外部ストレージシステムの構成

契約構成担当者は、署名された契約ドキュメントを保存する外部ストレージシステムを構成します。

このタスクについて

次のビデオでは、 契約管理プロ用の外部ストレージを構成するプロセスについて説明します。

始める前に

構成する外部ストレージシステムのスポークをアドミニストレーターがインストールしてセットアップしていることを確認します。

Google ドライブ スポーク v1.3.0以降のバージョン

Google ドライブ アカウントのセットアップと作成の詳細については、次を参照してください。 設定 Google ドライブ スポーク.

Microsoft OneDrive スポーク v2.1.0 以降のバージョン

Google ドライブ アカウントのセットアップと作成の詳細については、次を参照してください。 設定 Microsoft OneDrive スポーク 。

必要なロール：sn_cm_core.contract_config

このタスクについて

外部ストレージを構成するときに、契約要求のステータスと契約ドキュメントのステータスに応じて、アクセス権限が契約要求に関連付けられているユーザーに付与されます。

すべてのユーザーロールには自動的に読み取り権限が付与されます。

契約要求のステータスが [対応中] または [新規] で、契約ドキュメントのステータスが [署名の準備中] でない場合、書き込み権限は次のユーザーロールに付与されます。

• アサイン先
• アサイン先グループマネージャー
• 協力者

親要求フォルダーに設定されたアクセス許可は、その中のすべてのサブフォルダーとドキュメントに自動的に継承されます。

手順

1. 移動先 すべて > 契約関連コア要素 > 契約統合 > 統合.
2. 外部アプリ構成を作成または変更します。
   • 外部アプリ構成を作成するには、[新規] をクリックします。
   • 既存の外部アプリ構成を変更するには、リストから既存の外部アプリ構成を開きます。
3. [契約統合のタイプ] ページで、[外部ストレージ] リンクをクリックします。

   図 : 1. 外部ストレージ構成フォーム

   

4. フォームで、フィールドに入力します。

   表 : 1. 外部ストレージフォーム

   フィールド	説明
   名前	外部アプリ構成の名前。
   説明	外部アプリ構成の説明。
   アクティブ	外部ストレージの構成をアクティブとしてマークするオプション。
   テーブル	アプリケーションの要求の詳細を保存するために設定されたテーブル。選択したテーブルで作成されたレコードに添付されたすべてのドキュメントは、構成している外部ストレージに保存されます。 たとえば、 Google ドライブ を外部ストレージとして構成し、契約要求テーブル [sn_cm_core_contract_request] を選択すると、契約要求テーブルで作成されたレコードに添付されたすべてのドキュメントが自動的に Google ドライブに保存されます。 注: 契約要求テーブル [sn_cm_core_contract_request] は、構成を単一のテーブルに一元化し、製品ライン全体での再利用性を向上させるためにデフォルトで選択されています。別のテーブルを構成して外部ストレージを構成することもできます。 注: 別のテーブルを選択する場合は、対応するフローを関連付ける必要があります。
   条件	使用する統合アプリを決定するフィルター条件。 たとえば、Google ドライブ 外部ストレージ統合を既にセットアップしていて、そこに NDA 契約のみを保存する場合は、次のように条件を定義できます。 [カテゴリ] [次の値に等しい] [NDA] とし、Google ドライブ を選択します。 同様に、地域に基づいて条件 ([場所] [次の値に等しい] [米国] など) を定義してから、Google ドライブ または [場所] [次の値に等しい] [インド] を選択し、Microsoft OneDrive を選択して検出を向上させることができます。
   実行順序	契約書の保存に外部ストレージシステムが使用される順序。順序の値が小さいシステムが最初に選択されます。
   アプリケーション	Google ドライブ や Microsoft OneDrive などの外部ストレージシステム。
   フォルダー構造 (Folder structure)	署名された契約書を外部ストレージシステムに保存する際のファイルパス。 静的テキストと、選択したフィールドから動的に生成されるテキストを組み合わせて、フォルダー構造を定義します。たとえば、Legal/${company}/Contracts/${number} というフォルダー構造は、つぎのようになっています。 Legal と Contracts は静的テキストです。 ${company} と ${number} は [変数を選択 (Select variables)] リストから選択されたフィールドです。 これらのフィールド変数は、ドキュメントを保存する際に、各フィールドの値で動的に置き換えられます。

5. 外部アプリ構成を保存します。
   • [送信] をクリックして、新しい外部アプリ構成を保存します。
   • [更新] をクリックして、既存の外部アプリ構成に対する変更を保存します。

タスクの結果

外部ストレージシステムの構成が、契約書の保存に使用できるようになりました。

注:

(オプション) レコードを表示、編集、および削除できます。