Minuten Lesedauer

    • Wie vereinfachen und optimieren Sie Aufgaben für Erfüller? Verwenden Sie Automatisierung! Beispielsweise können Sie festlegen, dass eine Aufgabe automatisch jemandem zugewiesen wird, je nachdem, um welche Art von Anforderung es sich handelt. Wir verwenden Playbooks, um das Hinzufügen dieser Automatisierung zu Ihrer App durchzuführen.

    Zusammenfassung:
    Nachdem Sie diesen Abschnitt gelesen haben, wissen Sie, wie Sie die Automatisierung für folgende Aufgaben verwenden:
    • Verwenden Sie Playbooks, um Service Desk-Mitarbeiter und Erfüller von Anfang bis Ende durch Prozesse zu führen und so die Kunden-Experience und die Ausführung von Aufgaben zu verbessern.
    • Erstellen Sie einen konsistenten Prozess für die auszuführenden Aufgaben oder Aktivitäten.
    • Konsolidieren Sie Geschäftsentscheidungen und -prozesse im gesamten Unternehmen.
    Hinweis:
    Da Playbooks auf Formularen basieren, müssen Sie ein Formular veröffentlichen (als bereit markieren), bevor Sie es zum Erstellen eines Playbooks verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Veröffentlichen Sie ein Formular für Ihre App in Creator Studio.

    Playbooks stellen eine Reihe von Schritten dar, die durch ein Ereignis ausgelöst werden. Sie können einer App bei Bedarf mehrere Playbooks hinzufügen

    Wichtige Begriffe:
    Aktivität
    Aktivitäten in einem Playbook führen automatisierte Aufgaben durch, z. B. das Einholen von Genehmigungen, das Zuweisen von Datensätzen und das Senden von E-Mails.
    Automatisierung
    Aufgaben oder Anforderungen, die sich durch einen Workflow ohne manuelles Eingreifen bewegen.
    Playbook
    Eine Reihe von Aktionen, die auf einer initiierenden Aktion basieren, die als Auslöser bezeichnet wird.
    Datensatz
    Eine Aufgabe oder Anforderung, auf die reagiert werden muss. Alle Zeilen in Tabellen ServiceNow sind einzelne Datensätze. Datensätze haben unterschiedliche Status, je nachdem, welche Aktionen ausgeführt wurden.
    Auslöser
    Das Ereignis, das die Ausführung des Playbooks startet.
    Workflow
    Der Pfad eines Datensatzes von der Erstellung bis zum Abschluss.

    Was ist Automatisierung?

    Durch die Automatisierung in Creator Studio können Sie vereinfachte Playbooks erstellen, bei denen es sich um grundlegende, automatische Workflows handelt. Einfache Playbooks bestehen aus einem Auslöser (z. B. wenn sich der Status eines Datensatzes ändert, oder wenn ein Anwender eine bestimmte Antwort auf eine Frage wählt) und einer Aktivität (z. B. wenn der Datensatz einer neuen Person zugewiesen wird). Mit Playbooks können Sie Folgendes hinzufügen:
    • Aktivitäten für Ihre Automatisierung, um den Pfad des Workflows zu definieren.
    • Entscheidungen zur Erstellung unterschiedlicher Pfade oder Verzweigungen, abhängig vom Ergebnis der Entscheidung
    • Anwenderdefinierte Aktivitäten, die von Ihrem Administrator oder Besitzer von Now Platform definiert wurden.
    Playbooks erleichtern dem Anwender das Rätselraten bei der Zuweisung von Aufgaben und helfen Anwendern, sich auf die Aufgaben und Informationen zu konzentrieren, die für ihre Arbeit wichtig sind. Ein gut gestaltetes Playbook kann Folgendes:
    • Starten Sie Changes für verschiedene Arten von Datensätzen, z. B. Aufgabenzuweisungen, oder lösen Sie sie automatisch aus.
    • Verwenden Sie Aktivitäten und Geschäftsentscheidungen aus anderen bereits erstellten Workflows wieder.
    • Zeigen Sie deutlich die nächsten Schritte an, die Erfüller unternehmen müssen, um zum nächsten Schritt des Abschlusses des Lebenszyklus des Datensatzes überzugehen.
    Es gibt verschiedene Arten von Aktivitäten, die Sie Playbooks hinzufügen können. In Kombination mit Entscheidungen müssen Sie bei der Bewältigung von Aufgaben nicht mehr manuell überlegen, was als Nächstes zu tun ist. Je nach Konfiguration können Sie folgende Aktivitäten hinzufügen:
    • Fordert die Genehmigung für eine Aufgabe an
    • Weisen Sie die Aufgabe jemandem zu
    • Erstellen Sie als nächsten Schritt eine neue Aufgabe
    • E-Mail senden
    • Wählen Sie eine anwenderdefinierte Aktion aus, die von Ihrem Administrator konfiguriert wurde
    Hinweis:
    Ihr Administrator kann nicht nur anwenderdefinierte Aktivitäten erstellen, sondern auch Standardaktivitäten ausblenden, sodass möglicherweise nicht alle oben genannten Optionen angezeigt werden.

    Sie können sogar Antworten aus dem einem Playbook zugeordneten Formular verwenden, um Aktivitäten zu unterstützen. Zum Beispiel, wenn jemand eine Geschenkbox anfordert und die Frage „Issst duFleisch?“ mit „Ja “ antwortet. Anschließend können Sie die Aktivität „Zuweisen an“ erstellen, um die Geschenkbox zur Erfüllung an die Abteilung für Feinkost weiterzuleiten.

