Ajouter une notification par e-mail

Créez des notifications dans App Engine Studio (AES) pour créer des e-mails automatisés pour des événements à l’aide de modèles ou de messages personnalisés.

Avant de commencer

Vous pouvez effectuer cette tâche si vous êtes administrateur ou développeur de l’application. L’autorisation développeur requise est Tous les types de fichiers. Pour plus d’informations sur le métier de développeur pour une application, consultez Développement délégué dans App Engine Studio.

Rôle requis : admin ou delegated_developer

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Les notifications par e-mail vous permettent d’envoyer des e-mails aux utilisateurs sélectionnés à propos des activités du système, telles que les mises à jour des incidents ou les demandes de changement.

Remarque :

Vous ne pouvez actuellement pas créer d’autres types de notifications automatiques, telles que des SMS.

La création d’une notification par e-mail implique de spécifier quand l’envoyer, qui la reçoit et ce qu’elle contient.

Si votre administrateur a créé un modèle d’e-mail dans le Now Platform, vous pouvez l’utiliser tel quel ou remplacer son contenu. Pour plus d’informations sur les modèles d’e-mail, voir Modèles d’e-mail. Vérifiez également auprès de votre administrateur s’il utilise des mises en page d’e-mail pour contrôler l’en-tête, le corps et le pied de page. Pour plus d’informations sur les mises en page des e-mails, reportez-vous à la section Email layouts.

Procédure

1. Accédez à la Tout > App Engine > App Engine Studio.
2. Sur la page Mes applications, ouvrez votre application.
3. Dans votre application, dans la section Logique et automatisation, sélectionnez Ajouter.
4. Sélectionnez la carte pour l’e-mail.

   Figure 1. Ajouter une notification par e-mail

   

5. Renseignez les champs des paramètres de base du formulaire.

   Tableau 1. Ajouter un formulaire de notification Paramètres de base

   Champ	Description
   Nom	Nom de la notification par e-mail. Les noms descriptifs simplifient l’identification du thème de la notification par e-mail. Par exemple, Incident ouvert et non affecté.
   Description brève	Brève explication de l’objet de la notification.

6. Renseignez les champs de la section Paramètres du déclencheur de notification du formulaire.

   Tableau 2. Ajouter un formulaire de notification Paramètres du déclencheur de notification

   Champ	Description
   Envoyer une notification par e-mail	Situation dans laquelle une notification est envoyée, par exemple après un événement ou lorsqu’une table est modifiée. Les choix sont les suivants : Lorsqu'un enregistrement est créé ou mis à jour Uniquement lorsqu’un enregistrement est créé Uniquement lorsqu’un enregistrement est mis à jour Lors d'un déclenchement via l'action de flux Lorsque l'événement est déclenché Ce champ est automatiquement défini sur Lorsqu’un enregistrement est créé ou mis à jour. Après avoir créé une notification par e-mail avec une action de flux comme déclencheur, vous spécifiez la notification lors de la création d’un flux dans Studio de workflow. Pour plus d’informations, voir Étape Notification.
   Table	Table de base de données qui héberge les enregistrements auxquels lier le déclencheur de notification. Par exemple, la table Incident [incident]. Si vous définissez le champ Envoyer une notification par e-mail sur l’une des valeurs suivantes, la table est requise : Lorsqu'un enregistrement est créé ou mis à jour Uniquement lorsqu’un enregistrement est créé Uniquement lorsqu’un enregistrement est mis à jour Vous pouvez choisir entre deux sections : les tables déjà disponibles dans votre application et toutes les tables en dehors du périmètre de l’application.
   Nom d'événement	Événement qui déclenche la notification. Ce champ s’affiche uniquement lorsque Lorsque l’événement est déclenché est sélectionné dans le champ Envoyer une notification par e-mail .

   Si le même déclencheur génère plusieurs notifications, le système n’envoie qu’une notification. Le système considère que toutes les autres notifications, même si elles ont un objet et un corps différents, sont des doublons. La règle métier Ignore Duplicates contrôle cette fonctionnalité.

7. Rendre le déclenchement conditionnel à l’aide du générateur de conditions.

   Définissez les ensembles de conditions et les valeurs qui doivent être remplies pour le déclencheur de notification. Pour plus d’informations, voir Créateur de conditions.

   Remarque :

   Si vous spécifiez que le déclencheur de notification est une action de flux, le générateur de conditions n’est pas disponible.
8. Dans la section Destinataires du formulaire, spécifiez la personne qui reçoit la notification.
   Vous pouvez :

   • Recherchez des utilisateurs ou des groupes.
   • Définissez les destinataires dynamiques en sélectionnant Ajouter, ce qui vous oblige à spécifier une table dans les détails du déclencheur de notification.

