Erste Schritte mit Flows

Erstellen Sie einen Muster-Flow mit Auslöser- und Basissystemaktionen, für die eine Genehmigung erforderlich ist.

Sehen Sie sich dieses 11-minütige Video an, um eine Einführung in die Verwendung von Workflow-Studiozu erhalten.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: admin

Hinweis:

Während Workflow-Studio in den meisten Szenarien die Rollen flow_designer und delegated_developer verwendet werden, wird in diesem Lernprogramm die Administratorrolle zum Veranschaulichen der Funktionalität verwendet, ohne dass zusätzliche Rollen zum Einrichten von Datensätzen und zum Genehmigen von Requests erforderlich sind.

Die ITSM-Anwendung ist für den Zugriff auf die Vorgangstabelle erforderlich.

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Ein Flow kann diese Komponenten enthalten:

• Auslöser: Eine Aktivität, die den Flow initiiert, z. B. ein in einer angegebenen Tabelle erstellter Datensatz oder ein geplanter Job.
• Bedingungen: Anweisungen, die bestimmen, wann oder wie eine Aktion ausgeführt wird. Führen Sie eine Aktion beispielsweise nur aus, wenn ein Feld einen bestimmten Wert überschreitet.
• Aktionen: Vom System ausgeführte Vorgänge, z. B. ein aktualisierter Feldwert, eine angeforderte Genehmigung oder ein protokollierter Wert.

Um die grundlegenden Abläufe zu verstehen, erstellen Sie einen Abwicklungsgenehmigungsablauf. Dieser Flow:

1. Wird ausgeführt, wenn ein Kostendatensatz erstellt wird.
2. Verwendet den Gesamtbetrag, um zu bestimmen, welche Aktion ausgeführt werden soll.
3. Genehmigt den Request, wenn sie unter dem angegebenen Dollarbetrag liegt.
4. Erfordert die Genehmigung des Managers, wenn der angegebene Dollarbetrag überschritten wird. Ein weiterer Genehmiger kann manuell hinzugefügt werden.

Prozedur

1. Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Anwendung für den Flow. Durch das Erstellen von Flows und Aktionen in einer Anwendung können Sie Flows und Aktionen in einem Anwendungs-Repository veröffentlichen und auf anderen Instanzen bereitstellen. In diesem Beispiel wird zwar keine delegierte Entwicklung verwendet, Sie können jedoch die Entwicklung von Aktionen und des Flow-Designers delegieren, indem Sie der Anwendung Entwickler zuweisen.
   1. Navigieren zu Systemanwendungen > Studio.
   2. Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Anwendung, die Erste Schritte mit Ausgaben genannt wird.
2. Erstellen Sie in Studio, eine Aufwandsliste.
   1. Klicken Sie auf Anwendungsdatei erstellen.
   2. Wählen Sie unter Datenmodell die Tabelle aus und klicken Sie auf Erstellen.
      Ein Tabellenformular wird geöffnet.
   3. Füllen Sie das Formular mit folgenden Werten aus.
      • Etikette: Ausgaben
      • Erweitert Tabelle: Aufgabe
   4. Speichern Sie das Formular.
   5. Fügen Sie der Tabelle drei zusätzliche Spalten hinzu.

      Spaltenbezeichnung	Typ	Referenz
      Betrag	Gleitkommazahl	Keine
      Ziel	Zeichenfolge	Keine
      Angefordert für	Referenz	Benutzer [sys_user]

3. Fügen Sie der Aufwandsliste vier Datensätze hinzu, die in Workflow-Studio Tests verwendet werden sollen.
   Wenn Sie Ihren Flow in späteren Schritten testen, können Sie angeben, welcher Datensatz als Auslöser verwendet wird, um bestimmte Datensatzwerte zu testen.
   1. Klicken Sie im Datensatz der Ausgaben-Tabelle auf den verwandten Link Liste anzeigen.
   2. Klicken Sie auf Neu.
   3. Konfigurieren Sie das Formular zum Hinzufügen der Felder Menge, Ziel und Anfrage für und der damit verbundenen Liste der Genehmiger.
   4. Vervollständigen Sie die Felder Ziel und Angefordert für.
      Stellen Sie sicher, dass der Benutzer im Feld Angefordert für im Testdatensatz einen Manager im System zugewiesen hat. Wenn der Benutzer im Testdatensatz keinen Manager hat, konfigurieren Sie das Benutzerformular zum Hinzufügen des Felds Manager und weisen Sie dem Benutzer einen Manager zu.
   5. Geben Sie im Feld Menge einen Wert unter 100,00 ein.
   6. Bestätigen Sie das Formular.
   7. Fügen Sie der Tabelle einen weiteren Datensatz mit einem Betrag unter 100,00 hinzu.
   8. Fügen Sie der Tabelle zwei weitere Datensätze mit einem Wert über 100,00 im Feld Menge hinzu.
4. Erstellen Sie in Studio einen neuen Flow.
   1. Klicken Sie auf Anwendungsdatei erstellen.
   2. Wählen Sie unter Workflow-Studio Flow aus und klicken Sie auf Erstellen.
   3. Wähle die Option Flow aus, klicken Sie auf Nächste.
   4. Geben Sie im Feld Flow-Name Ausgabenbewilligung ein.
   5. Klicken Sie auf Absenden.
      Ein Flow für die Ausgabenbewilligung wird im Bereich "Erste Schritte für Ausgaben" erstellt.
5. Erstellen Sie einen Auslöser, der den Flow ausführt, wenn ein Datensatz in der Tabelle "Ausgaben" erstellt wird.
   • Auslöser: Erstellt
   • Tabelle: Ausgaben [x_expenses_getting_expenses]

