Arbeiten Sie an einem Rechnungsverarbeitungsfall
Führen Sie verschiedene manuelle Aktionen aus, um eine Rechnung zu verarbeiten.
Vorbereitungen
Erforderliche Rolle: sn_ap_apm.Accounts_Payable_Specialist oder sn_ap_apm.admin
Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird
Ein Rechnungsfall mit einer Kategorie der Rechnungsautomatisierung und einer Unterkategorie der Rechnungsverarbeitung wird als Rechnungsverarbeitungsfall bezeichnet.
Standardmäßig wird automatisch ein Rechnungsverarbeitungsfall erstellt, wenn Sie eine Rechnung per E-Mail erhalten. Document Intelligence Erfasst die Rechnungsdaten und erstellt anschließend die Rechnungs- und Rechnungspositionsdatensätze in Accounts Payable Operations. Der Kreditorenspezialist kann jedoch auch manuell eine Rechnung aus erstellen Source-to-Pay-Arbeitsbereich. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie eine Rechnung manuell.
Eine Beschreibung der Feldwerte und Informationen zu den verfügbaren Registerkarten im Formular „Rechnungsverarbeitungsfall“ finden Sie unter Formular „Rechnungsverarbeitungsfall“.
Prozedur
- Navigieren zu Source-to-Pay-Arbeitsbereich>Alle > Accounts Payable Operations > Verbindlichkeiten-Arbeitsbereichan.
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Wählen Sie das Listensymbol (
).
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Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Navigieren zu Listen > Meine Arbeit > Meine offenen Rechnungsbearbeitungsfällean.
- Navigieren zu Listen > Alle Arbeiten > Alle offenen Rechnungsbearbeitungsfällean.
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Öffnen Sie einen Rechnungsverarbeitungsfall.
Normalerweise ist der Status des neu erstellten Rechnungsverarbeitungsfalls „Neu“ und der Status der diesem Fall zugeordneten Rechnung entweder „Entwurf“ oder „Empfangen“, je nachdem, wie er von verarbeitet wurde Integration von Accounts Payable Operations mit Document Intelligence Anwendung.
Weitere Informationen zu Rechnungsstatus finden Sie unter Arbeiten Sie mit Rechnungen.
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In Zugewiesen an Geben Sie einen Anwender an, dem Sie den Rechnungsverarbeitungsfall zuweisen möchten.
Der Rechnungsverarbeitungsfall wird in den Status „Zugewiesen“ verschoben.
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Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Wenn Sie die Rolle Kreditorenspezialist innehaben, weisen Sie sich den Rechnungsverarbeitungsfall zu, indem Sie auswählen Mir zuweisen .
- Wenn Ihnen der Rechnungsverarbeitungsfall vom Kreditorenspezialisten zugewiesen wurde, beginnen Sie mit der Bearbeitung des Falls, indem Sie auswählen Akzeptieren .
Der Rechnungsverarbeitungsfall wird in den Status „in Arbeit“ versetzt.
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Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
Tabelle : 1. Aufgaben im Rechnungsverarbeitungsfall An Diese Aktion ausführen Überprüfen Sie die Rechnung in Document Intelligence Um die Rechnung zu erstellen Wenn in ein Verarbeitungsfehler auftritt Document Intelligence, Der Rechnungsverarbeitungsfall zeigt den folgenden Fehler an:
Rechnung weist einen Datenextraktionsfehler auf. Überprüfen Sie die Rechnung mit Automatisierung, um mit der Verarbeitung fortzufahren.
Weitere Informationen finden Sie unter Überprüfen Sie eine Rechnung in Document Intelligence.
Geben Sie die fehlenden erforderlichen Informationen in der Rechnung ein Wenn in ein Transformationsfehler auftritt Document Intelligence, Der Rechnungsverarbeitungsfall zeigt den folgenden Fehler an:
Erforderliche Informationen für Rechnung weisen mindestens einen Fehler auf. Überprüfen Sie die erforderlichen Felder und die Währung auf der Registerkarte „Details“, um die Verarbeitung fortzusetzen.
Weitere Informationen finden Sie unter Geben Sie die fehlenden erforderlichen Rechnungsinformationen ein, und übermitteln Sie eine Rechnung.
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Übermitteln Sie die Rechnung.
Nachdem Sie die Rechnung übermittelt haben, wird der Status der Rechnung in Empfangen geändert, und der Rechnungsverarbeitungsfall bleibt im Status „in Arbeit“.
Der automatisierte Prozess zur Duplikatprüfung wird ausgeführt. Wenn der Prozess vermutet, dass die Rechnung ein Duplikat ist, wird die Rechnung in den Status „vermutetes Duplikat“ versetzt, und der Rechnungsverarbeitungsfall zeigt den folgenden Fehler an.
Rechnung ist ein potenzielles Duplikat. Überprüfen Sie Rechnungen auf der Registerkarte „potenzielle doppelte Rechnungen“, um Duplikate zu bestätigen oder abzulehnen.
Der Kreditorenspezialist muss manuell bestätigen, ob die Rechnung ein Duplikat ist.
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Bestätigen Sie, ob die Rechnung ein Duplikat ist.
Weitere Informationen finden Sie unter Bestätigen Sie, ob eine Rechnung ein Duplikat ist.
