Workflow d’approvisionnement de bout en bout dans Opérations Source-to-Pay

Acquérir une compréhension de haut niveau du flux de travail d’approvisionnement de bout en bout avec les Opérations de sourçage et d'approvisionnement produits (SPO), Opérations de cycle de vie du fournisseur (SLO) et Opérations de comptes fournisseurs (APO) au sein de la suite Source-to-Pay (S2P).

Le workflow d’approvisionnement est déclenché lorsqu’il y a un prix contractuel actif pour un produit ou un service que l’acheteur a l’intention d’acheter.

Prérequis

Installez et activez les modules d’extension nécessaires. Pour plus d’informations sur les plug-ins de produits respectifs et la séquence d’installation, consultez :

• SPO : Séquence d’installation du module d’extension d’application dans Opérations de sourçage et d'approvisionnement
• SLO : Séquence d’installation du module d’extension d’application dans Supplier Case Management
• APO: Séquence d’installation du module d’extension d’application dans Opérations de comptes fournisseurs

Workflow du processus d’approvisionnement

La figure suivante montre comment différents profils utilisent les différentes applications au sein des produits SPO, SLO et APO pour compléter le processus d’approvisionnement de bout en bout au sein de la suite Source-to-Pay (S2P).

Figure 1. Workflow du processus d’approvisionnement

Dans ce workflow :

1. Un employé crée une demande d’approvisionnement pour un produit ou un service qui n’a pas de prix contractuel ou qui n’est pas disponible dans le catalogue. Pour plus d’informations, voir Effectuer une validation d'approvisionnement et Demander des produits ou des services que vous ne voyez pas sur ShoppingHub, respectivement.

   Rôle : sn_shop.shopper.

   Portail d’application : Centre d'achat et Centre des employés respectivement.

2. Les règles d’approbation acheminent la demande d’approvisionnement à un ou plusieurs approbateurs affectés.
3. Un approbateur examine la demande d’approvisionnement et l’approuve. Pour plus d'informations, consultez Approuver une demande de Centre des employés.

   Rôle : sn_shop.procurement_specialist.

   Portail d’applications : Centre des employés.

4. Les règles d’affectation de travail acheminent la demande d’approvisionnement à un spécialiste de l’approvisionnement affecté.
5. Le spécialiste de l’approvisionnement, avec le rôle limité d’un responsable de l’approvisionnement, ajoute la demande d’approvisionnement à un événement de négociation. Pour plus d'informations, consultez Ajouter une demande d’approvisionnement à un événement d’approvisionnement.

   Rôle : sn_shop.procurement_specialist.

   Portail d’applications : Espace de travail Source-to-Pay.

6. Les négociations sont créées automatiquement avec des fournisseurs qualifiés. Pour plus d'informations, consultez Expérience guidée d’admission d’approvisionnement avec playbooks.

   Si vous vous approvisionnez auprès d’un nouveau fournisseur, reportez-vous à la section Améliorer l’expérience d’approvisionnement lorsque vous travaillez avec de nouveaux fournisseurs.

   Rôle : sn_shop.procurement_specialist.

   Portail d’applications : Espace de travail Source-to-Pay.

7. Démarrez le processus de qualification pour intégrer le nouveau fournisseur. Pour plus d'informations, consultez Qualification du fournisseur.

   Rôle : sn_shop.procurement_specialist.

   Portail d’applications : Espace de travail Source-to-Pay.

8. Passez en revue le ticket d’intégration du fournisseur et démarrez l’intégration du fournisseur à l’aide de playbooks. Pour plus d'informations, consultez Utilisation du playbook d’intégration des fournisseurs pour intégrer des fournisseurs.

   Le playbook crée automatiquement des tâches fournisseur pour effectuer une évaluation des risques et collecter des informations sur le fournisseur, telles que des informations bancaires et des détails sur l’emplacement.

   Rôle : sn_slm.manager.

   Portail d’applications : Espace de travail Source-to-Pay.