   
   
   
6. Fügen Sie dem Ablauf eine If-Bedingung hinzu.
   1. Auswahlvorgang Flow-Logik > Falls.
   2. Erweitern Sie im rechten Fensterbereich die Kategorie Auslöser - Datensatz erstellt aus und den Pill [Spesenabrechnung].
   3. Ziehen Sie den Pill [Menge] in Bedingung 1.
      Ein Data-Pill stellt den Wert eines Datensatzes oder eines Felds in einer bestimmten Phase Ihres Flows dar. Das Ziehen des Data-Pills [Menge] aus dem Auslöser füllt die Bedingung mit dem Wert des Felds im auslösenden Datensatz.
   4. Setzen Sie Bedingung 1 auf [Auslöser-> Kostendatensatz-> Betrag] [weniger als] [100,00].
   
7. Klicken Sie unter Aktion 1 auf +, um eine Aktion hinzuzufügen, die ausgeführt wird, wenn die If-Bedingung erfüllt ist.
   
8. Erstellen Sie eine Aktion "Datensatz aktualisieren", die den Request genehmigt.
   • Aktion: Datensatz aktualisieren
   • Datensatz: Erweitern Sie die Kategorie Auslöser - Datensatz erstellt und ziehen Sie den Data-Pill [Spesenabrechnung] aus dem rechten Bereich.
   • Tabelle: Setzen Sie auf Ausgaben [x_expenses_getting_expenses].
   • Felder:
     • Genehmigung: Genehmigt
     • Arbeitsnotizen: Automatisch genehmigt Betrag geringer als 100,00 USD

   

9. Fügen Sie dem Flow eine Else-Bedingung hinzu.
   1. Auswahlvorgang Flow-Logik > Else.
10. Klicken Sie unter der Aktion 2 auf +, um eine Aktion "Genehmigung anfordern" hinzuzufügen, die ausgeführt wird, wenn eine Else-Bedingung erfüllt ist.
    1. Füllen Sie die Felder im Schritt "Genehmigung anfordern" aus.
       • Aktion: Genehmigung anfordern
       • Datensatz: Erweitern Sie die Kategorie [Auslöser - Datensatz erstellt] und ziehen Sie den Data-Pill [Spesenabrechnung] aus dem rechten Bereich.
       • Tabelle: Setzen Sie auf Ausgaben [x_expenses_getting_expenses].
       • Genehmigungsfeld: Setzen Sie auf Genehmigung.
       • Journalfeld: Setzen Sie auf Genehmigungshistorie.

       

    2. Definieren Sie die Regeln im Schritt "Genehmigung anfordern".
       • [Genehmigen], wenn [Jeder genehmigt] aus dem Feld [Auslöser -> Kostendatensatz -> Angefordert für-> Manager] , [ODER]
       • [Jeder genehmigt] aus der Liste [Manuelle Benutzer]. Wählen Sie Manuelle , damit ein manueller Genehmiger eine Genehmigung oder Ablehnung verarbeiten kann. Ein manueller Genehmiger ist ein Benutzer, der der zugehörigen Liste der Genehmiger manuell hinzugefügt wird, und der dann die Anforderung genehmigen kann. Sie können z. B. manuell einen Fachexperten zu einer Aufgabe hinzufügen, um die Anforderung zu genehmigen. Weitere Informationen zum Hinzufügen von manuellen Genehmigern finden Sie unter Genehmigungen anhand der zugehörigen Liste der genehmigenden Personen generieren.

       Wählen Sie Fügen Sie einen anderen OR-Regelsatz hinzu, um die Ablehnungsregeln zu definieren. Stellen Sie beim Definieren von Genehmigungen sicher, dass Sie Ablehnungsregeln einschließen, um zu vermeiden, dass Abläufe erstellt werden, die sich im Wartezustand befinden, wenn keine übereinstimmenden Genehmigungsregeln vorhanden sind.