Wenn Sie bestätigen, dass die Rechnung ein Duplikat ist, wird die Rechnung in den Status „bestätigtes Duplikat“ versetzt, und der Rechnungsverarbeitungsfall wird in den Status „Geschlossen unvollständig“ versetzt.Hinweis:Wenn sich die Rechnung im Status „bestätigtes Duplikat“ befindet, wird Auf „Empfangen“ zurücksetzen Option wird verfügbar. Wenn Sie eine Rechnung versehentlich als Duplikat bestätigt haben, können Sie den Status auf den Status „Empfangen“ zurücksetzen. Weitere Informationen finden Sie unter Eine Rechnung auf den Status „Empfangen“ zurücksetzen.Wenn Sie bestätigen, dass die Rechnung kein Duplikat ist, wechselt die Rechnung in den Status akzeptiert, und der Rechnungsverarbeitungsfall verbleibt im Status in Arbeit.
Nachdem die Rechnung in den Status „akzeptiert“ versetzt wurde, wird der automatisierte Bestellabgleichsprozess ausgeführt, und einer der folgenden Vorgänge wird ausgeführt:
- Wenn die Rechnung mit der Bestellung übereinstimmt, wird die Rechnung in den Status „Abgeschlossen“ verschoben.
- Wenn die Rechnung nicht mit der Bestellung übereinstimmt, wird die Rechnung in den Fehlerstatus „Bestellabgleich“ verschoben, und der Rechnungsverarbeitungsfall zeigt den folgenden Fehler an:
Rechnung muss mit der Bestellung übereinstimmen. Ordnen Sie „Rechnungspositionen“ den „Bestellpositionen“ zu, um die Verarbeitung fortzusetzen.
Der Kreditorenspezialist muss die Rechnung und Rechnungspositionen manuell mit der Bestellung bzw. den Bestellpositionen abgleichen. Die Rechnung wird erst in den Status „Bestellabgleich abgeschlossen“ versetzt, nachdem alle Rechnungspositionen in den Status „Bestellabgleich abgeschlossen“ versetzt wurden.Der Rechnungsverarbeitungsfall verbleibt im Status „in Arbeit“.
Hinweis:Nachdem die Rechnung in den Status „Bestell-Abgleich abgeschlossen“ versetzt wurde, wird die Ausnahme-Engine über eine geplante Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt wiederkehrend ausgeführt. Die Ausnahme-Engine wird für alle Rechnungen ausgeführt, die sich im Status „Abgeschlossen“ der Bestellung befinden.In dieser Phase können Sie die Ausnahme-Engine jedoch auch manuell ausführen, um Rechnungsausnahmen auf der Rechnung zu identifizieren.
Hinweis:Die Überprüfen Sie auf Ausnahmen Mit der Option können Sie die Ausnahme-Engine sofort für eine einzelne, ausgewählte Rechnung ausführen, die sich im Status „Abgeschlossen“ mit Bestellübereinstimmung befindet, während die geplante Aufgabe die Ausnahme-Engine regelmäßig für alle Rechnungen ausführt, die sich im Status „Abgeschlossen“ mit Bestellübereinstimmung befinden. -
Überprüfen Sie auf Ausnahmen für die Rechnung.
Weitere Informationen finden Sie unter Überprüfen Sie auf Rechnungsausnahmen für eine einzelne Rechnung.
Wenn keine Ausnahmen gefunden werden, wird die Rechnung in den Status keine Ausnahmen gefunden.
Wenn Ausnahmen auf der Rechnung gefunden werden, wird die Rechnung in den Status „Ausnahmen gefunden“ verschoben, und der Rechnungsverarbeitungsfall zeigt den folgenden Fehler an:
Rechnung weist mindestens eine Ausnahme auf. Beheben Sie alle Probleme in „Rechnungsausnahmen“, um die Verarbeitung fortzusetzen.
Der Kreditorenspezialist kann an den Ausnahmen arbeiten oder Ausnahmeaufgaben erstellen und sie anderen Anwendern zuweisen, um die Ausnahmen zu lösen. Weitere Informationen finden Sie unter Rechnungsausnahmen.
Nachdem alle Ausnahmeaufgaben abgeschlossen und die Ausnahmen gelöst wurden, wird die Rechnung in den Status keine Ausnahmen gefunden. Der Rechnungsverarbeitungsfall verbleibt im Status „in Arbeit“.
In dieser Phase wird der automatisierte Rechnungsgenehmigungsprozess ausgeführt und die Rechnung zur Genehmigung übermittelt.
Die Rechnung wechselt in den Status „Genehmigung ausstehend“, und der Rechnungsverarbeitungsfall bleibt im Status „in Bearbeitung“.
Normalerweise wird eine Rechnung mit dem Status „keine Ausnahmen gefunden“ automatisch von der Genehmigungs-Engine ausgewählt und zur Genehmigung übermittelt. In einigen Szenarien müssen Sie jedoch möglicherweise manuell eine Rechnung zur Genehmigung übermitteln. Weitere Informationen finden Sie unter Rechnungsgenehmigungen.
Nachdem Sie die Rechnung übermittelt haben, wechselt die Rechnung in den Status „Genehmigung ausstehend“, und der Rechnungsverarbeitungsfall bleibt im Status „in Bearbeitung“.
In dieser Phase tritt eine der folgenden Ereignisse auf:- Wenn die Rechnung abgelehnt wird, wechselt die Rechnung in den Status „abgelehnt“, und die Ablehnungskommentare werden in den Rechnungsverarbeitungsfall kopiert.
Um die Rechnung erneut zu übermitteln, müssen Sie die abgelehnte Rechnung mit stornieren Stornieren Sie die Rechnung Option, und übermitteln Sie eine neue Rechnung.
- Wenn die Rechnung genehmigt wird, wechselt die Rechnung in den Status genehmigt, und der Rechnungsverarbeitungsfall wird in den Status Abgeschlossen.
- Wenn die Rechnung abgelehnt wird, wechselt die Rechnung in den Status „abgelehnt“, und die Ablehnungskommentare werden in den Rechnungsverarbeitungsfall kopiert.