   Tableau 3. Ajouter un formulaire de notification Paramètres des destinataires

   Champ	Description
   Utilisateurs et groupes à partir des champs de la table	Utilisateurs dynamiques et groupes qui reçoivent l’e-mail en fonction de la table. Par exemple, si une notification utilise la table Incident [incident], vous pouvez sélectionner le champ Ouvert par pour envoyer la notification aux utilisateurs ou groupes qui ont ouvert l’incident. Pour certains champs, vous pouvez également sélectionner des valeurs contenues dans un champ de référence, telles que Ouvert par > Responsable. Sélectionnez le bouton Ajouter pour rechercher des utilisateurs et des groupes dynamiques en fonction des champs de la table spécifiée. Remarque : Si vous ne spécifiez pas de table, le bouton Ajouter n’est pas disponible.
   Personnes et groupes	Adresses statiques des utilisateurs et des groupes qui reçoivent la notification par e-mail. Vous pouvez également rechercher des utilisateurs et des groupes.

   

9. Dans la section Contenu d’e-mail du formulaire, sélectionnez un modèle ou écrivez un contenu original.

   Tableau 4. Ajouter un formulaire de notification Paramètres de contenu d’e-mail

   Champ	Description
   Modèle d'e-mail	Modèle d’e-mail prédéfini que vous pouvez utiliser pour appliquer du contenu existant, que vous pouvez remplacer. Vous ne pouvez sélectionner que des modèles dotés des éléments suivants : Même table que la notification Aucune table spécifiée Si vous utilisez un modèle et que vous ne le remplacez pas, lorsque votre administrateur met à jour le modèle, le contenu de votre notification par e-mail est également automatiquement mis à jour.
   Remplacer le modèle	Option permettant de remplacer les contenus du modèle d’e-mail sélectionné. Si vous utilisez un modèle d’e-mail, toutes les images du modèle appartiennent toujours au modèle, que vous le remplaciez ou non. Les images de la notification sont automatiquement mises à jour lorsque les administrateurs mettent à jour le modèle. Si vous remplacez un modèle d’e-mail, puis modifiez le modèle sélectionné, le système supprime les remplacements et les remplace par le contenu du nouveau modèle.
   Objet	Ligne d’objet de l’e-mail. Pour rendre l’objet dynamique, utilisez le champ Variables d’e-mail en regard du message électronique pour générer une syntaxe variable dans le corps du message. Vous pouvez ensuite copier et coller la syntaxe de la variable dans la ligne d’objet. Si vide, le système utilise la valeur Objet du modèle d’e-mail. Si vous saisissez une valeur dans ce champ, elle remplace le modèle.
   Message d'e-mail	Contenu du message de notification par e-mail, qui peut inclure des variables. Vous pouvez formater le contenu de l’e-mail à l’aide des icônes de l’éditeur de texte enrichi. Si ce champ est vide, le système utilise la valeur Message du modèle d’e-mail. Si vous entrez une valeur dans ce champ, elle remplace la valeur du modèle.
   Ajouter des variables	Variables dynamiques, ou valeurs, dérivées des champs de la table spécifiée. Remarque : Vous devez spécifier une table pour que le bouton Ajouter des variables s’affiche. Sélectionnez des variables dans le champ Variables d’e-mail et utilisez la flèche pour les déplacer dans l’e-mail. Utilisez des variables pour inclure des valeurs à partir d’un enregistrement dans la table, telles qu’une brève description d’incident ou des commentaires et des notes de travail. Les variables sont des champs disponibles dans la table spécifiée.

10. Sélectionner Créer
    La notification est enregistrée et vous pouvez la prévisualiser.
11. Voyez comment la notification par e-mail apparaît en sélectionnant Aperçu.

    Vérifiez l’aperçu qui s’affiche. Pour voir le rendu d’une notification, sélectionnez l’icône de recherche dans l’aperçu et sélectionnez l’enregistrement que vous souhaitez prévisualiser.

    

Résultats

Lorsque vous créez une notification dans AES, elle est enregistrée uniquement dans l’application que vous êtes en train de créer.

• Modifier une notification par e-mail
  Modifiez une notification par e-mail créée pour une application dans App Engine Studio (AES) pour la modifier. Par exemple, modifiez le moment d’envoi de la notification par e-mail, le destinataire et le contenu.