予約を行う

[予約を行う (Make a reservation)] フォーム、別名予約ポータルは、会議室やデスクなどの職場アイテムを予約するための一元的な場所です。予約を表示して管理できます。予約の要求が確認されると、その予約の詳細についての通知を受け取ります。

職場アイテムは、同じ日の 00:00 〜 23:59（深夜 0 時〜午後 11:59）の任意の期間に予約できます。たとえば、23：59 以前のいつまででも予約できます。予約が別の日に続く場合は、別の予約を作成する必要があります。

ワークプレイス予約管理 アプリケーションと ワークプレイスサービスポータル から予約できます。

• アプリケーションから [予約を行う] フォームを開くには、 ワークプレイス予約管理 > ポータル > 新規予約.
• ワークプレイスサービスポータル から [予約を行う] フォームを開くには、次のアクションを実行します。
  1. 移動先 ワークプレイスコア > 職場サービスポータル > ワークプレイスサービスポータルホーム.
  2. [予約を行う] フォームを開くには、次のいずれかの操作を行います。
     • 選択 予約 > 予約を行う.
     • ホームページで直接 [予約を行う] を選択します。
     • 職場サービスカタログから [新規一般予約] を選択します。
       1. 選択 カタログ > カテゴリ別参照 > 職場サービスカタログ.
          注:

          ポータルに複数のカタログが構成されている場合は、[カタログ] リストから 職場サービスカタログ.
       2. 選択 予約管理 > 新規一般予約.

[予約を行う] フォームでは、次のことができます。

• 自分の場所または別の場所の会議室やデスクなどの職場アイテムを表示します。
• 予約を要求する前に、会議室またはデスクの空き状況を確認します。
• 職場のフロアマップを使用して ワークプレイスコア 内でスペースを検索して予約します。場所ディレクトリや ワークプレイス予約管理 内でマップを表示するには、Mappedin とインドアマッピングを使用します。フロアマップの使用方法の詳細については、「ワークプレイススペースマッピング」を参照してください。
• ホワイトボード、収容キャパシティ、プロジェクタなど、職場アイテムで利用可能な標準サービスを確認します。
• 自分のため、または他のユーザーの代わりに職場アイテムを予約します。
• 1 つの予約で複数の建物を予約します。詳細については、「複数建物の予約の作成」を参照してください。
• 作成した予約の詳細を表示します。
• 作成した予約を変更またはキャンセルします。
• 予約の詳細を他のユーザーと共有します。
• 人の近くにある職場の場所を参照して予約します。
• 1 回の予約で複数の職場の場所を予約します。
• 1 回の予約で異なるユーザーのグループ予約を行います。親予約でグループ予約を管理できます。
• 予約の iCalendar をダウンロードして、予約をカレンダーに追加します。

ワークプレイスサービスポータル の 仮想エージェント チャットサポートを使用して、予約したり予約の詳細を表示したりすることもできます。チャットサポートでは、次のことを実行できます。

• 場所の予約を作成します。
• 当日に作成した予約を表示します。
• 予約が開始または発生するタイミングを確認します。
• 予約をキャンセルします。

繰り返し予約

繰り返し発生するイベントのために職場アイテムを予約すると、指定した期間の指示された日ごとに予約が繰り返されます。要求を作成するときに、該当する日を決定します。最初に作成した予約が、親予約レコードになります。

特定の日の予約発生が既存の予約と競合する場合、その日の予約発生は確認されず、ステータスは [競合] に変更されます。システムは、[競合] 状況の代替スペースの検索を自動的に試みます。

• フロアマップが利用可能な場合、ワークプレイス予約管理 アプリケーションはキャパシティが同じで最も近いスペースを検索し、次にキャパシティのより大きいスペース、最後にキャパシティのより小さいスペースを検索します。
• フロアマップが利用できない場合、アプリケーションは同じエリアまたは同じフロアの代替スペースを検索します。
• お気に入りのスペースは、「場所」(同じエリア内または近接) よりも優先されます。
• 代替スペースが見つからなかった場合でも、従業員は簡単に代替スペースを検索できます。
• アプリケーションが代替スペースをアサインすると、従業員に通知されます。

繰り返し発生する競合を自動的に解決する方法の詳細については、「予約可能モジュールの構成」および「予約を作成」を参照してください。

ワークプレイス予約管理 が新しい職場、日付、および時刻を見つけることができない場合は、別の職場アイテムを選択するか、予約の時間を変更することによって、競合する予約を手動で解決できるように、関連するメッセージがユーザーに表示されます。

たとえば、1 か月、毎週水曜日に開催される会議のために、職場アイテムを予約したとします。発生ごとに 4 つの予約レコードが作成されます。ただし、別の従業員がその繰り返し予約の 1 つと同じ時間に同じ部屋を予約した場合、発生する予約はその他の従業員の予約と競合します。このような場合は、別の会議室または時間を選択して、その日の予約を変更できます。

予約状況

予約を行うと、予約のステータスが [確認済み] に変更されます。

予約に承認が必要な場合、そのステータスは承認者の処理内容によって異なります。これらの変化についてはメール通知が送信されます。可能な変更は次のとおりです。

• 予約に対して承認者がアクションを実行していない場合、要求のステータスは [承認待ち] のままになります。
• 承認者が予約を承認し、使用可否が確認されると、予約のステータスが [確認済み] に変更されます。
• 繰り返し予約が自動的に解決されると、ワークプレイス予約管理 が新しいワークスペース、日付、または時間をアサインしたことを示すために、[確認済み] ステータスの下に [新しいスペース] ステータスが表示されます。
• 承認者が予約を却下すると、予約のステータスが [却下] に変更されます。
• 承認者が予約を承認しても、選択された日時では職場アイテムが利用できない場合は、予約のステータスが [競合] に変更されます。
  注:

  競合が繰り返し発生している場合、従業員は新しいワークスペース、時間、および日付を選択して、予約の競合を手動で解決する必要があります。詳細については、「予約を作成」を参照してください。
• 職場アイテムを日の繰り返しで予約すると、そのアイテムが利用可能な日時について予約が確認されます。残りの日時については、予約のステータスは [競合] のままです。

  予約を変更し、承認者をフォローアップして、競合している予約を解決できます。

• 予約をキャンセルすると、予約のステータスが [キャンセル] に変わります。