Wann sollten Flows und Playbooks verwendet werden?

Verwenden Sie diese allgemeinen Richtlinien, um zu bestimmen, wann ein Flow oder ein Playbook erstellt werden soll.

Wann Flows verwendet werden sollen

Flows, Subflows und Aktionen sind die Grundbausteine der Prozessautomatisierung. Flows werden ausgeführt, wenn ihre Auslöserbedingungen erfüllt sind, und jeder Flow führt wiederum eine Sequenz von Aktionen, Flow-Logik und Subflows aus. Die Aktionen, die Flow-Logik und die Subflows innerhalb eines Flows sind dafür verantwortlich, Daten zu erstellen und zu aktualisieren.

Ein Flow eignet sich gut für Prozessautomatisierungen, die diese Kriterien erfüllen.

Erwarten Sie wenige bis keine manuellen Anwenderinteraktionen

Solange ein Flow über die erforderlichen Eingabedaten verfügt, kann er ohne Benutzerinteraktion vollständig ausgeführt werden. Einige Flow-Logik und -Aktionen erfordern, dass Benutzer Datensatzänderungen vornehmen, aber ein Flow kann automatisch angehalten werden, bis seine Wartebedingungen erfüllt sind. Prozessautomatisierungen, die von Benutzerinteraktionen abhängen, z. B. das Lesen eines Knowledge Base-Artikels, das Durchlaufen einer Prüfliste und das Sammeln von Feedback, sind mit Flows schwerer zu verwalten. Flows stellen nicht direkt UI-Elemente bereit, mit denen Anwender interagieren können. Flows hängen davon ab, ob Anwender wissen, wie sie eine vorhandene UI finden und die erforderlichen Änderungen vornehmen. Beispiel: Ein datensatzbasierter Flow hängt davon ab, ob ein Benutzer eine Änderung an einem bestimmten Datensatz wie einem Fall oder einem Incident vornimmt.

Erwartet eine Ausführung mit hohem Volumen

Eine Instanz kann Hunderte bis Tausend Flows pro Sekunde ausführen. Wenn Flow-Reporting standardmäßig deaktiviert ist, kann eine Instanz eine große Anzahl von Flows ausführen, bevor eine Beeinträchtigung der Leistung auftritt. Wenn Sie erwarten, eine Prozessautomatisierung mit hohem Volumen auszuführen, eignet sich ein Flow besser als ein Playbook, da er weniger Overhead und weniger Systemressourcen erfordert.

Es werden voraussichtlich wenige bis keine Subflows ausgeführt

Je mehr Subflows ein Flow aufruft, desto komplexer wird die Verwaltung über die Flows-Schnittstelle. Sie können zwar bedingte Flow-Logik oder eine Entscheidungstabelle verwenden, um einen auszuführenden Subflow auszuwählen, Playbooks bieten jedoch eine bessere Anwender-Experience für die Ausführung einer Sequenz von Subflows.

Wann sollten Playbooks verwendet werden?

Playbooks basieren auf Aktivitäten, die vordefinierte Flows, Subflows und Aktionen als Bausteine verwenden.

Ein Playbook eignet sich gut für Prozessautomatisierungen, die diese Kriterien erfüllen.

Erwarten Sie mehrere manuelle Anwenderinteraktionen

Playbooks bieten UI-Elemente, mit denen Anwender interagieren können. Die Playbook-Experience leitet Anwender dazu, alle Änderungen vorzunehmen, die zur Weiterentwicklung des Playbooks erforderlich sind.

Erwartet eine Ausführung bei geringem Volumen

Playbooks erfordern zur Ausführung mehr Systemressourcen, da sie UI-Elemente generieren und mehr Ausführungsdetails speichern.

Es werden voraussichtlich viele Subflows ausgeführt

Playbooks bieten eine bessere Anwender-Experience beim Ausführen einer Reihe von Subflows.