    Sie können auch eine Platzhalteraktivität für komplexere Aktivitäten verwenden, die außerhalb von Creator Studiokonfiguriert werden müssen, oder für eine andere Aktivität, die später eingetauscht werden soll. Komplexe Aktivitäten werden in einem anderen Tool namens Workflow-Studiokonfiguriert.

    Was gehört zur Gebäudeautomatisierung?

    Automatisierungen in Creator Studio enthalten die folgenden Teile.
    Tabelle : 1. Automatisierungsteile
    Konzept Beschreibung
    Playbook Ein automatischer Workflow, der Anwender basierend auf den Statusänderungen des Datensatzes durch Aufgaben führt Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Playbooks in Fügen Sie einer App in ein automatisiertes Playbook hinzu Creator Studio.
    Auslöser Das Ereignis, das angibt, wann das Playbook ausgeführt werden soll, z. B. wenn ein Formular übermittelt oder in einem bestimmten Status aktualisiert wird. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten Sie den Auslöser für ein Playbook in Creator Studio.
    Aktivität Der Vorgang, der während des Playbooks geschieht, z. B. das Zuweisen einer Aufgabe oder das Anfordern einer Genehmigung.
    Hinweis:
    Wenn Sie bereits mit den optionalen Aktivitäten in Playbooks vertraut sind, ist das großartig! Um Automatisierungen jedoch schlank und einfach zu halten, unterstützt Creator Studio keine optionalen Aktivitäten. Wenn Sie optionale Aktivitäten erstellen müssen, können Sie eine Platzhalteraktivität in Creator Studio hinzufügen und dann den Platzhalter in Workflow-Studio bearbeiten oder ihn später in Creator Studiogegen eine andere Aktivität austauschen.

    Darüber hinaus können Administratoren anwenderdefinierte Aktivitäten erstellen, die Sie in ein Playbook aufnehmen.

    Erfahren Sie, wie Sie Aktivitäten in Fügen Sie dem Playbook einer App in Aktivitäten hinzu Creator Studiohinzufügen.
    Entscheidung Eine Reihe von Eingaben, Bedingungen und Ergebnissen, die verschiedene Verzweigungen oder bedingte Pfade erstellen, denen Anwender basierend auf dem Ergebnis der Entscheidung folgen. Bereich beim Hinzufügen von Entscheidungen in Fügen Sie dem Playbook einer App in eine Entscheidung hinzu Creator Studioabrufen.
    Verzweigung Ein eindeutiger Pfad vom Ergebnis einer Entscheidung oder was für jede der möglichen Auswahlmöglichkeiten der Entscheidung passiert. Weitere Informationen finden Sie unter Fügen Sie dem Playbook einer App in eine Entscheidung hinzu Creator Studio.
    Paralleler Prozess Verzweigungen für Aktivitäten und Phasen, die parallel zu einer anderen Verzweigung von Aktivitäten ausgeführt werden. Erfahren Sie mehr über parallele Prozesse in Fügen Sie dem Playbook einer App in einen parallelen Prozess hinzu Creator Studio.
    Connectors Verbindungslinien, die Aktivitäten und Entscheidungen in einem Playbook verbinden, sodass Sie weitere Aktivitäten, Entscheidungen und parallele Prozesse hinzufügen können. Sie können Connectors zwischen Aktivitäten ziehen, um parallele Aktivitäten zu erstellen.

    Tafel- und Diagrammansichten eines Playbooks

    Creator Studio bietet zwei Möglichkeiten, mit Playbooks zu arbeiten: die Tafelansicht und die Diagrammansicht.

    Die Diagrammansicht ist ein visuell intuitives Diagramm, das Ihnen die Reihenfolge zeigt, in der Aktivitäten im Playbook auftreten. Wenn Sie eine Aktivität auswählen, z. B. den Auslöser oder eine Entscheidung, wird ein modales Element angezeigt, in dem Sie die Details bearbeiten können. Sie müssen die Diagrammansicht verwenden, um Entscheidungen hinzuzufügen.
    Abbildung : 1. Diagrammansicht des Playbooks
    Ein Playbook in Creator Studio in der Diagrammansicht
    Die Tafelansicht hat ein traditionelleres Layout, bei dem jede Aktivität als Karte im Navigationsbereich angezeigt wird. Wenn Sie eine Aktivität auswählen, z. B. eine Aufgabe, werden die zugehörigen bearbeitbaren Details im Canvas angezeigt, damit Sie mit ihnen arbeiten können. Sie müssen die Tafelansicht verwenden, um Aktivitäten neu anzuordnen.
    Abbildung : 2. Tafelansicht des Playbooks
    Ein Playbook in Creator Studio in der Tafelansicht

    Dieses Hilfedokument enthält hauptsächlich Anweisungen zur Verwendung der Diagrammansicht sowie alternative Anweisungen zum Abschließen von Automatisierungsaufgaben in der Tafelansicht.

    Wo werden Playbooks in Now Platformausgeführt?

    Benutzer bearbeiten Anforderungen im Arbeitsbereich für angeforderte Apps in Now Platform, in dem ein Datensatz für jede Anforderung aufgelistet ist. Die Playbooks werden für die angegebenen Datensätze in der Arbeitsbereichskategorie der App ausgeführt.

    Insbesondere die Registerkarte Katalogaufgaben der Datensatzdetails führt Benutzer durch die Aktivitäten, die sie ausführen müssen, um die Aufgabe abzuschließen und den Datensatz zu schließen.