       • [Ablehnen] wenn [Jeder lehnt ab] aus dem Feld [Auslöser -> Kostendatensatz -> Angefordert für -> Manager], [ODER]
       • [Jeder lehnt ab] aus der Liste [Manuelle Benutzer].

       

    3. Definieren Sie ein Fälligkeitsdatum, um eine Genehmigung automatisch zu genehmigen, abzubrechen oder abzulehnen, wenn der Request nicht bis zum angegebenen Zeitpunkt genehmigt oder abgelehnt wurde.
       Durch das Hinzufügen eines Fälligkeitsdatums wird sichergestellt, dass der Ablauf nicht im Wartezustand verbleibt.

       • [Genehmigen], wenn ausstehend bis zum [Relatives Datum] [1] [Tage] von [Auslöser->Ausgabendatensatz->Erstellt].
       • Tagesplan [8-5 Wochentage außer an Feiertagen].

       Dieses Fälligkeitsdatum genehmigt automatisch alle Anforderungen, die nicht innerhalb eines Tages nach dem Erstellen der Anforderung genehmigt oder abgelehnt wurden.

       

11. Klicken Sie auf Speichern.
12. Testen Sie den Flow anhand eines Datensatzes mit einer Menge unter dem angegebenen Grenzwert.
    1. Klicken Sie im Flow auf Prüfung.
       Der Testablaufmodus wird angezeigt.
    2. Wählen Sie im Feld Datensatz einen Datensatz aus, den Sie in früheren Schritten erstellt haben und dessen Wert im Feld Menge unter der Grenze von 100,00 liegt.
       Dieses Feld ist eine Referenz auf die im Auslöser definierte Tabelle.

       Hinweis:

       Beim Testen eines Flows werden die Auslösebedingungen umgangen und sofort ausgeführt. Um einen Flow mit einem datensatzbasierten Auslöser zu testen, müssen Sie einen bestimmten Datensatz auswählen, der als Auslöser fungieren soll.
    3. Wählen Sie Test ausführen.
    4. Klicken Sie nach dem Ausführen des Flows auf Flow wurde ausgeführt. Klicken Sie hier, um den Flow anzuzeigen.
       Die Ausführungsdetails werden geöffnet.
    Da der Betrag weniger als 100,00 beträgt, ist die erste Bedingung erfüllt und die Anforderung wird genehmigt.

    
    
    
13. Navigieren Sie zurück zum Flow und führen Sie den Test erneut aus, indem Sie einen Datensatz mit einer Menge über der angegebenen Menge verwenden.
14. Öffnen Sie nach der Ausführung des Flows die Ausführungsdetails für den Flow.
    Da der Betrag das festgelegte Limit überschreitet, muss der Request genehmigt werden. Der Status ist, bis ein Manager oder ein manueller Genehmiger der Request genehmigt Wartend.

    

15. Genehmigen Sie die Anforderung.
    In einem aktiven Flow würde ein Benutzer aus der Liste der Genehmigungen des Requests genehmigen oder ablehnen. Da der Flow jedoch getestet wird, kann ein Administrator den Flow genehmigen.
    1. Navigieren Sie zum Testprotokoll.
       Der zugehörige Manager wird in der Themenliste "Genehmiger" mit Beantragt im Feld Zustand angezeigt. Alternativ können Sie die Liste bearbeiten, um manuelle Genehmiger hinzuzufügen.
    2. Ändern Sie den Wert des Felds Zustand in der Liste der genehmigenden Personen zu Genehmigt.
    3. Navigieren Sie zurück zu den Ausführungsdetails des Flows und aktualisieren Sie den Browser.
       Da die Anforderung genehmigt wurde, ist der Flow abgeschlossen.

       

Nächste Maßnahme

Verwandeln Sie die Aktion "Genehmigung anfordern" in eine wiederverwendbare Aktion mit Workflow-Studio. Aktionen ermöglichen Sie Flow-Designern das Hinzufügen komplexer Aktionen zu mehreren Abläufen mit minimaler Konfiguration. Weitere Informationen finden Sie unter Erste Schritte mit Aktionen.

• Erstellen Sie Ihren ersten Flow in Workflow-Studio
  Anhand eines Beispiels erfahren Sie, wie Sie in Workflow-Studioeinen Beispiel-Flow erstellen, testen und aktivieren.
• Erstellen Sie einen Flow aus einer Vorlage in App Engine Studio
  Sehen Sie sich ein Beispiel an, das zeigt, wie Sie mithilfe einer Flow-Vorlage in App Engine Studioeinen Flow erstellen, testen und aktivieren.
• Verwenden Sie den Hilfebereich Workflow-Studio .
  Durchsuchen Sie die Themen im seitlichen Hilfebereich, um mehr über das Erstellen von Flows und Aktionen, das Arbeiten mit Daten und Spokes und das Durchlaufen von geführten Touren in Workflow-Studiozu erfahren.