9. Le gestionnaire des fournisseurs affecte les tâches du fournisseur au contact du fournisseur.

   Rôle : sn_slm.manager.

   Portail d’applications : Espace de travail Source-to-Pay.

10. Le contact du fournisseur effectue les tâches suivantes :
    • Tâches affectées. Pour plus d'informations, consultez Affichage des tâches de contact du fournisseur à partir de Portail de collaboration des fournisseurs.
    • Questionnaire sur l’évaluation des risques. Pour plus d'informations, consultez Effectuer une évaluation des risques à partir du Portail de collaboration des fournisseurs.

    Rôle : sn_slm.contact.

    Portail d’applications : Portail de collaboration des fournisseurs.

11. Une fois que le gestionnaire des fournisseurs a examiné le score de risque du fournisseur et terminé les différentes activités à chaque étape du playbook, le fournisseur est intégré avec succès.

    Rôle : sn_slm.manager.

    Portail d’applications : Espace de travail Source-to-Pay.

12. À la date de clôture des réponses du fournisseur, le gestionnaire d’approvisionnement attribue un ou plusieurs fournisseurs. Pour plus d'informations, consultez Désigner plusieurs fournisseurs à partir d’un événement d’approvisionnement.

    Rôle : sn_shop.procurement_specialist.

    Portail d’applications : Espace de travail Source-to-Pay.

13. Les demandes d’achat sont créées automatiquement. Le spécialiste de l’approvisionnement examine les demandes d’achat et leurs lignes d’achat associées, puis crée des bons de commande. Pour plus d'informations, consultez Page de liste SPO.

    Rôle : sn_shop.procurement_specialist.

    Portail d’applications : Espace de travail Source-to-Pay.

14. Une fois l’exécution effectuée, l’employé confirme la réception du produit demandé. Pour plus d'informations, consultez Confirmez la réception de votre commande depuis l’accueil Centre d'achat et Confirmez la réception de votre commande de Centre des employés.

    Rôle : sn_shop.shopper.

    Portail d’application : Centre d'achat ou Centre des employés.

15. Les factures sont créées automatiquement. Lorsque les factures ne sont pas soumises automatiquement ou ne correspondent pas aux bons de commande, ou lorsque des exceptions de factures doivent être résolues, un spécialiste des comptes fournisseurs intervient. Pour plus d'informations, consultez Traitement de facture des comptes fournisseurs.

    Sinon, le spécialiste des comptes fournisseurs crée manuellement des factures. Pour plus d'informations, consultez Tâches manuelles de spécialistes des comptes fournisseurs.

    Rôle : sn_ap_apm.accounts_payable_specialist.

    Portail d’applications : Espace de travail Source-to-Pay.

16. Le spécialiste des comptes fournisseurs convertit les factures de type bon de commande en types de factures (autres que des bons de commande, notes de crédit et notes de débit, en fonction de ses interactions avec les acheteurs et les fournisseurs de services aux entreprises). Pour plus d'informations, consultez Tâches manuelles de spécialistes des comptes fournisseurs.

    Rôle : sn_ap_apm.accounts_payable_specialist.

    Portail d’applications : Espace de travail Source-to-Pay.

17. Un agent des comptes fournisseurs gère et travaille sur les tickets de factures affectés, demande plus d’informations aux fournisseurs ou aux employés si nécessaire, et crée et affecte des tâches aux utilisateurs. Pour plus d'informations, consultez Gestion des tickets de facturation.

    Rôle : sn_ap_cm.agent.

    Portail d’applications : Espace de travail Source-to-Pay.

18. L’employé, l’approbateur, le responsable de l’approvisionnement, le spécialiste des approvisionnements, le responsable des fournisseurs, le spécialiste des comptes fournisseurs et l’agent des comptes fournisseurs disposent d’une visibilité complète sur l’état du workflow jusqu’à l’achèvement du processus, à partir de leurs portails respectifs.